Что делать, если справка-вызов на учебу предоставлена задним числом?

5745

Вопрос

Работница с 27 марта 2015 года без предъявления справки-вызов на учебный отпуск и приказа о предоставлении учебного отпуска, находилась до 10 апреля 2015 года в этом отпуске. 10 апреля 2015 года, работница принесла в отдел кадров справку-вызов от 10.04.2015 (где срок учебного отпуска стоит с 27.03.2015 по 17.04.2015) и требует приказ на учебный отпуск, Какие действия кадровика, можно ли оформить приказ от 10.04.2015 о предоставлении отпуска с 27.03.2015 по 17.04.2015 и может ли расцениваться самовольный уход с 27.03.2015 по 10.04.2015 как прогул.

Ответ

Ответ на вопрос:

Ответ на Ваш вопрос, зависит от того, был ли оформлен документально и оплачен учебный отпуск работнику с 27.03.2015.

По общим правилам, если работник предоставил справку-вызов позже, чем должен был начаться учебный отпуск, то работодатель не обязан оформлять и оплачивать учебный отпуск задним числом. В этом случае, следует оформить учебный отпуск на фактическое количество дней, оставшихся до окончания учебного отпуска и оплатить их в соответствующем размере (см. приложение к ответу ниже).

Таким образом, если отпуск работнику ещё не оформлен и оплата его не произведена, то при получении справки-вызова, следует оформить учебный отпуск и оплатить его только на оставшиеся дни. При этом, период с 27 марта по 10 апреля в качестве прогула расценен быть не может. Так как у работника имелись уважительные причины для отсутствия на работе. При подобных обстоятельствах, целесообразно ввести новое обозначение для времени отсутствия работника на работе по причине обучения, без соответствующих заявлений со стороны работника. Например, буквенный код ОО, цифровой код 39 (http://www.1kadry.ru/#/document/118/12668/). Но оплату за это время производить нет оснований.

Иная ситуация складывается в случае если учебный отпуск был оформлен или хотя бы оплачен с фактической даты начала такого отпуска, без получения от работника соответствующей справки-вызова. В этом случае, работодатель признал учебный отпуск работника. Вернуть оплату такого отпуска будет уже нельзя, в связи с отсутствием надлежащих оснований для такого удержания (http://budget.1kadry.ru/#/document/130/50389/). В этом случае, целесообразно оформить отпуск на весь срок. При этом, приказ о предоставлении отпуска будет от текущей даты (например, 13.04.2015), а период отпуска следует указать фактический (с 27.03.2015 по 17.04.2015).

Примечание:

Тот факт, что работнику справка-вызов выдана только по окончании отпуска может свидетельствовать о том, что у работника была академическая задолженность, до устранения которой его не допускали до сессии. А учебный отпуск предоставляется только лицам, которые обучаются успешно, что и подтверждает справка –вызов (часть 2 ст. 173 ТК РФ).

Иногда, но редко, бывает ситуация, когда по вине учебной организации направленная почтой справка-вызов не дошла до работника к началу сессии и работник оформил отпуск за свой счет. В этом случае полагаем, что работодатель может переоформить отпуск за свой счет на учебный на основании справки-вызов, выданной до начала сессии, но не по ее окончании.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: На сколько дней оформить учебный отпуск, если сотрудник, имея на руках справку-вызов, продолжал работать в организации и предъявил документ позже, чем должен был начаться его учебный отпуск.

Отпуск нужно оформить на фактическое количество дней освобождения от работы.

В общем случае работодатель обязан оформить учебный отпуск на все дни, указанные в справке-вызове, даже при наличии письменного заявления сотрудника о предоставлении отпуска на меньшее количество дней. В противном случае при проверке организацию могут привлечь к административной ответственности. Подробнее см. Может ли работодатель по просьбе сотрудника предоставить учебный отпуск на меньшее количество дней, чем указано в справке-вызове.

Вместе с тем в ситуации, когда сотрудник представляет справку-вызов позже, чем должен был начаться его отпуск, работодатель физически не имеет возможности оформить отпуск на все дни, указанные в справке-вызове. Основания оформлять отпуск задним числом и выплачивать отпускные за дни фактической работы сотрудника отсутствуют.

С учетом указанного в такой ситуации работодателю следует оформить отпуск сотруднику со дня предъявления им справки-вызова. При этом во избежание претензий со стороны контролирующих ведомств нужно подтвердить факт отсутствия вины работодателя в таком оформлении. Для этого потребуйте у сотрудника письменные объяснения причин позднего предоставления справки-вызова и составьте акт в произвольной форме с описанием ситуации и пояснением, почему у организации не было возможности предоставить отпуск на все дни согласно справке-вызову.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация: Как поступить, если для сдачи сессии сотрудник взял отпуск за свой счет, а по окончании отпуска предъявил справку-вызов и потребовал оплатить учебный отпуск.

В общем случае обязанность предоставить сотруднику учебный отпуск и начислить отпускные у организации не возникает.

Организация должна предоставить студенту учебный отпуск только на основании справки-вызова, типовая форма которой утверждена приказом Минобрнауки России от 19 декабря 2013 г. № 1368. В рассматриваемой ситуации сотрудник не представил справку-вызов, а вместо этого для сдачи сессии взял отпуск за свой счет. При этом работник самостоятельно решает, каким отпуском и когда ему воспользоваться (ч. 1 ст. 128 ТК РФ). Поэтому если впоследствии работник принесет справку-вызов, где указаны сроки учебного отпуска, который уже истек, то начислять отпускные и переоформлять отпуска задним числом не нужно. Законодательство такой возможности не предусматривает.

Исключением из общего правила может стать лишь ситуация, когда работник не смог своевременно предъявить справку-вызов по независящей от него причине (например, из-за того, что вуз выслал справку с опозданием). В такой ситуации до получения справки-вызова работник был вынужден оформить отпуск без сохранения зарплаты, чтобы иметь возможность своевременно сдать сессию. При этом в заявлении на отпуск рекомендуется отразить причину оформления отпуска и указать на отсутствие возможности предъявить справку-вызов. В дальнейшем после предъявления соответствующей справки работодателю следует отменить приказ о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты и издать приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого учебного отпуска, указав, что справка представлена уже после окончания промежуточной аттестации. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 128, 173–177 Трудового кодекса РФ.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

13.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.6%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.3%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль