Как сделать фотографию рабочего дня всего департамента?

73

Вопрос

Как сделать фотографию рабочего дня всего департаментаа

Ответ

Ответ на вопрос:

Фотография рабочего дня (фотография рабочего времени) представляет собой вид наблюдения, при котором в течение всего рабочего дня независимый специалист фиксирует все без исключения затраты времени сотрудника на выполнение любых его действий: как рабочих, так и личных. При этом, в зависимости от требования к точности фотографии, фиксации подлежат все дела, в том числе мелкие, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т. п.

Даже в том случае, когда нужно сделать фотографию рабочего дня для целого подразделения, ее делать нужно будет сначала по каждому работнику отдельно, чтобы выявить непроизводительные затраты каждого работника. А уже при подведении итогов этой работы можно проанализировать общие недочеты в работе подразделения, в том числе недостатки, связанны с недостатками руководства.

Подробности в материалах ВИП версии Системы Кадры:

Понятие фотографии дня

Фотография рабочего дня (фотография рабочего времени) представляет собой вид наблюдения, при котором в течение всего рабочего дня независимый специалист фиксирует все без исключения затраты времени сотрудника на выполнение любых его действий: как рабочих, так и личных. При этом, в зависимости от требования к точности фотографии, фиксации подлежат все дела, в том числе мелкие, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т.п.

Алгоритм фотографирования

Чтобы сделать фотографию рабочего дня необходимо:

  • определить цели составления фотографии рабочего дня;
  • разработать правили нормы оценки рабочего времени;
  • подготовить бланк отчета наблюдения (карту фотографии рабочего дня);
  • провести инструктаж наблюдателей и (или) сотрудников, чьи фотографии рабочего дня планируете сделать;
  • составить фотографии рабочего дня;
  • обработать результаты фотографирования;
  • сделать анализ результата наблюдения и разработать мероприятия для реализации целей наблюдения.
Цель наблюдения

Фотографирование рабочего дня выполняют в основном с целью:

  • определить фактические затраты рабочего времени сотрудника;
  • выработать нормативы (объема выпускаемой продукции, оказания услуг и т.д.);
  • выявить и устранить потерю рабочего времени;
  • совершенствовать систему мотивирования;
  • повысить самоорганизацию сотрудников;
  • оптимизировать бизнес-процессы организации и др.
Определение норм и правил

Перед началом фотографирования рабочего дня необходимо:

  • определить ответственного за фотографирование рабочего дня;
  • определить период для анализа рабочего времени сотрудника;
  • определить требование к точности наблюдения действий сотрудника.
Ответственный за наблюдение

Наблюдение и фиксацию рабочего времени сотрудника можно поручить, например сотруднику службы персонала, непосредственному руководителю или коллеге сотрудника, за которым будет вестись наблюдение. Желательно, чтобы этот человек хорошо знал, в чем суть работы наблюдаемого. Кроме того, необходимо учитывать в каких отношениях состоят наблюдатель и сотрудник, за которым ведется наблюдение: негативных, нейтральных или доброжелательных. Это так же может повлиять на результат работы обоих (снизить результативность из-за стресса или личных дружеских бесед и т.д.).

Кроме того, возложить обязанности по составлению фотографии рабочего дня можно и на самого сотрудника. В этом случае учтите степень ответственности сотрудника, убедитесь в понимании им важности всего процесса и разработайте систему контроля и проверки работы сотрудника.

Для контроля выполнения данного фотографирования назначьте сотруднику проверяющего. Проверяющим может быть непосредственный руководитель сотрудника, его коллега, специалист службы персонала.

Период наблюдения

Для более достоверной оценки деятельности сотрудника рекомендуется сделать анализ фотографий нескольких рабочих дней, или по возможности полной рабочей недели или полного рабочего цикла (если работа сотрудника циклична). Связано это с тем фактом, что в разные дни качество и объем труда любого сотрудника часто меняется в зависимости от сложности поставленных задач, влияния на объем работы других членов команды и т.п.

Также необходимо учитывать тот факт, что в первые дни фотографирования рабочего времени оцениваемый сотрудник может испытывать стресс (внутреннее сопротивление процессу анализа его времени). В связи с этим отчет может содержать в себе действия, которые сотрудник не выполняет в своем естественном рабочем состоянии, либо же выполняет в другом темпе. Анализ времени сотрудника в течение нескольких дней постепенно снижает уровень стресса, сотрудник привыкает к процессу и начинает вести себя более естественно, что в результате дает более полную и адекватную информацию о его деятельности.

Точность наблюдения

Изначально определите с какой точностью по времени наблюдатель должен фиксировать изменения вида деятельности контролируемого сотрудника:

  • поминутно, т.е. наблюдатель ни на минуту не покидает сотрудника и фиксирует все его действия в туже минуту, как оно было совершено;
  • с определенным интервалом, т.е. наблюдатель фиксирует род занятия сотрудника с периодичностью три, пять, десять минут и т.д.

На требования к точности фиксирования времени влияют:

  • вид деятельности сотрудника (интенсивности смены занятия);
  • загруженности наблюдателя (наблюдение параллельно за одним или несколькими сотрудниками);
  • необходимость точности для реализации цели наблюдения.

Также изначально определите на сколько точно должны быть записаны действия сотрудника, например «беседа по телефону с клиентом организации» или «беседа по телефону с клиентом организации по вопросу брака, звонок переведен на отдел продаж» и т.д. Требование к подробности описания действия также зависит от цели наблюдения и вида деятельности сотрудника.

Карта фотографии рабочего дня

Результатом фотографирования рабочего дня является отчет наблюдения – карта фотографии рабочего дня. В ней фиксируют чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник. Оформите карту в произвольной форме.

Инструктаж

Прежде чем приступить к составлению фотографии объясните участникам процесса (наблюдателю, сотруднику, проверяющему) их функции и цели фотографирования.

Если фотографирование проводит сторонний наблюдатель, а не сам сотрудник, ознакомьте его с формой отчета – картой фотографии рабочего дня. Объясняете наблюдателю, что он должен фиксировать в ней все действия контролируемого сотрудника (как рабочие, так и личные), указывая время начала выполнения нового действия и его длительность.

В свою очередь сотруднику объясните цели фотографирования. Сделайте акцент на том, что результат наблюдения будет использован для совершенствования труда, а не против сотрудника лично.

Если фотографирование проводит сам сотрудник, то также поясните ему правила работы с отчетом и цели фотографирования, чтобы сотрудник понимал важность и ответственность поставленной задачи и добросовестно ее выполнил. Далее объясните проверяющему, назначенному сотруднику, его цель: периодически (раз в полчаса, час или в другой период, удобный как для сотрудника, так и проверяющего) осуществлять контроль заполнения бланка отчетности и соответствия фиксированных данных с реальными действиями контролируемого сотрудника в момент проверки.

Наблюдение

В том случае если составление фотографии рабочего дня возложено на наблюдателя, он располагается рядом с рабочим местом сотрудника на комфортном обоим участникам наблюдения расстоянии. Стоять за спиной сотрудника не стоит.

Стремитесь сделать процесс наблюдения менее заметным, так чтобы он не мешал контролируемому сотруднику, т.к. это может снизить результативность сотрудника и причинить ему психологический дискомфорт.

Наблюдатель составляет фотографию рабочего дня сотрудника в процессе наблюдения за его работой в течение всего периода, который был выбран для анализа. При этом каждое действие наблюдатель фиксирует в бланке отчета наблюдения.

Наблюдатель не должен вмешиваться в деятельность сотрудника: помогать ему, вступать с ним в переговоры и т.п.

В том случае, если сотрудник самостоятельно фотографирует свой рабочий день, назначенный ему проверяющий, периодически контролирует правильность заполнения бланка отчета наблюдения, в котором сотрудник фиксирует свои действия.

По окончанию фотографирования рабочего дня, заполненный бланк отчета наблюдения передают в службу управления персоналом для дальнейшей обработки результатов.

Обработка результата

Все действия, которые осуществлял сотрудник, объедините в группы, каждой присвойте свой индекс. Сходным операциям присвойте одинаковый индекс.

Например:

  • Т пз время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.);
  • Т обс время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;
  • Т оп общее время, затраченное на выполнение должностных обязанностей (оперативное время);
  • Т пер время, в которое сотрудник прерывал работу.

Для более точного анализа деятельности сотрудника разбейте его оперативное время на подгруппы или выделите дополнительные категории.

Например, на бухгалтера по расчету заработной платы, в соответствии с его должностной инструкцией, возложены обязанности по приему, анализу и контролю табелей учета рабочего времени; обработке листков временной нетрудоспособности; начислению заработной платы сотрудникам организации и т.д. Каждое из этих действий выделите в отдельную группу, пропишите группы в бланке карты фотографии рабочего дня и рассчитайте время, которое сотрудник тратит на выполнение каждой обязанности. Это позволит выявить области, с максимальными временными затратами.

Далее составьте баланс фактического времени сотрудника. Он представляет собой таблицу, в которой по каждой группе высчитывается количество случаев, длительность (суммарное время операций по группе), процент (доля) затрат времени от продолжительности всего рабочего дня или наблюдаемого периода.

После этого вычислите коэффициенты, которые позволят сделать более точные выводы о потерях времени. Список коэффициентов и формулы их расчета см в таблице.

Анализ результата наблюдения

Анализ результатов позволяет понять, сколько рабочего времени фактически сотрудники используют для рабочих целей, как часто сотрудники делают перерывы в работе, сколько времени тратят на обед, сколько времени занимает подготовительная работа и т.д.

При анализе фотографии рабочего дня определите причины, которые мешают эффективно выполнять работу. Выявив все проблемы и сложности, разработайте мероприятия, которые помогут разрешить проблемы.

Пример составления фотографии рабочего дня бухгалтера по расчету заработной платы

В организации «Альфа» было принято решение составить фотографию рабочего дня бухгалтера А.В. Дежневой. Цель наблюдения – определить фактические затраты рабочего времени сотрудник и выявить его потерю. Наблюдателем была назначена менеджер по персоналу И.А. Игнатьева.

По итогам фотографирования с 16 по 20 января 2013 года составлена карта фотографии рабочего дня. Игнатьева совместно с главным бухгалтером В.Н. Зайцевой (непосредственным руководителем Дежневой) сделали анализ информации зафиксированной в карте, разработали и реализовали следующие мероприятия:

  • на основании коэффициента потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины (3,1 процентов), с Дежневой была проведена беседа с целью более эффективного использования рабочего времени;
  • на основании коэффициента потерь времени по организационно-техническим причинам (9,4 процентов) проведено техническое обслуживание компьютера Дежневой, устранена причина потерь времени;
  • на основании анализа времени на оказание методической помощи сотрудникам организации по вопросам бухгалтерского учета был сокращен перечень вопросов, на которые бухгалтер Дежнева обязана оказывать консультацию, что освободило ее время для текущих рабочих процессов;
  • на основании результата анализа времени затраченного на прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготовки их к счетной обработке, было принято решение о возложении данных обязанностей на менеджера по персоналу Игнатьеву.

Светлана Долгова,

консультант по управлению персоналом, преподаватель UBS при МГУ им. М.В. Ломоносова, коуч, автор обучающих курсов

  1. Ответ: Как составить фотографию рабочего дня
  2. Формы документов:

Карта фотографии рабочего дня

КАРТА
фотографии рабочего дня

Дата наблюдения: с 16.01.2013 по 20.01.2013
Подразделение (отдел): Бухгалтерия
Должность: Бухгалтер
Наименование основной работы: Расчет заработной платы и компенсаций
ФИО работника: Дежнева Анна Васильевна
График работы: Пятидневная рабочая неделя с 9-00 до 18-00 (обед с 13-00 до 14-00)

Организация рабочего места
(характеристика рабочего места)

Вредных условий труда нет

Перечень действий работника

Наименование работы

Текущее время,

час – мин.

Продолжи-тельность,

мин.

Примечание
16.01.2013
1 Подготовка к рабочему дню (вкл. ПК, огтехники и т.д.) 8-45 20
2 Участие в еженедельном собрании (планерки) 9-05 25
3 Телефонный разговор с сотрудником организации (объяснение расчета больничного и з/пл.) 9-30 15 Разговор четкий и по делу
4 Перерыв (личная беседа с коллегами) 9-45 10 Личные вопросы
5 Обработка входящей корреспонденции 9-55 15
... ... ... ... ...

Баланс фактического времени работника

Группа Длительность (суммарное время операций по группе) Кол-во случаев Процент затрат времени от времени всего наблюдаемого периода
час мин всего минут
1 Подготовительно-заключительное время (Тпз) 1 15 75 10 3,0
2 Время обслуживания рабочего места (То6с) 3 45 225 12 8,9
3 Оперативное время (Топ) в том числе: 36 5 2165 85,2
3.1 Прием, анализ и контроль табелей учета рабочего времени и подготовка их к счетной обработке (Топ1) 3 15 195 2 7,7
3.2 Начисление и перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, заработных плат рабочих и служащих, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия (Топ2) 4 20 260 1 10,2
3.3 Регистрация бухгалтерских проводок и их разноска (Топ3) 6 10 370 1 14,6
3.4 Прием и контроль правильности оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов (Топ4) 1 5 65 5 2,6
3.5 Начисление заработных плат работникам предприятия, осуществление контроля за расходованием фонда оплаты труда (Топ5) 6 10 370 1 14,6
3.6 Оформление бухгалтерских документов (Топ6) 4 0 240 3 9,4
3.7 Подготовка отчетности по ЕСН (Топ7) 4 10 250 1 9,8
3.8 Ведение на основе ведомостей выплаты зарплаты работникам предприятия (Топ8) 0 20 20 5 0,8
3.9 Осуществление контроля за соблюдением кассовой дисциплины, расчеты с подотчетными лицами (Топ9) 1 10 70 5 2,8
3.10 Подготовка данных для составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах денежных средств (Топ10) 2 10 130 1 5,1
3.11 Разработка и внедрение рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники и информационных технологий (Топ11) 0 0 0 0 0,0
3.12 Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа (Топ12) 3 45 225 15 8,9
3.13 Повышение квалификации на курсах и семинарах по бухгалтерскому учету (Топ13) 1 0 60 0 2,4
3.14 Другие действия (Топ14) 1 30 90 3,5
4 Время перерывов в работе (Тпер) из них: 1 15 75 3,0
4.1 Регламентированные перерывы или по причинам неполадок на производстве (Трпер) 0 0 0 0 0,0
4.2 Нерегламентированные перерывы (Тлпер) 1 15 75 15 3,0
ИТОГО всего фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте (Тф) 42 20 2540 100,0
Нормативная продолжительность рабочего периода Тд 40 00 2400

Расчет коэффициентов

№ п/п Наименование Формула Значение
1 Коэффициент переработки Кпф: Тд = 2540: 2400 1,1
2 Коэффициент использования рабочего времени Кисп=(Тпзопо6с): Тд =
100х(75+2165+225): 2400
1,03
3 Коэффициент потерь по организационно-техническим причинам Кпот=100 х То6с: Тд =
100х225: 2400
9,4
4 Коэффициент потерь на подготовительные и заключительные работы Кппз=100 х Тпз: Тд =
100 х 75: 2400
3,1
5 Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины Кпнд=100 х Тлпер: Тф =
100 х 75:2400
3,1
6 Возможное повышение производительности труда при условии сокращения прямых потерь рабочего времени ΔПТ=100 х (Тлперрпер): Тф =
100х(75+0):2540
3,0

Рекомендации

Устранить причины технических проблем с ПК сотрудника.
Сделать замечание по поводу использования рабочего времени в личных целях.
Разработать мероприятия по снятию с сотрудника обязанностей по приему и контролю
правильности оформления листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за
больными, а так же по приему и контроль табелей учета рабочего времени

Должность руководителя подразделения:
Главный бухгалтер Е.В. Иванова
(подпись)
Должность исполнителя:
Менеджер по персоналу И.А. Игнатьева
(подпись)

Где:

Тпз – время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.).

То6с – время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места.

Топ – время, затраченное на выполнение обязанностей (оперативное время).

Топ =Топ1+Топ2+...Топn

Тпер – время, на которое работник прерывал работу.

Тпер=Трпер+Тлпер

Тлпер – время, на которое работник прерывал работу по личным вопросам (нарушая трудовую дисциплину).

Трпер – время, на которое сотрудник прерывал работу на регламентированные нужды или по причинам неполадок на производстве.

Тд – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня.

Тф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии рабочего дня.

Тф = Т пзопо6с пер

Коэффициенты для анализа фотографии рабочего дня сотрудника

№ п/п Наименование Формула Комментарии
1 Коэффициент переработки (Кп)

Кпф: Тд

Где:

Тд – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня;

Тф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии рабочего дня

Тф = Т пзопо6с пер

Показывает находится ли сотрудник на рабочем месте больше (при значении Кп более единицы) или меньше (при значении Кп менее единицы) требуемого нормами времени
2 Коэффициент использования рабочего времени (Кисп)

Кисп = (Тпзопо6с): Тд

Где:

Тпз время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.);

Топ время, затраченное на выполнение обязанностей (оперативное время);

Топ =Топ1+Топ2+... +Топn

То6с время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;

Тд – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня

Показывает выполняет ли сотрудник

(при Кисп более единицы) норму времени для решения рабочих вопросов.

Есть Кисп менее единицы есть потери рабочего времени в связи с простоями или из-за нарушения трудовой дисциплины, или по другим причинам, которые необходимо выяснить рассчитывая дополнительные коэффициенты, приведенные ниже

3 Коэффициент потерь по организационно-техническим причинам (Кпот)

Кпот=100 х То6сд

То6с время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места;

Тд – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня

Показывает проценты времени от общего нормативного рабочего времени, который сотрудник теряет по организационно-техническим причинам. Средняя допустимая норма определяется в каждой организации индивидуально в зависимости от специфики работы
4 Коэффициент потерь на подготовительные и заключительные работы (Кппз)

Кппз=100 х Тпз: Тд

Где:

Тпз время, затраченное на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.);

Тд – нормативная продолжительность рабочего периода составления фотографии рабочего дня

Показывает процент от общего нормативного рабочего времени, который сотрудник теряет на подготовительные и заключительные работы. Средняя норма не более двух тех процентов от нормативного времени
5 Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины (Кпнд)

Кпнд=100 х Тлпер: Тф

Где:

Тлпер время, на которое работник прерывал работу по личным вопросам (нарушая трудовую дисциплину);

Тф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии рабочего дня

Показывает процент от общего фактического рабочего времени, который сотрудник теряет в связи с нарушением трудовой дисциплины. Если Кпнд не равен 0, то учитывайте значение коэффициента использования рабочего времени (Кисп), а именно:

– если Кисп меньше единицы, то стоит решать вопрос с устранением нарушений дисциплины в жесткой форме;

– если Кисп больше единицы, то можно более лояльно отнестись к такого рода нарушениям, так как оно компенсируется дополнительным временем, которое сотрудник проводит на работе. В любом случае это повод для улучшения ситуации с дисциплиной в коллективе

6 Возможное повышение производительности труда при условии сокращения прямых потерь рабочего времени (ΔПТ)

ΔПТ = 100х(Тлпер+ Трпер): Тф

Тлпер время, на которое работник прерывал работу по личным вопросам (нарушая трудовую дисциплину);

Трпер время, на которое сотрудник прерывал работу на регламентированные нужды или по причинам неполадок на производстве;

Тф – фактическое время пребывания сотрудника на рабочем месте в период составления фотографии рабочего дня.

Тф = Т пзопо6с пер

Процент, на который возможно повысить производительность труда сотрудника, при условии, что фактическое время работы (Тф) останется неизменным

19.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.84%
  • Иногда 55.91%
  • Не оформляем срочников 19.25%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль