Как правильно изложить в положении информацию о доплате, чтобы эта доплата могла быть отражена в составе расходов на оплату труда?

92

Вопрос

Вопрос экспертам:планируем вводить в действие новое положение об оплате труда и материальном стимулировании. В трудовых договорах сотрудников есть ссылка «условия и размеры поощрительных выплат работодателем работнику устанавливаются в соответствие с положением об оплате труда и материальном стимулировании»хотим в положении прописать, что по результатам работы работники могут поощряться и получать доплату за профессионализм. Доплата устанавливается ежемесячно на основании приказа генерального директора по результатам выполнения производственных заданий и в случае устойчивого финансового положения предприятия. Доплата устанавливается в процентном отношении к должностным окладам по категориям персонала (в положении пропишем проценты по категориям) . Доплата в какие - то месяцы возможна, в какие - то – нет, в зависимости от результатов работы предприятия и учитывая кризисную ситуацию в стране. С точки зрения налогообложения важно, чтобы эта доплата могла быть отражена в составе расходов на оплату труда. Вопросы:1. Как правильно изложить в положении информацию о доплате, чтобы:· с точки зрения налогообложения эта доплата могла быть отражена в составе расходов на оплату труда; · доплата могла не выплачиваться (если у предприятия нет возможности) без дополнительного уведомления работников, а выплачивалась только на основании приказа генерального директора? 2. Как правильно ознакомить сотрудников:· достаточно ли ознакомить с лна (положением об оплате труда и материальном стимулировании) под роспись; · надо ли сотрудников знакомить с ежемесячными приказами генерального директора? · надо ли ознакомить с лна за 2 месяца до его введения в данном случае? Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

1. Как правильно изложить в Положении информацию о доплате, чтобы: С точки зрения налогообложения эта доплата могла быть отражена в составе расходов на оплату труда;

В соответствии со ст. 255 НК РФ расходами признаются выплаты в пользу работников, предусмотренные:

– законодательством РФ;

– трудовыми договорами (контрактами);

– коллективными договорами.


Статья о локальных нормативныех актах компании поможет вам не допускать ошибок в работе.


При этом, на практике часто возникает вопрос: можно ли учесть в расходах премии (доплаты), не поименованные в трудовых договорах.

Следовательно, по данному вопросу существует две точки зрения.

1-я точка зрения: Премии (доплаты) можно учесть в расходах, если они предусмотрены трудовым договором с работником

Согласно официальной позиции выплаты в пользу работника признаются расходами, если они установлены в трудовом договоре с конкретным работником. При этом, если выплаты предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом, то трудовой договор должен содержать ссылку на указанный документ.

Аналогичная точка зрения отражена в: Письме Минфина России от 22.09.2010 № 03-03-06/1/606, Письме УФНС России по г. Москве от 21.07.2005 № 20-12/52413, Письме Минфина России от 22.08.2006 N 03-03-05/17. А также есть примеры судебных решений, подтверждающих данную позицию: Постановление ФАС Дальневосточного округа от 25.01.2006 № Ф03-А51/05-2/4903, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.06.2006 по делу № А56-25980/2005.

2-ая точка зрения: Премии можно признать в расходах, если они предусмотрены коллективным договором или иным локальным актом

В данном случае, если выплата предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, то такие расходы на основании ст. 255 НК РФ должны учитываться при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Есть судебные решения, из которых следует, что выплаты признаются расходами, даже если в трудовом договоре отсутствует условие об их выплате: Постановление ФАС Московского округа от 17.02.2010 № КА-А40/368-10 по делу № А40-47225/09-129-263, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.11.2005 № А56-9740/2005.

Также, по данному вопросу есть разъяснительные письма: Письмо Минфина России от 19.03.2007 № 03-03-06/1/158, Письмо Минфина России от 22.08.2006 № 03-03-05/17.

Таким образом, вы самостоятельно вправе сформулировать условие о доплате, при этом, важным является момент, что во избежание различных недоразумений, главное, чтобы в трудовых договорах работников стояла отсылка к локальному нормативному акту, регулирующему данную выплату.

Доплата могла не выплачиваться (если у предприятия нет возможности) без дополнительного уведомления работников, а выплачивалась только на основании приказа генерального директора?

В данном случае, целесообразно указать в трудовых договорах работников, что "доплата может быть установлена по решению Работодателя (приказу генерального директора), исходя из конкретных показателе работы работника за период ___________________________ с учетом финансового состояния Работодателя. Выплата не является гарантированной. По окончании срока, на который данная доплата была установлена, Работодатель вправе как установить ее на новый срок, так и не устанавливать".

2. Как правильно ознакомить сотрудников:
Достаточно ли ознакомить с ЛНА (Положением об оплате труда и материальном стимулировании) под роспись;

Законодательство обязывает работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора), а также в случае изменений, вносимых в этот документ, сотрудника необходимо ознакомить под роспись.

Действие Положения об оплате труда и материальном стимулировании распространяется на всех работников, работающих в организации. Следовательно, можно сделать вывод, что при внесении изменений или дополнений в данный документ необходимо довести до сведения всех работников организации новую редакцию.

Вместе с тем, если изменения, затрагивают условия, размер и процедуру оплаты труда (т.е. будут касаться обязательных условий трудового договора - оплаты труда), то о предстоящих изменениях, также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, организация обязана уведомить сотрудника под подпись. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до введения таких изменений.

При этом, если размер, порядок и условия выплат стимулирующего или компенсационного характера закреплены в локальном акте (например, в Положении об оплате труда), а в трудовых договорах стоит отсылка к нему, то при изменении порядка, условий и размера выплат, заключать дополнительные соглашения с сотрудниками не нужно. В данном случае, при согласии сотрудника с предстоящими изменениями будет достаточно ознакомить его конкретно с изменением Положения об оплате труда, как локальным документом (т.е. работник должен поставить свою подпись либо в листе ознакомления, либо в журнале ознакомления с данным документом).

Таким образом, можно сказать, что в связи с тем, что в трудовых договорах ваших работников стоит отсылка к Положению, то при изменении порядка, условий и размера выплат, заключать дополнительные соглашения с сотрудниками не нужно. О предстоящих изменениях работника надо уведомить по правилам ст. 74 ТК РФ и под роспись каждого нужно ознакомить с изменениями, внесенными в локальный акт.

Надо ли сотрудников знакомить с ежемесячными Приказами генерального директора?

Основанием для начисления выплаты является приказ руководителя о поощрении сотрудника или группы сотрудников. Если Ваша организация продолжает использовать унифицированные формы, то приказ оформите по унифицированным формам № Т-11 и № Т-11а, если же организация использует самостоятельно разработанные формы, то по самостоятельно разработанной форме.

Следовательно, в данном случае порядок действий будет зависеть от того как именно Вы издадите приказ.

Если Вы используете унифицированные формы № Т-11 и № Т-11а, которые уже содержат графу «С приказом распоряжением) работник ознакомлен», то в данном случае собирать подписи работников необходимо обязательно.

При этом, можно обеспечить ознакомление работника не с полным текстом приказа, а с выпиской из него, которая будет касаться только данного работника. Следовательно, в данном случае, чтобы ознакомить работников, вы можете выдать им выписки из данного приказа для ознакомления, которые в свою очередь после возврата с подписью вам необходимо будет приложить к общему приказу.

Если же Вы используете самостоятельно разработанные формы, то в данных формах Вы вполне можете исключить графу ознакомления работника с приказом. При этом, в соответствии со статьей 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период. Следовательно, в расчетном листе каждого работника необходимо указывать конкретный размер премии, доплаты, причитающийся ему за данный период и основание ее выплаты.

Таким образом, в связи с вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязанность использовать унифицированные формы первичных учетных документов сохранилась лишь для организаций государственного сектора, остальные организации вправе будут самостоятельно разработать их формы.

Следовательно, если ваша организация не относится к государственному сектору, то вы можете разработать свою форму приказа, убрав из нее колонку ознакомления. При этом, в данном случае, обязательным условием для вас будет в расчетном листе каждого работника указывать конкретный размер доплаты, причитающийся ему за данный период со ссылкой на приказ.

Примечание: при проверках ГИТ часто исходят из того, что локальным нормативным актом работодателя является любой приказ, а, соответственно, под росись в соответствии со ст. 22 ТК РФ надо знакомить с любы приказом, которым затрагиваются интересы работника.

Данный вывод не правомерен, т.к. нормативным актом является тот акт, в котором закрепляются обязательные для сторон правила (таким актом является Положение об оплате труда), а конкретный приказ о премировании или установлении доплаты является актом применения права. Но свою позицию в этом случае работодателю придется доказывать в судебном порядке.

И еще уточнение о наименовании выплаты:

Доплаты, как правило устанавливаются за выполнение дополнительной работы (например, ст. 151 ТК РФ) или повышенную интенсивность труда. По сути доплата носит компенсационный характер. А надбавка, как правило, является стимулирующей выплатой за некие прошлые заслуги (за наличие специального звания, за выслугу лет и пр.). Обе эти выплаты, как правило, выплачиваются систематически. Доплаты до снятия дополнительной работы, надбавки до изменения акта, на основании которого они установлены. Если Ваша выплата устанавливается ежемесячно за определенные показатели на основании приказа, то ее можно назвать премией, что исключит споры относительно сути выплаты, в том числе с работниками и проверяющими органами.

Относительно различий надбавок и доплат можно посмотреть дополнительно материал: Путеводитель по надбавкам и доплатам

Надо ли ознакомить с ЛНА за 2 месяца до его введения в данном случае?

Да, нужно.

Подробнее описано выше.

Подробности в материалах Системы Кадры:

В случае если премия является составной частью заработка сотрудника, условие о премировании необходимо закрепить в трудовом договоре сотрудника (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). В договоре необходимо прописать конкретные размер и условия выплаты премиального вознаграждения (показатели премирования). Если условия о премировании закреплены в локальном акте (например, Положении о премировании), коллективном договоре, то дублировать эти положения в трудовом договоре не обязательно. В таком случае из договора достаточно дать отсылку к документу, устанавливающему условия и размер премирования (ст. 8, 57 ТК РФ). Например, может быть использована такая формулировка: «Выплата премий и вознаграждений Работнику производится в порядке, установленном в коллективном договоре от 13.09.2010 и Положении о премировании от 15.06.2002 № 1».

Вне зависимости от того, как прописан порядок премирования (в отдельном документе или непосредственно в трудовом договоре), его изменение будет касаться обязательных условий трудового договора. При необходимости внести изменения в условия или порядок премирования работодатель обязан будет получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях (ст. 72, 74 ТК РФ).

Если премии не являются частью системы оплаты труда и носят разовый характер, то закреплять условие о выплате таких премий в трудовом договоре не нужно.

<...>

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Подготовка организационных и распорядительных документов

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация:Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов. Например, личные карточки, приказы о предоставлении отпуска и т. д.

Организации госсектора вправе применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов при условии, что такие формы не утверждены:

Из буквального толкования части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что организации госсектора должны использовать первичные учетные документы, утвержденные бюджетным законодательством. Перечень таких форм установлен приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. В частности, данным приказом утверждены:

Кроме того, формы кадровых документов могут быть утверждены нормативно-правовыми актами других федеральных органов исполнительной власти. Если такие формы утверждены, то учреждение должно использовать именно их. Например, это относится к кадровым документам, используемым в деятельности Вооруженных сил России (см. приказ министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139).

Остальные формы кадровых документов учреждение вправе разработать самостоятельно (в частности, личную карточку, приказ о предоставлении отпуска и т. д.). При этом такие формы должны содержать реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Применение самостоятельно разработанных форм закрепите в учетной политике.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Как указать условие о выплате премии в трудовом договоре
  2. Ответ:Как организовать документооборот в кадровой службе
    • наименование документа;
    • дата составления;
    • наименование работодателя;
    • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);
    • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;
    • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;
    • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
    • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);
    • записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).
  3. Ответ:Нужно ли каждый месяц оформлять приказ по форме № Т-11 (№ Т-11а) на выплату ежемесячных премий. Премии предусмотрены трудовым договором

Порядок документального оформления премий организация вправе определить самостоятельно.

Если в организации принято применять унифицированные формы кадровых документов, то, с одной стороны, необходимость ежемесячно издавать приказы по форме № Т-11 объясняется тем, что в указаниях по заполнению данной формы не перечислены виды премий, при выплате которых нужно оформлять типовую форму приказа (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Следовательно, приказ нужно оформлять при выплате любых премий.

Вместе с тем, по данному вопросу есть и другая точка зрения. А именно: приказ по форме № Т-11 (№ Т-11а) нужно составлять только при выплате разовых премий за производственные результаты. Это связано с тем, что в указаниях по заполнению формы № Т-11 (№ Т-11а) сказано, что типовая форма приказа применяется для оформления поощрения за успехи в работе.

Ежемесячные премии, как правило, носят стимулирующий, а не поощрительный характер. Они входят в систему оплаты труда и выплачиваются на систематической основе, а не разово. А значит, буквально толкуя указания, можно сделать вывод, что при оформлении ежемесячных премий приказ по типовой форме оформлять необязательно.

Кроме того, необходимо учесть, что в настоящий момент применение унифицированных форм, в частности форм № Т-11 и № Т-11а, не является обязательным. Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить формы таких приказов (в т. ч. продолжать применять унифицированные) и порядок их издания, закрепив принятый порядок в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).

<...>

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

11.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль