Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика?

456

Вопрос

В организации маленький штат сотрудников и должность кадровика не предусмотрена и вводиться не будет. За кадрового работника расписывается главный бухгалтер. Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика и расписывается за него (как он будет выглядеть, можно пример) ? Как правильно все оформить в такой ситуации в организации? Если ответ будет прописать это в должностной инструкции, то в организации нет должностных инструкций и не планируется делать, т. К. Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 закона от 27 июля 2004 г. № 79 - фз) . Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо роструда от 9 августа 2007 г. № 3042 - 6 - 0.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

1. Нужно ли издавать приказ, в котором говорится, что главный бухгалтер выполняет функции кадровика и расписывается за него (как он будет выглядеть, можно пример)? Как правильно все оформить в такой ситуации в организации?

Если в организации нет кадрового специалиста, то обязанность по ведению кадровых документов автоматически возлагается на руководителя.

При этом, выполнение сотрудником работ, не входящих в его трудовые обязанности, можно оформить одним из четырех способов:

Следовательно, единственный вариант, которым вы можете воспользоваться в данном случае, это заключить гражданско-правового договора на оказание услуг по кадровой работе. При этом, в связи с тем, что работник фактически будет выполнять данную работу вне штата, то проставлять свои подписи он не имеет право, т.е. в данном случае работник сможет выполнять кадровую работу, а подписи будет проставлять на всех документах директор организации самолично.

Что касается ведения трудовых книжек.

При отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации. Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, определение Московского городского суда от 15 марта 2012 г. № 4г/4-1515.

Следовательно, если в организации нет кадрового специалиста, то руководитель обязан принять на себя обязательства по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, издав соответствующий приказ. В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «С целью упорядочить работу с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек», либо он может передать эти полномочия другому сотруднику (в вашем случае главному бухгалтеру) издав приказ о назначении ответственного. Такой порядок предусмотрен в пункте 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Таким образом, даже при отсутствии в штате специалиста по кадрам, руководитель организации вправе возложить обязанность за работу с трудовыми книжками на главного бухгалтера издав приказ (образец см. ниже). При этом, при оформлении трудовых главный бухгалтер должен проставлять свою подпись и указывая свою должность в соответствии с трудовым договором (т.е. главный бухгалтер).

2. Если ответ будет прописать это в должностной инструкции, то в организации нет должностных инструкций и не планируется делать, т.к. обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

В данном случае, в должностной инструкции главного бухгалтера прописывать обязанности по ведению кадров не правомерно.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Выполнение сотрудником работ, не входящих в его трудовые обязанности, можно оформить одним из четырех способов:

Выбор варианта зависит от характера дополнительной работы и от того, с какой регулярностью сотрудник должен ее выполнять. Если сотруднику придется заниматься новой для него работой в течение определенного времени, тогда лучше оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей).

При внутреннем совместительстве сотрудник выполняет дополнительную работу в свободное от основной работы время (ст. 60.1 и ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Для этого работодатель заключает с сотрудником отдельный трудовой договор (ст. 60.1 ТК РФ).

При совмещении профессий сотрудник занимается дополнительной работой в течение своего обычного рабочего дня. При этом дополнительная работа оплачивается и возможна только с письменного согласия сотрудника. Такие правила установлены в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Под расширением зон обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по одной и той же профессии или должности (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).

При этом поручение сотруднику дополнительной работы за дополнительную оплату оформите подписанием сотрудником и работодателем дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором будут определены как содержание и объем, так и срок будущей работы, а также дополнительная оплата за ее выполнение (ст. 72, 151 ТК РФ).

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору издайте приказ (в произвольной форме) о поручении сотруднику соответствующей работы и установлении дополнительной оплаты. Копию приказа передайте в бухгалтерию для начисления и выплаты сотруднику доплаты.

Также следует помнить, что сведения о совмещении профессий, расширении зон обслуживания, увеличении объема работ, исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, не вносят в трудовую книжку сотрудника и его личную карточку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Если работа разовая и не повторяется в течение некоторого времени, при этом работодателю важен результат, а не процесс, тогда лучше заключить гражданско-правовой договор. Подробнее об этом договоре см. Как заключить гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Нет, не обязан, однако во избежание недоразумений закрепление таких полномочий все же рекомендуется.

Если в организации нет кадрового специалиста, то руководитель может принять на себя обязательства по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, издав соответствующий приказ. В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «С целью упорядочить работу с трудовыми книжками и во исполнение п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек».

В дальнейшем по мере необходимости руководитель сможет передать эти полномочия другому сотруднику: кадровому специалисту, бухгалтеру или секретарю, также издав приказ о назначении ответственного. Такой порядок предусмотрен в пункте 45 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вместе с тем, обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит. Дело в том, что при отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации. Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, определение Московского городского суда от 15 марта 2012 г. № 4г/4-1515.

Таким образом, издавать отдельный приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек руководителю не обязательно. Вместе с тем, для упорядочения кадрового учета и однозначного подтверждения ответственного наличие такого документа не будет лишним. Кроме того, фраза о том, что руководитель принимает на себя обязанности по ведению трудовых книжек, может быть частью другого документа, регулирующего полномочия руководителя в организации.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ситуация: Как оформить выполнение работ (носящих продолжительный или разовый характер), которые не входят в трудовые обязанности сотрудника
  2. Ситуация:Обязан ли руководитель организации издать приказ о принятии на себя полномочий по ведению трудовых книжек, если он будет их вести, хранить, учитывать и выдавать самостоятельно
  3. Ситуация: Кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранение трудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите приказом руководителя организации в свободной форме (п. 45 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет считается руководитель организации.

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями – с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны – сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Приказ о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423
полное наименование организации
 

 

ПРИКАЗ № 256
о назначении должностного лица, ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

г. Москва 10.01.2014

В соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, установленным в отделе кадров организации распределением должностных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек инспектора по кадрам.

2. В случае отсутствия на работе инспектора по кадрам ведение трудовых книжек возлагается на руководителя отдела кадров.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров ______________ Е.Э. Громова
10.01.2014

Инспектор по кадрам ______________ А.В. Дежнева
10.01.2014

03.03.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль