Каковы сроки хранения в архиве личных дел и приказов по ним?

92

Вопрос

Татьяна.С наступающим Днем 8 Марта Вас!Помогите, пожалуйста, в вопросе архивных сроков хранения документов...1. Личное дело работника... Работник уволен 05.03.2015. Какой будет окончательная дата хранения этого личного дела: по 05.03.2090 (плюс 75 лет с даты увольнения и закрытия его личного дела) или по 31.12.2091 (с 2016 года плюс 75 лет)?2. Приказы по личному составу за 2014 год, причем последний приказ в этом деле датирован 27.12.2014.... По какую дату их хранить в архиве:по 27.12.2089 (последний приказ в деле от 27.12.2014 плюс 75 лет) или по 31.12.2090 (с 2015 года плюс 75 лет)?Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.


Также прочитайте об уничтожении документов с истекшим сроком хранения более подробно.


Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Таким образом, ответим на ваши вопросы:

1. Личное дело работника... Работник уволен 05.03.2015. Какой будет окончательная дата хранения этого личного дела: по 05.03.2090 (плюс 75 лет с даты увольнения и закрытия его личного дела) или по 31.12.2091 (с 2016 года плюс 75 лет)?

В соответствии со ст. 656 Перечня личные дела руководителей организации должны храниться в организации постоянно, а личные дела работников 75 лет. На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.


Мы рекомендуем почитать о выдаче архивных справок материал по этой ссылке.


Соответственно, личное дело работника уволенного 05.03.2015 прекращает свое действие именно в 2015 году. Следовательно, хранить его нужно 75 лет, начиная с 1 января 2016 г. по 31.12.2091 г. включительно.

2. Приказы по личному составу за 2014 год, причем последний приказ в этом деле датирован 27.12.2014.... По какую дату их хранить в архиве: по 27.12.2089 (последний приказ в деле от 27.12.2014 плюс 75 лет) или по 31.12.2090 (с 2015 года плюс 75 лет)?

В соответствии со ст. 19 Перечня, приказы по личному составу должны храниться в организации 75 лет. На основании п. 1.4 Перечня исчисление сроков производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Соответственно, приказы по личному составу за 2014 год заканчивают свое действие 31 декабря 2014 г. Следовательно, хранить их нужно 75 лет, начиная с 1 января 2015 г. по 31.12.2090 г. включительно.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

05.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.31%
  • Иногда 56.42%
  • Не оформляем срочников 19.27%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль