Как правильно оставлять должностные инструкции?

177

Вопрос

Вопросы:1. Все о должностных инструкциях и кто их будет составлять? 2. Кому в должностной инструкции в первую очередь нужно прописать на время отсутствия (например начальника отдела) его обязанности возлагаются на. И (надо указывать по указанию генерального директора или просто указать должность исполнителя) 3. Если в должностной инструкции прописано на время отсутствия выполнять обязанности заместителя начальника, то в этом случаи нужно оформлять совмещение по другой должности или нет? 4. Эти дополнения вносятся на начальников и заместителей начальников подразделений, или можно и на любого специалиста (например в бухгалтерии один бухгалтер уходит в отпуск, а его обязанности будет выполнять другой бухгалтер) этим специалистам нужно прописавать в должностной?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

1. Все о должностных инструкциях и кто их будет составлять?

Должностная инструкция – это локальный нормативный акт организации, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника и являющийся неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0). Таким образом, можно сделать вывод, что должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой при заключении с ним трудовым договором.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов. Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя.

В Трудовом кодексе РФ отсутствуют регулирующие нормы составления, содержания, принятия, изменения и отмены должностных инструкций. При этом, разработка и оформление должностной инструкции - прерогатива работодателя, поскольку организация трудового процесса и упорядочение трудовых отношений - в первую очередь в его интересах. Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить порядок принятия и введения этой инструкции в действие.

Также отметим, что при определении содержания должностной инструкции Роструд (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0) советует взять за основу квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике.

Должностные инструкции, как правило, составляют по каждой штатной должности. Однако, если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному либо оформить на каждого работника именную инструкцию. При этом, необходимо отметить, что составлять именные инструкции не совсем удобно, так как их придется утверждать заново при каждой смене кадров.

Что касается ознакомления, то законодательство не содержит определенных требований к ознакомлению работников с локальными нормативными актами.

Лишь, в статье 68 ТК РФ говорится, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

На практике, существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией: 1. можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями по форме, утвержденной в организации;

2. можно приложить к инструкции лист ознакомления являющейся неотъемлемой частью инструкции;

3. сотрудник может расписаться на самой инструкции в соответствующей графе (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.);

4. иными способами, принятыми в организации и не противоречащими законодательству.

Также отметим, что если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то один экземпляр этого документа (т.е. оригинал) хранится у сотрудника, а экземпляр работодателя - в отделе кадров компании вместе с трудовым договором.

Если же должностная инструкция является самостоятельным документом, то, как правило, оригиналы инструкций, хранятся в отделе кадров, а их заверенные копии выдаются работникам на руки.

Что касается обязанностей по разработке инструкций, то законодательство не содержит конкретных требований, кто должен составлять инструкцию. Однако на практике, должностную инструкцию, как правило, составляет кадровый работник совместно с непосредственным руководителем работника, на которого ее составляют.

Следовательно, можно сделать вывод, что, как правило, должностную инструкцию составляет ответственный работник отдела кадров, при этом в отношении непосредственных обязанностей, данную функцию на себя берет непосредственный руководитель работника, на которого составляют инструкцию.

2. Кому в должностной инструкции в первую очередь нужно прописать на время отсутствия (например начальника отдела) его обязанности возлагаются на................. и (надо указывать по указанию генерального директора или просто указать должность исполнителя)

Законодательство не содержит ответ на данный вопрос. Однако, на практике, данный пункт включают только тем работникам, которые фактически будут замещать других работников.

При этом, если вы данный пункт добавите всем своим работникам организации, то ошибкой это также не будет являться, т.к. все равно при привлечении работника к дополнительной работе, вам необходимо будет оформлять с ним совмещение или замещение в каждом конкретном случае.

Также отметим, что если вы решите включать данный пункт в должностную инструкцию, то целесообразнее указать следующим образом "На время отсутствия начальника отдела (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке". Соответственно, дополнительную работу этого работника сможет выполнять любой работник оформленный надлежащим образом.

3.Если в должностной инструкции прописано на время отсутствия выполнять обязанности заместителя начальника, то в этом случаи нужно оформлять совмещение по другой должности или нет?

В соответствии со ст. 60 ТК РФ, запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Также отметим, что в соответствии со ст. 60.2 ТК РФ, работнику может быть поручено выполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) только с письменного согласия работника и за дополнительную оплату.

Таким образом, можно сделать вывод, что законодательство не запрещает фактически прописывать возможность замещения другого работника в должностной инструкции. Однако, вам в любом случае не удастся избежать законодательно установленного порядка оформления поручения работнику дополнительной работы, т.к. при поручении работнику любой доп.работы необходимо оформить соглашение, в котором указать срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем, а также сумму доплаты.

Правомерность этого подхода подтверждает, в частности, Верховный суд РФ в своем Определении от 11.03.2003 N КАС03-25: согласно ч. 1 ст. 151 ТК РФ, исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника должно быть оплачено дополнительно, даже если речь идет о работнике, в трудовом договоре или должностной инструкции которого предусмотрена обязанность замещать отсутствующего сотрудника. Это объясняется тем, что в период замещения главбуха объем работы у замещающего сотрудника существенно возрастает по сравнению с другими периодами его работы, и этот увеличенный объем работы должен быть оплачен.

4. Эти дополнения вносятся на начальников и заместителей начальников подразделений, или можно и на любого специалиста (например в бухгалтерии один бухгалтер уходит в отпуск, а его обязанности будет выполнять другой бухгалтер) этим специалистам нужно прописавать в должностной?

Законодательство не содержит ответ на данный вопрос. Следовательно, вы самостоятельно можете решить включать данный пункт обычным работникам или нет. Однако, по нашему мнению, данный пункт необходимо включать только в том случае, если работник действительно будет замещать другого работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязана ли организация составлять должностные инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Как составить должностную инструкцию

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Ситуация: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

  • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
  • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;
  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Ситуация:В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

24.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль