В каком случае можно делать копии документов сотрудника?

61

Вопрос

В соответствии со статьёй 65 тк РФ при поступлении на работу гражданин предъявляет работодателю паспорт, снилс, документы об образовании, документы воинского учета и др. вправе ли работодатель делать копии указанных документов для приобщения этих документов для личного дела сотрудника(в организации утверждена директором инструкция по ведению личного дела) или работодатель вправе только списать сведения о паспортных данных, об образовании в личную карточку. если работодатель не вправе иметь у себя копии паспортных данных, снилс и др, то какая предусмотрена ответственность за указанное нарушение?

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, работодатель может сделать копии соответствующих документов, для приобщения их к личному делу.

Требования к личному делу работника в настоящее время установлены только в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (с изменениями на 1 июля 2014 года)). В данном указе прямо указано, что должно быть в личном деле такого служащего. В том числе, в нем должны быть и копии документов о статусе работника (копия паспорта), копия документа о его образовании и копии иных документов, которые подтверждают либо прохождение работником обязательных процедур, либо наличие у него дополнительных гарантий и пр.

В отношении коммерческих организаций работодатель сам в своем локальном акте определяет перечень требований к ведению личного дела, его состав. Полагаем, что если по аналогии с личным делом гос. служащего организация в своем локальном акте укажет какие копии документов хранятся в личном деле работника, то это будет правомерно.

В описываемой ситуации, оформление копий документов, представленных работников при приёме на работу, подпадает под понятие обработки персональных данных (п. 3 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Как правило, работодатель обязан получать согласие работников в письменном виде, для обработки их персональной информации. Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Тем не менее, предусмотрен ряд случаев, когда работодатель может обрабатывать персональные данные работника без его согласия. К таким случаям относится обработка персональных данных, необходимая в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения, возложенных законодательством России на работодателя функций, полномочий и обязанностей. Об этом сказано в статье 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Предъявление работником, при приёме на работу, документов, указанных в вопросе, предусмотрено статьёй 65 Трудового кодекса РФ. Таким образом, данной статьёй, на работодателя были возложены полномочия по обработке персональных данных работников, содержащихся в таких документах. Следовательно, он может обрабатывать персональные данные работников, содержащиеся в таких документах, в том числе копировать их, без получения отдельного согласия работников. Ответственности за это работодатель не несёт. Подобный вывод следует по совокупному смыслу статей 3, 18 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, статей 86, 88, 89 Трудового кодекса РФ.

Необходимо отметить, что работодатель обязан обеспечить защиту хранящихся у него персональных данных работника (см. приложение к ответу).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как организовать защиту персональных данных сотрудников в организации.

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в Положении о работе с персональными данными сотрудников (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации.Об этом говорится в пункте 8 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Также в организации необходимо назначить лицо, ответственное по работе с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Как правило, таким сотрудником является работник службы персонала, поскольку именно он в ходе своей работы чаще всего сталкивается с персональными данными сотрудников. Лицо, ответственное за работу с персональными данными, назначьте приказом в произвольной форме.

Конкретные меры по обеспечению безопасности персональных данных сотрудников при их обработке предусмотрены в статье 19 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ и Требованиях, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119. На их основе организация может выработать свою собственную систему защиты персональных данных.

Так, при обработке персональных данных в информационной системе необходимо обеспечить защиту и безопасность персональных данных. При этом угрозой безопасности персональных данных является совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного (в т. ч. случайного) доступа к персональным данным при их обработке в системе, результатом которого могут стать:

  • уничтожение;
  • изменение;
  • блокирование;
  • копирование;
  • предоставление;
  • распространение;
  • иные неправомерные действия с персональными данными.

Такие правила установлены пунктом 6 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119.

Следует отметить, что выбор конкретных средств защиты информации для информационной системы обработки персональных данных осуществляется работодателем в соответствии с нормативно-правовыми актами ФСБ России и ФСТЭК России. Определение типа угроз безопасности персональных данных, актуальных для системы обработки и защиты персональных данных, производится с учетом оценки возможного вреда и в соответствии с нормативными актами упомянутых органов (п. 4, 7 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

При обработке персональных данных в системах могут устанавливаться четыре уровня защищенности в зависимости от категории данных и количества сотрудников, сведения о которых содержит система. В зависимости от уровня защищенности работодателю следует принимать различные меры защиты систем обработки персональных данных, предусмотренные пунктами 13–16 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119. Например, установление режима обеспечения безопасности помещений, в которых размещены персональные данные, назначение лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе, и т. п. Конкретные требования к указанным мерам по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке установлены составом и содержанием организационных и технических мер, утвержденными приказом ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21.

Для контроля защищенности персональных данных при их обработке работодатель или уполномоченное им лицо не реже одного раза в три года осуществляет контрольные проверки, конкретные сроки которых работодатель определяет самостоятельно. При необходимости к проведению проверки на договорной основе можно привлечь организации или индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации (п. 17 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 г. № 1119).

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

17.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.75%
  • Иногда 56%
  • Не оформляем срочников 19.25%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль