Каковы правила ведения карточки формы т-2 на сотрудника?

511

Вопрос

Правила ведения карточки формы т-2 на сотрудника работающего в организации где ежегодно заключаются срочные трудовые договора

Ответ

Ответ на вопрос:

На работников, работающих по срочному трудовому договору, карточки по форме Т-2 заполняются и ведутся в общем порядке. Общие правила ведения карточек Т-2 по ссылке: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/130/50932/bssPhr94/?step=189

При новом приеме на работу бывшего работника Вашей организации практически все документы нужно оформлять заново.

Вы расторгли трудовой договор, который был ранее. С работником заключается новый трудовой договор, его условия могут отличаться от условий трудового договора, по которому работник работал до увольнения.

Личную карточку оформляют на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если сотрудник ранее работал в этой организации, то при увольнении его личная карточка должна была быть закрыта записью о расторжении трудового договора. Поэтому, принимая сотрудника на работу снова, необходимо заполнить новую личную карточку (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Табельный номер можно сохранить за работником.

Согласие на обработку его персональных данных нужно оформить вновь, т.к. предыдущее согласие работник давал до увольнения и может считаться себя свободным от каких-либо согласий и обязательств, поскольку договор был расторгнут.

Если личное дело работника при его увольнении не было передано в архив, то мы полагаем, что копии документов, которые уже есть в Вашей организации повторно работнику собирать не нужно.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Оформление личной карточки

Какие организации должны вести личные карточки сотрудников

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1п. 12 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их веденияподтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжкисотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личнойкарточке (п. 1241 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 79 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 иРоструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Можно ли не оформлять личные карточки, а вместо них вести личные дела

Нет, нельзя.

Личная карточка – это обязательный документ, который должны вести все работодатели независимо от их организационно-правовой формы на каждого сотрудника (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 1241 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). В личной карточке следует повторять все записи из трудовой книжки о приеме на работу, переводах и увольнении. С каждой такой записью нужно ознакомить сотрудника под подпись в личнойкарточке. Об этом сказано в пункте 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Обязанность вести личные дела на сотрудников предусмотрена только для отдельных работодателей. Подробнее о порядке оформления личных дел см. Как оформить личное дело сотрудника.

Сведения для личной карточки

На основании каких документов нужно заполнять личную карточку сотрудника

Сведения в личную карточку вносите на основании приказа о приеме сотрудника на работу и личных документов сотрудника, таких как:

  • трудовая книжка;
  • паспорт;
  • военный билет (для военнообязанных);
  • документ об окончании учебного заведения;
  • свидетельство государственного пенсионного страхования;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
  • другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками – всю эту информацию сотрудник должен сообщить о себе сам.

Разделы личной карточки

Из каких разделов состоит личная карточка сотрудника

Коммерческие организации вправе разработать форму личной карточки самостоятельно и включить туда необходимые разделы (ст. 79 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1). Если организация использует унифицированную форму личной карточки (форма № Т-2), то она состоит из одиннадцати разделов:
I. Общие сведения.
II. Сведения о воинском учете.
III. Прием на работу и переводы на другую работу.
IV. Аттестация.
V. Повышение квалификации.
VI. Профессиональная переподготовка.
VII. Награды (поощрения) и почетные звания.
VIII. Отпуск.
IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
X. Дополнительные сведения.
XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике. В первом разделе «Общие сведения» предусмотрены еще и окна для кодирования информации. Коды для заполненияличной карточки предусмотрены в классификаторах информации:

«Шапка» личной карточки

Как заполнить «Шапку» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Вначале в личной карточке укажите наименование организации в соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2011.

Далее в форме идет таблица, в которую занесите следующие сведения:

  • табельный номер (он присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
  • идентификационный номер налогоплательщика ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
  • номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
  • характер работы (постоянно или временно);
  • вид работы (основная или по совместительству);
  • пол (мужской, женский).

Раздел «Общие сведения»

Как заполнить раздел «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Раздел «Общие сведения» – самый объемный раздел личной карточки. В специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником. Далее последовательно заполняйте каждый пункт раздела.

Пункт 1 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 1 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 1 раздела «Общие сведения» – «Фамилия, имя, отчество». Перепишите данные из паспортасотрудника. Имя и отчество укажите полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных.

Пункт 2 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 2 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 2 раздела «Общие сведения» – «Дата рождения». Месяц рождения пишите буквами, а число и год – цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым способом.

Пункт 3 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 3 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 3 раздела «Общие сведения» – «Место рождения». Данные о месте рождения укажите в соответствии с паспортом. Если организация кодирует данные в личной карточке, то для заполнения пункта 3 необходим код ОКАТО.

Пункт 4 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 4 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 4 раздела «Общие сведения» – «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если организация не кодирует информацию в личнойкарточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору:

  • код по ОКИН 1 «Гражданин Российской Федерации»;
  • код по ОКИН 2 «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)»;
  • код по ОКИН 3 «Иностранный гражданин»;
  • код по ОКИН 4 «Лицо без гражданства».

Пункт 5 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 5 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 5 раздела «Общие сведения» – «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также придерживайтесь общепринятых формулировок ОКИН:

  • код по ОКИН 1 «Читает и переводит со словарем»;
  • код по ОКИН 2 «Читает и может объясняться»;
  • код по ОКИН 3 «Владеет свободно».

Лучше указывайте степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем».

Если вы проставляете коды, имейте в виду, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 014, у французского – 213, у итальянского – 070, у немецкого – 135 и т. д. Поэтому проставляйте оба кода, разделив их несколькими пробелами.

Пункт 6 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 6 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 6 раздела «Общие сведения» – «Образование». Существует несколько уровней образования (образовательные цензы) по ОКИН. Уровни образования с пояснениями и кодами приведены в таблице.

Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании (диплом о подготовке кадров высшей квалификации по программам аспирантуры, адъюнктуры, ординатуры и ассистентуры-стажировки после 1 сентября 2013 г.), заполните соответствующий блок в пункте «Образование». При этом помните, что аспирантуре, ординатуре, адъюнктуре соответствует код 02, а докторантуре – код 01 (по ОКИН). Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования (подготовки кадров высшей квалификации).

Пункт 7 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 7 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 7 раздела «Общие сведения» – «Профессия». В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет сотрудник. При этом впишите не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной укажите либо профессию, представляющую наибольший интерес для организации, либо профессию, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.

Пункт 8 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 8 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)

Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).

Общий трудовой стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая – из дат увольнений. Следующий шаг – из второй суммы вычтите первую.

Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев – добавить 12. И уже 12 уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней – добавить 30 дней и уменьшить их на отрицательное количество дней.

При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения.

Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Такой порядок приведен в пункте 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие.

Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными документами для каждого отдельного ведомства. Например, длясотрудников госархивов – постановлением Минтруда России от 26 апреля 2000 г. № 34.

Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается положительное значение дней и месяцев

У Е.В. Ивановой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

  • с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
  • с 19 марта 2003 года по 31 января 2004 года в ООО «Торговая фирма "Гермес"»;
  • с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2006 года в ОАО «Производственная фирма "Мастер"».

С 11 августа 2006 года Иванова поступила на работу в другую организацию.

Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.

Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 31.01.2004 + 04.08.2006 = 48.12.6013.

Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
48.12.6013 – 47.10.6003 = 01.02.0010 (10 лет, 2 месяца и 1 день).

К полученному числу дней нужно прибавить еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.

Таким образом, общий трудовой стаж Ивановой составляет 10 лет, 2 месяца и 4 дня.

Пример расчета общего трудового стажа сотрудника. При промежуточном расчете получается отрицательное значение дней

У А.С. Глебовой в трудовой книжке зафиксировано три периода приема-увольнения:

  • с 27 мая 1996 года по 13 марта 2003 года она работала курьером в ЗАО «Альфа»;
  • с 19 марта 2003 года по 29 января 2004 года в ООО «Торговая фирма "Гермес"»;
  • с 1 февраля 2004 года по 4 августа 2010 года в ОАО «Производственная фирма "Мастер"».

С 11 августа 2010 года Глебова поступила на работу в другую организацию.

Сумма дат приемов на работу:
27.05.1996 + 19.03.2003 + 01.02.2004 = 47.10.6003.

Сумма дат увольнений с работы:
13.03.2003 + 29.01.2004 + 04.08.2010 = 46.12.6017.

Разница между суммой дат увольнений и суммой дат приемов:
46.12.6017 – 47.10.6003 = (-01).02.0014.

Поскольку количество дней получилось отрицательным, для определения стажа из количества месяцев вычитается единица, а к количеству дней добавляется 30, из которых вычитается отрицательное значение (-01).

Полученная величина составит 29.01.14, то есть 14 лет 1 месяц и 29 дней.

К полученному числу дней прибавляется еще три дня, поскольку у сотрудницы было три периода приема-увольнения.

Таким образом, общий трудовой стаж Глебовой составляет 14 лет, 2 месяца и 2 дня.

Пункт 9 раздела «Общие сведения»

Как заполнить пункт 9 раздела «Общие сведения» личной карточки сотрудника (формы № Т-2)



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.46%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль