Как оформить кадровую работу в филиале?

53

Вопрос

Разъясните как оформить кадровую работу в филиале. Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Как мы поняли из Вашего вопроса, у Вас предполагается ведение кадрового делопроизводства децентрализовано.

Децентрализованная форма предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах).


Читайте о профстандартах для кадровика больше информации в статье по ссылке.


Следовательно, если организация ведет децентрализованный учет, то в данном случае в штатном расписании филиала организации должна быть предусмотрена либо служба персонала, либо отдельный сотрудник, который будет заниматься кадровым учетом. При этом, в данном случае, все кадровые процедуры, а также документы ведутся на месте (т.е. трудовые книжки, личные дела и т.д.). Руководитель филиала в этом случае должен иметь доверенность на право заключения, изменения и расторжения трудовых договоров, оформления приказов, в том числе о приеме, увольнении, привлечении к дисциплинарной ответственности, материальном и моральном стимулировании работников и пр.

Также, при децентрализованном учете, все оригиналы локальных документов необходимо разработать в Вашем филиале. При этом, локальные акты «выглядеть» будут также, как аналогичные акты головной компании. В реквизитах «Утверждаю» может быть подпись директора филиала (если ему выдана доверенность на право утверждения таких актов), либо подпись руководителя головной организации. Вместе с тем, в текстах данных документов должна быть оговорка о том, что действие данных актов распространяется только на работников филиала.

Что касается книги учета движения трудовых книжек, то она ведется одна на все юридическое лицо. Однако, в связи с тем, что, как мы поняли, и трудовые книжки работников будут вестись непосредственно в филиале, при условии, что филиал снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала (обособленного подразделения) или дополнительной надписью «Для кадровых документов», то и книга учета движения трудовых книжек также должна вестись непосредственно в вашем филиале. При этом, вам необходимо назначить ответственного работника за ведение, заполнение и учет трудовых книжек.

Таким образом, можно сказать, что конкретную форму ведения кадровой документации Вы можете определить самостоятельно в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же зафиксируйте порядок и место ведения кадровых документов, а также правила их хранения.

Однако отметим, что независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем. При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации. Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

Также отметим, что при децентрализованной форме ведения делопроизводства филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица.

Подробности в материалах Системы:

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Нет, нельзя.

Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации
  2. Ситуация:Можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации
  3. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 55. Представительства и филиалы

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

26.01.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.37%
  • Иногда 56.38%
  • Не оформляем срочников 19.25%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль