Как правильно восстановить утраченные при перемещении документы?

147

Вопрос

Татьяна, доброго времени суток.недавно с января 2015 года на меня возложили ведение кдп в компании.для начала подхватила и освоила текущие дела (прием, перевод, увольнение), сегодня стала просматривать личные дела (далее лд) сотрудников, которые на настоящий момент работают в компании и сравнивать, что есть в базе 1с (какие кадровые перемещения у них были) с тем что есть в их лд. обнаружила уже на первых нескольких лд, что не хватает заявлений, приказов, дополнений к трудовым договорам на множество кадровых перемещений.во-первых, за период работы сменились ген. директора, во-вторых, не хорошо и противозаконно вести восстановление кдп задним числом.так вот вопрос в том, как правильно восстановить не хватающие документы? какие приказы для этого нужны и с какими формулировками, кого к этому подключить? (к слову сказать где-то за год до меня кдп вел бухгалтер, которая и сейчас работает в нашей компании, но официально не было приказа о том, что на нее возложили обязанность по ведению кдп). в какие максимальные сроки можно провести аудит? (работаю в режиме многозадачности и кпд лишь малая составляющая, поэтому отвожу на него часа 2 в день на первых порах, дальше планирую свести к часу в день). и каков максимальный срок по восстановлению всей необходимой документации?заранее благодарю за ответ.

Ответ

Ответ на вопрос:

Аудит - это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. По итогу проверки документов составляется отчет, в котором необходимо описать текущее состояние дел, а также указать на проблемные зоны и возможные риски.

При этом, законодательство не содержит обязательства проводить аудит, а также каких-либо сроков в отношении его проведения. Соответственно, вы вправе, проводить аудит в любое необходимое для вас время (например, 1 раз в год, при смене кадрового работника и т.д.) либо не проводить его вовсе.

На практике, аудит кадровых документов рекомендуется проводить при смене кадрового работника, а также оформлять акт приема-передачи.

Таким образом, рассмотрим ваши вопросы:

1. В какие максимальные сроки можно провести аудит?


Эксперт делится важной информацией о Приеме на работу в 1С в материале по ссылке.


Законодательство не содержит определенных сроков для проведения аудита и в каждом конкретном случае работодатель определяет эту необходимость по своему усмотрению. Также, вы можете оформить локальный нормативный акт, в котором прописать случаи проведения аудита, сроки, порядок проведения и порядок оформления.

2. И каков максимальный срок по восстановлению всей необходимой документации?

В данном случае, законодательство также не содержит каких либо сроков. Однако, в первую очередь заинтересованным лицом по устранению всех недостатков по кадровому делопроизводству является работодатель и лицо ответственное за кадровое делопроизводство. Соответственно, чем быстрее недостатки будут устранены, тем больше вероятность отсутствия возникновения каких-либо конфликтных ситуаций.

3. Так вот вопрос в том, как правильно восстановить не хватающие документы? Какие приказы для этого нужны и с какими формулировками, кого к этому подключить?

В данном случае, единой рекомендации не существует и в каждой конкретной ситуации необходимо исходить из конкретных условий.

При этом, отметим, что, конечно же, трудовое законодательство не предусматривает изменять кадровые документы задним числом. Однако, если есть возможность внести какие либо изменения или исправления без юридических последствий, то на наш взгляд, это вполне допустимо. Например, если нет оригиналов доп. соглашений, но сохранились их копии у работника, в бухгалтерии, то можно оформить дубликат такого соглашения и подписать его сторонами. Об этом: Как поступить, если работодатель потерял свой экземпляр трудового договора

Аналогично можно восстановить и недостающие приказы.

Не всегда заявления и приказа достаточно. Если меняются условия трудового договор (место работа, трудовая функция, заработная плата, режим труда и.тп.) необходимо по каждому случаю оформлять доп. соглашение.

В личном деле, как правило, хранятся копии или выписки из приказов, оригиналы приказов могут быть в иной папке, как и заявления некоторые организации подшивают в отдельную папку, как основание к приказам. В некоторых организациях оригиналы приказов хранит бухгалтерия, в некоторых есть канцелярия. Еще раз перепроверьте, возможно, и у вас оригиналы приказов и заявления просто подшиты в иной папке. Переговорите с работником, который ранее вел эту работу. Конечно, самым верным было бы в этом случае (если прежний работник, который вел кадровое делопроизводство, не уволен) оформить официально приемку-передачу дел от прежнего кадровика к Вам. Можно для этого издать приказ и даже сформировать комиссию, в приказе можно и все сроки определить. Если по каким-то причинам акт приемки-передачи не оформлялся и не может быть оформлен, то можно создать комиссию по проведению аудита кадровой документации и включить в ее состав бывшего кадровика (если он еще работает у вас), он может пояснить в каком порядке ранее хранились документы, где оригиналы приказов, где журнал их регистрации. В ходе такой работы много станет более понятным

Если же внести изменения и исправления не возможно, то вы можете по итогам проведенного аудита составить Акт, в котором указать: что "По итогам проведенного аудита были выявлены следующие недостатки в кадровой документации........". Данный акт целесообразно подписать несколькими сотрудниками.

Далее, на основании указанного акта необходимо издать распорядительный приказ, в котором указать, что "В соответствии с Актом №... от.... внести изменения и исправления в кадровые документы.....".

Данный приказ необходимо довести до сведения работников, непосредственно которых касаются данные изменения, под подпись.

Соответственно, в данном случае, все изменения необходимо вносить будет фактической датой, при этом в тексте документов указывать дату изменений прошедшую (например, при составлении дополнительного соглашения к трудовому договору, дату составления необходимо указывать фактическую (т.е. текущую), а дату вступления в действие данного соглашения прошедшую).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Порядок внесения изменений

По общему правилу порядок внесения изменений в трудовой договор заключается в оформлении письменного соглашения между сотрудником и работодателем. Типовой формы такого документа в законодательстве не установлено. Поэтому организация может составить его в произвольной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 20 ноября 2006 г. № 1904-6-1.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому его составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Факт того, что сотрудник получил свой экземпляр дополнительного соглашения, подтвердит его подпись на экземпляре работодателя. Такой вывод позволяет сделать часть 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Если в организации ведется журнал учета трудовых договоров, то зафиксируйте в нем выдачу сотруднику его экземпляра дополнительного соглашения.

Ситуация:Как оформить дополнительное соглашение, если изменение условий трудового договора затрагивает почти все его содержание

В некоторых случаях изменение условий трудового договора может затрагивать почти все его содержание. Например, смена трудовой функции сотрудника может повлечь изменение его прав и обязанностей, условий оплаты труда и многих других положений трудового договора. Поэтому если в трудовой договор вносится слишком много изменений, то его понимание может стать затруднительным.

Чтобы условия такого договора были понятны, можно воспользоваться следующим способом. Издайте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем продублируйте те положения трудового договора, которые будут продолжать действовать. При этом в преамбуле дополнительного соглашения сделайте отметку: «стороны изложили трудовой договор в новой редакции».

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ:Как изменить трудовой договор
  2. Ситуация:Как правильно внести исправления в личную карточку

Если вы ошиблись при заполнении личной карточки, то лучше ее переделать. А если ошибка обнаружена через некоторое время после заполнения и переписывать карточку нецелесообразно, исправьте неверную запись следующим образом. Сначала аккуратно зачеркните одной чертой неверную запись. Затем выше или рядом с этой записью сделайте правильную и напишите слово «исправлено». Укажите дату исправления. Поставьте под исправлением свои фамилию и инициалы или иные реквизиты, необходимые для идентификации, а также подпись и попросите расписаться сотрудника. Такой порядок внесения исправлений в учетные документы следует из положений пункта 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

10.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.33%
  • Не оформляем срочников 19.04%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль