Как вписывать в журнал учета движения трудовых книжек в новом месте работы?

330

Вопрос

В нашем банке разветвленная региональная структура, включающая несколько филиалов. Головной офис в москве имеет службу управления персоналом, которая ведет кадровое делопроизводство по головному офису и части филиалов и иных выделенных подразделений. В красноярске находится территориальное подразделение, в котором так же есть служба управления персоналом, отвечающая за кадровое делопроизводство в этом регионе и ряду филиалов, расположеных в сибири. У каждой из служб свой учет в том числе и трудовых книжек работников, ведутся свои журналы учета и движения трудовых книжекиногда возникает ситуация, когда работника из сибири переводим на повышение в москву. Фактически от одной кадровой службы в другую пересылается весь пакет документов работника, в т. Ч. И трудовая книжка, для дальнейшего ведения в другом подразделениипрошу разъяснить следующую ситуацию: каким образом выписывать "выбывающую" трудовую книжку из регионального учета и как вписывать в журнал учета движения трудовых книжек в новом месте работы? Что указывать в основании для выдачи книжки, должен ли работник ставить свою подпись? С уважением. Анучкина аннаа

Ответ

Ответ на вопрос:

Как мы поняли из вашего вопроса, у вас ведется децентрализованное кадровое делопроизводство.

Вместе с тем, перевод сотрудника из одного филиала в другой, который расположен в другой местности, при сохранении должности нужно оформить как постоянный перевод в пределах одной организации. Соответственно, трудовые отношения работника и организации продолжаются.


Читайте о приеме трудовой книжки еще больше по ссылке.


Также отметим, что в соответствии со статьей 66 ТК РФ, с момента приема на работу ответственность за сохранность трудовой книжки работника полностью ложится на работодателя. Так как если работник предоставил свою трудовую книжку, то работодатель продолжает вести ее, если у работника нет трудовой книжки, то работодатель заводит новую. При этом, работодатель выдает сотруднику оригинал трудовой книжки при увольнении, а также для целей его обязательного социального страхования и обеспечения.


Читайте подробнее об учете трудовых книжек по этой ссылке.


Таким образом, можно сделать вывод, что при переводе работника из филиала в другое структурное подразделение или головной офис выдавать ему на руки трудовую книжку не нужно. В данном случае вам необходимо передать трудовую книжку самостоятельно, используя почтовый перевод или с ответственным сотрудником лично. Для подтверждения факта передачи такой трудовой книжки от принимающего трудовую книжку кадрового работника иного подразделения нужно получить документ, подтверждающий получение трудовой книжки (Как правило, это Акт приемки-передачи документов)

Соответственно, в данном случае, рекомендуем в Книге учета движения трудовых книжек указать номер и дату приказа о переводе работника в головной офис, и ставить подпись работника в данном случае не целесообразно, т.к. трудовая книжка по факту работнику не выдается.

Трудовую книжку нужно передать в иное подразделение по акту (под роспись ответственного лица), в книге учета движения трудовых книжек можно указать данные этого акта.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Перевод сотрудника при сохранении должности между филиалами, которые расположены в разных местностях, следует оформить по общим правилам постоянного перевода в пределах одной организации.

Объясняется это следующим. Переводом признают изменение структурного подразделения, указанного в трудовом договоре сотрудника, в случае если новое подразделение расположено в другой местности. При этом под другой местностью понимают местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2). Такой вывод следует из положений частей 1 и 3 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ.

При этом необходимо учитывать следующее:

Таким образом, перевод сотрудника из одного филиала в другой, который расположен в другой местности, при сохранении должности нужно оформить как постоянный перевод в пределах одной организации.

О порядке документального оформления такого перевода см. Какие документы нужно оформить при переводе сотрудника в пределах одной организации.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Нет, не нужно.

Обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Соответственно они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ). Таким образом, если сотрудника перевели из одного подразделения в другое, смены работодателя не произошло. Сотрудника не увольняют, а значит, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении ему не положена (ст. 127 ТК РФ).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Как оформить постоянный перевод сотрудника из одного филиала организации в другой. Филиалы расположены в разных местностях, должность сотрудника не меняется
    • если филиал изначально не был указан в трудовом договоре сотрудника, то его переход в другой филиал, даже расположенный в другой местности, при сохранении должности нужно оформить по правилам перемещения. Это следует из части 1 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ;
    • переход сотрудника между филиалами, расположенными в одной местности, при сохранении должности следует также оформить по правилам перемещения. Это следует из части 3 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ.
  2. Ситуация:Нужно ли выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если его перевели в другое обособленное подразделение организации
  3. Ответ:Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации

Отличие перевода от перемещения

Следует различать перевод на другую работу в пределах одной организации от перемещения. В обоих случаях сотрудник остается работать в пределах той же организации. Однако эти понятия не идентичны. При перемещении сотрудника меняется его рабочее место. При этом условия трудового договора и трудовая функция остаются прежними. То есть сотрудник выполняет ту же работу при смене рабочего места. В этом случае получать согласие на перемещение самого сотрудника не нужно.

При переводе происходит изменение условий трудового договора и трудовой функции сотрудника. Сотрудник считается переведенным на новую должность в той же организации (без изменения местности) при выполнении хотя бы одного из условий:

  • изменение трудовой функции, предусмотренной трудовым договором. При этом место работы может измениться или оставаться прежним;
  • изменение структурного подразделения, в котором работает сотрудник. В случае когда структурное подразделение как место работы было указано в трудовом договоре с сотрудником.

Перевод допускается только с письменного согласия сотрудника. Запрещается переводить сотрудника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Такие правила установлены статьей 72.1 Трудового кодекса РФ и разъяснены в пункте 16 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2.

Документальное оформление перевода

Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о переводе. Если администрация организации – нужно получить письменное согласие сотрудника на перевод. На практике чаще всего согласие оформляется следующим образом. Сотрудник пишет на приказе о переводе: «Согласен на перевод». В то же время уведомить сотрудника нужно до издания приказа (ст. 72 и 73 ТК РФ). Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. При отказе сотрудника от перевода его можно уволить:

Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, нужно подготовить представление о переводе. В этом документе руководитель подразделения должен дать характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновать причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием для издания приказа о переводе по форме № Т-5 (№ Т-5а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме являются изменения к трудовому договору. Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения.

Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и положений статей 57, 72 и 72.1 Трудового кодекса РФ.

Обратите внимание, что при переводе сотрудника в пределах одной организации работодатель не может установить ему испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).

Также при переводе необходимо обращать внимание на срок заключенного договора и характер будущих отношений, поскольку в ряде случаев возложенный перевод может быть сопряжен с изменением срока трудового договора. Так, например, если текущие отношения носят срочный характер, а по новой должности – бессрочный, то может возникнуть необходимость не только перевести сотрудника на новую должность, но и оформить изменение вида трудового договора. Такая необходимость может возникнуть и в ситуации, например, когда текущие отношения заключены на неопределенный срок, но новая должность предполагает наличие срочного трудового договора (например, в случае перевода на должность генерального директора, чей срок полномочий может быть ограничен уставом организации). Поскольку в общем случае менять срок заключенного трудового договора нельзя, переход сотрудника на новую должность при необходимости смены характера отношений (срока трудового договора) необходимо будет оформить не как перевод, а как увольнение с последующим приемом на работу.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

24.02.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.67%
  • Иногда 56.25%
  • Не оформляем срочников 19.08%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль