Что делать , если в ведении личных карточек есть недочеты?

723

Вопрос

Помоги пожалуйста в решении такой ситуации. В нашей организации появилась должность специалист по кадрам. Работник вступив в должность нашел ряд недочетов в ведении личных карточек т2 (не добавление записей, не исправление паспортных данных, карточки велись на мягкой бумаге и находятся в плохом состоянии) . 1. Можно ли завести новые личные карточки в печатном виде (впоследствии их распечатать) , а старые вложить в новые? 2. Если будут заведены новые - то от какого числа их можно заводить (с момента вступления в должность специалиста по кадрам) ? 3. Пункт 8. Расчет стажа в личной карточке, можно считать на момент заведения личной карточки то есть с февраля 2015 года. 4. Нужно ли тогда в ново заведенной карточке прописывать предыдущие пункты прописанные в старой (все отпуска, все аттестации, все переводы на работе) или только отразить последний? Большое спасибо за ответ.

Ответ

Ответ на вопрос:

На практике взамен пришедших в негодность личных карточек оформляют новые.

Личная карточка – важный кадровый документ, содержащий структурированную и обобщенную информацию о сотруднике, подлежащий длительному хранению. Если оформленный при приеме на работу документ не позволяет продолжать с ним работу и получать информацию, то возникает вынужденная необходимость переоформить личную карточку.


У вас не останется вопросов о том, как заполнить личную карточку работника после прочтения статьи по ссылке.


При этом действующее законодательство не содержит норм, регулирующих действия работодателя в случае износа личной карточки, и не устанавливает запрета на оформление новой личной карточки, если ранее оформленная карточка пришла в негодность, например истрепалась.

На практике рекомендуют переоформить пришедшую в негодность карточку.

Новую карточку заведите текущей датой, отличной от даты составления первоначальной карточки, а также сделайте на ее титульном листе пометку «Дубликат». После оформления дубликата личной карточки и переноса всех сведений ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Попросите его, чтобы он сверил все перенесенные сведения и написал «Все сведения из личной карточки, оформленной тогда-то, перенесены верно». Данную запись сотрудник может сделать рядом с отметкой «Дубликат» или в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки.

Факт оформления новой карточки взамен пришедшей в негодность рекомендуем дополнительно отразить в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки, например, так: «Личная карточка повторно оформлена тогда-то взамен пришедшей в негодность ранее оформленной тогда-то личной карточки».

Таким образом, рассмотрим ваши вопросы:

1. Можно ли завести новые личные карточки в печатном виде (впоследствии их распечатать), а старые вложить в новые?

Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2. Следовательно, ее можно заполнять как в рукописном варианте, так и в печатном.

Также отметим, что обязательность ведения карточки по форме Т-2 установлена в п. 12. Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в котором говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Следовательно, в случае ведения личной карточки в печатном виде Вам придется каждый раз при внесении каких-либо изменений перепечатывать ее, а, следовательно, и заново собирать подписи работника. Вследствие чего, может возникнуть проблема, что работник просто откажется подписывать записи внесенные ранее.

Таким образом, можно сказать, что законодательство не запрещает вести личную карточку ф. Т-2 как в рукописном так и в печатном виде. При этом, в случае ведения личной карточки в печатном виде, каждый раз при внесении изменений в карточку Вам необходимо будет распечатывать данную карточку с новыми данными. Следовательно, по нашему мнению данный вариант является весьма сомнительным, вследствие чего, может возникнуть масса проблем. Поэтому, по нашему мнению, личную карточку все же необходимо вести вручную, внося в нее все сведения в процессе изменения или дополнения данных.

2. Если будут заведены новые - то от какого числа их можно заводить (с момента вступления в должность специалиста по кадрам)?

В графе "Дата составления" личной карточки подразумевается проставление даты заполнения карточки.

Следовательно, в связи с тем, что заполнять личную карточку рекомендуется именно по факту (например, при приеме), то и дата должна стоять в карточке именно первоначальная, т.е. дата приема.

Однако, если Вы желаете переписать личную карточку в связи с ветхостью, то в данном случае в графе "Дата составления" целесообразно проставлять дату именно фактическую, т.е. когда карточка переписана. При этом, старую карточку рекомендуем хранить вместе с новой карточкой в течение установленного срока хранения данного документа.

Таким образом, новую карточку заведите текущей датой, отличной от даты составления первоначальной карточки.

3. пункт 8. расчет стажа в личной карточке, можно считать на момент заведения личной карточки то есть с февраля 2015 года.

Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).

Следовательно, в связи с тем, что вы просто приводите карточку в надлежащий вид, то и стаж вам необходимо указать именно на дату приема работника, на работу, рассчитав его на основании трудовой книжки работника.

4. Нужно ли тогда в ново заведенной карточке прописывать предыдущие пункты прописанные в старой (все отпуска, все аттестации, все переводы на работе) или только отразить последний?

Да, в данном случае вам необходимо как переписать все старые данные, так и внести все новые данные с учетом произошедших изменений.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ:Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Оформление личной карточки

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

Ситуация: Можно ли оформить заново личную карточку, если оформленная при приеме пришла в негодность

Трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован. На практике взамен пришедших в негодность личных карточек оформляют новые.

Личная карточка – важный кадровый документ, содержащий структурированную и обобщенную информацию о сотруднике, подлежащий длительному хранению. Если оформленный при приеме на работу документ не позволяет продолжать с ним работу и получать информацию, то возникает вынужденная необходимость переоформить личную карточку.

При этом действующее законодательство не содержит норм, регулирующих действия работодателя в случае износа личной карточки, и не устанавливает запрета на оформление новой личной карточки, если ранее оформленная карточка пришла в негодность, например истрепалась.

На практике рекомендуют переоформить пришедшую в негодность карточку. С этой целью следует издать приказ руководителя об оформлении дубликатов личных карточек с указанием причин нового оформления и сотрудников, в отношении которых нужно провести такую замену. С данным приказом ознакомьте сотрудников, личные карточки которых пришли в негодность, под подпись. Пришедшие в негодность личные карточки уничтожать не нужно, поскольку работодатель обязан хранить личные карточки в течение 75 лет (п. 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Новую карточку заведите текущей датой, отличной от даты составления первоначальной карточки, а также сделайте на ее титульном листе пометку «Дубликат». После оформления дубликата личной карточки и переноса всех сведений ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Попросите его, чтобы он сверил все перенесенные сведения и написал «Все сведения из личной карточки, оформленной тогда-то, перенесены верно». Данную запись сотрудник может сделать рядом с отметкой «Дубликат» или в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки.

Факт оформления новой карточки взамен пришедшей в негодность рекомендуем дополнительно отразить в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки, например, так: «Личная карточка повторно оформлена тогда-то взамен пришедшей в негодность ранее оформленной тогда-то личной карточки».

Ситуация: В течение какого срока после приема сотрудника необходимо заполнить его личную карточку

Действующим законодательством не установлен срок, в течение которого работодатель обязан завести личную карточку на нового сотрудника.

На практике при оформлении личных карточек работодатели применяют по аналогии сроки, установленные для оформления и заполнения трудовых книжек. Объясняется это тем, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель должен ознакомить сотрудника под подпись в его личной карточке, в том числе с записью о приеме на работу. Такие правила предусмотрены пунктом 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Так, работодатель должен вести трудовые книжки на всех сотрудников, проработавших в организации свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). А трудовую книжку сотруднику, принятому на работу впервые, оформляют в течение недели со дня приема на работу (ч. 4 ст. 65 ТК РФ, п. 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Представляется, что личные карточки следует оформлять сотрудникам в те же сроки, в какие вносятся записи в их трудовые книжки.

Ситуация: На какой бумаге нужно распечатывать личные карточки сотрудников: на обычной или картонной

Трудовое законодательство не содержит ответа на данный вопрос. Представляется, что организация может самостоятельно определить вид бумаги, используемой для ведения личных карточек.

Объясняется это следующим.

Ведение личных карточек в электронном виде законодательством не предусмотрено. Поэтому личные карточки сотрудников организация должна вести на бумажных носителях. При этом в законодательстве не установлены требования в отношении конкретного вида бумаги, на которой следует распечатывать бланки личных карточек. Поэтому организация может самостоятельно решить вопрос о виде бумаги, на которой будут распечатаны бланки личных карточек. Например, на обычной или картонной. Соответствующее положение можно отразить в локальном акте организации, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

Ситуация:Может ли организация вести личные карточки сотрудников в электронном виде (не распечатывая)

Нет, не может.

В действующем трудовом законодательстве нет запрета на ведение личных карточек сотрудников в электронном виде. Однако реквизиты самой карточки предусматривают подтверждение подписью сотрудника вносимых данных, что делает ведение личной карточки в электронном виде невозможным. В частности, подпись сотрудника потребуется при заполнении раздела «Прием на работу и переводы на другую работу». С каждой записью, вносимой в данный раздел, организация обязана ознакомить сотрудника под подпись в графе 6. Такой порядок установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Пункт 8 раздела «Общие сведения»

Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы» (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет). Его рассчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов (трудовых договоров, справок с мест работы и т. п.).

Общий трудовой стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая – из дат увольнений. Следующий шаг – из второй суммы вычтите первую.

Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев – добавить 12. И уже 12 уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней – добавить 30 дней и уменьшить их на отрицательное количество дней.

При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения.

Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.

Такой порядок приведен в пункте 61 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Понятие «непрерывный трудовой стаж» в настоящее время в законодательстве практически не используется. Поэтому в пункте 8 (в графе «непрерывный стаж») укажите страховой стаж, на основании которого впоследствии будет рассчитываться больничное пособие.

Порядок исчисления стажа работы, дающего право на надбавку за выслугу лет, устанавливается соответствующими нормативными документами для каждого отдельного ведомства. Например, для сотрудников госархивов – постановлением Минтруда России от 26 апреля 2000 г. № 34.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

26.02.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль