Как отразить использование корпоративной мобильной связи сотрудниками?

844

Вопрос

Как и в каком пункте отразить использование корпоративной мобильной связью сотрудниками в его трудовом договоре и должностной инструкции, т.к необходимо отразить этот момент в документах?

Ответ

Ответ на вопрос:

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Подробнее о ее составлении здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/130/50112/?step=72.

В должностную инструкцию нецелесообразно включать условие о пользовании корпоративной мобильной связью.

Такое условие является дополнительной гарантией работникам и может быть включено в состав дополнительных условий трудового договора путем подписания с работниками соответствующих доп. соглашений.


Статья о Компенсации мобильной связи сотрудникам поможет вам не допускать ошибок в работе.


Условие может выглядеть следующим образом: «На период работы работнику предоставляется корпоративная сим-карта с лимитом 500 рублей в месяц».

Рекомендуем в этой части также создать положение или регламент использования сотовой связи в организации, перечень основных иностранных и иногородних партнеров, куда могут звонить работники. Если телефон не является принадлежащим работнику, работодатель вправе запрашивать у оператора мобильной связи номера телефонов, с которыми производились переговоры. Данный момент также нужно зафиксировать в вышеуказанном положении, с которым работников необходимо ознакомить под роспись.

При этом в положении можно прямо предусмотреть, что услуги телефонной связи, которыми воспользовался работник в личных целях, оплачиваются работником, в том числе путем возмещения средств работодателя на оплату данных переговоров.

Подробнее об этом см. в доп. материалах.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журналы и книги: Кадровое дело

11Ноябрь2013

Документооборот/Оформляем шаг за шагом

Как избежать злоупотреблений при пользовании корпоративной связью?

Горячие вопросы:

Как установить лимит использования мобильной связи в организации?

Каким образом зафиксировать превышение лимита и определить размер ущерба?

Какие документы нужно составить, если сотрудник допустил перерасход?

Что указать в приказе о наложении дисциплинарного взыскания?

Можно ли удержать из зарплаты сотрудника сумму перерасхода?

Шаг 1. Устанавливаем лимит использования мобильной связи в организации

Статья в тему:

«Компенсация за использование личного автомобиля: порядок оформления и выплаты» (№ 3, 2012)

Многие наши сотрудники используют сим-карты компании. Чтобы ограничить нецелевое использование корпоративной связи, руководство решило установить лимит. В каком документе закрепить ограничение?

В законодательстве отсутствует перечень документов, которыми устанавливаются лимиты расходов. Зафиксировать предельную стоимость потребляемых услуг сотовой связи можно в Положении о корпоративной мобильной связи (ч. вторая ст. 5, ст. 8 ТК РФ) (образец ниже). В нем необходимо указать размеры лимитов, перечень должностей работников, которым полагается корпоративный номер, и т. д. С этим локальным актом все работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

False

Необходимость использования мобильного телефона в служебных целях нужно прописать в трудовом договоре и должностной инструкции каждого работника (письмо Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350).

Шаг 2. Фиксируем превышение лимита, определяем размер ущерба

Для исполнения должностных обязанностей сотрудник использует свой личный мобильный телефон и сим-карту компании. Находясь в отпуске, он потратил много денег на личные звонки и превысил лимит связи. Как мы должны это зафиксировать? Как определить размер ущерба?

Установить сумму перерасхода можно путем анализа детализированных счетов оператора связи. К сомнительным номерам, на которые звонил сотрудник, будут относиться:
– домашний номер работника;
– номера телефонов в зарубежных странах, если компания не имеет там контрагентов;
– номера телефонов, на которые осуществлялись звонки в нерабочее время, выходные и праздничные дни, в период отпуска, во время больничного и т. д.;
– мобильные телефоны неустановленных лиц.

Совет

Письменно закрепляйте сим-карты за работниками, иначе вы не сможете доказать превышение лимита (апелляционное определение Кемеровского областного суда № 33-3677)

Факт перерасхода необходимо зафиксировать в акте о превышении установленных лимитов расходов на корпоративную связь (образец ниже). С документом сотрудника нужно ознакомить под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).

False

Шаг 3. Запрашиваем объяснения, составляем докладную записку

Какие документы нужно составить, если сотрудник превысил лимит корпоративной связи и работодатель решил привлечь его к дисциплинарной ответственности за это?

Закон не содержит перечня документов для фиксации нарушения трудовой дисциплины и привлечения работника к ответственности. На практике обычно оформляется акт, запрос объяснений, служебная записка и приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

После составления акта о превышении установленных лимитов нужно затребовать у работника письменные объяснения. Запрос лучше сделать в письменном виде, оформив его на бланке письма организации. Срок, отводимый сотруднику для написания и представления объяснений, составляет два рабочих дня (ч. первая ст. 193 ТК РФ).

Внимание!

Отказ от дачи объяснений по факту превышения лимитов связи не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ)

После этого непосредственный руководитель сотрудника должен написать докладную записку, в которой нужно кратко изложить суть нарушения. Затем все документы необходимо направить руководителю организации для принятия окончательного решения.

Шаг 4. Оформляем приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Работник неоднократно превышал лимит корпоративной связи. У нас имеются распечатки телефонных переговоров, которые подтверждают, что он звонил на личные номера. В объяснительной записке он признал неслужебный характер разговоров. Как составить приказ о применении дисциплинарного взыскания?

Внимание!

За перерасход лимита мобильной связи, например, в 100 рублей уволить сотрудника нельзя, поскольку наказание должно соответствовать тяжести нарушения (ч. пятая ст. 192 ТК РФ)

Форма приказа о наложении дисциплинарного взыскания не унифицирована и разрабатывается организацией самостоятельно (образец ниже). Руководитель должен подписать документ, после чего его нужно объявить работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе (ч. шестая ст. 193 ТК РФ).

False

При этом работодатель должен соблюдать сроки привлечения к дисциплинарной ответственности. Так, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения профсоюзной организации (ч. третья ст. 193 ТК РФ).

Шаг 5. Удерживаем из заработной платы сотрудника сумму перерасхода

Работник превысил лимит корпоративной связи почти в два раза. В объяснительной записке он признал непроизводственный характер телефонных разговоров. Можем ли мы удержать из его заработной платы сумму перерасхода?

Да, можете, но только в том случае, если сотрудник на это согласен. Для этого он должен написать заявление с просьбой удержать из его заработной платы сумму превышения лимита. На основании заявления руководитель организации в течение месяца издает приказ о взыскании суммы причиненного ущерба (ч. первая ст. 248 ТК РФ).

Вместе с тем часто бывает, что работник возмещает ущерб не полностью или отказывается его возмещать. В этом случае у работодателя есть один путь – взыскивать ущерб в судебном порядке. Сделать это можно в течение одного года со дня обнаружения перерасхода (ч. вторая ст. 392 ТК РФ).

Документы в тему

Документ Поможет вам
Статьи 192, 193 ТК РФ Узнать, как наказать сотрудника за нецелевое использование служебной сотовой связи
Глава 39, ст. 137 и 138 ТК РФ Понять, в каком порядке можно взыскать с работника причиненный ущерб
Статья 392 ТК РФ Уточнить срок обращения работодателя в суд с иском о возмещении убытков в связи с превышением установленных лимитов корпоративной связ

Материал подготовила Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

27.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль