Каким образом осуществить передачу документации для одного работника на двух предприятиях?

44

Вопрос

Предприятие имеет дочернюю фирму. В обоих предприятиях есть по одному сотруднику отдела кадров. В связи с сокращением штатной единицы, работника дочерней фирмы сокращают, а работник основного предприятия будет выполнять работу на двух предприятиях. Каким образом осуществить прием - передачу документации? Кто из работников должен заниматься оформлением акта приема - передачи, служебки, приказа по передаче документов, если таковые нужны?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать, что законодательство не содержит какого-либо конкретного порядка в данном случае. Следовательно, процедуру передачи и перечень документов, которые передаются, желательно установить локальным нормативным актом организации.

Также необходимо отметить, что документы в данном случае следует передавать не из рук в руки, а конкретно по акту приема-передачи. В свою очередь, акт приема-передачи, как правило, составляется в произвольной форме. В акте необходимо отразить:

– наименование документов (иногда, перечень документов может прилагаться отдельным документом в форме описи);

– какое количество экземпляров тех или иных документов передается, а иногда и количество листов;

– указать на состояние самих документов (износ, неправильность заполнения и т.п.), при необходимости.

Поскольку акт приема-передачи является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах.

Таким образом, в связи с тем, что кадровые документы передает увольняющееся лицо, продолжающему работать сотруднику, то логичнее предположить, что составлять акт должен работник именно дочерней фирмы.

После того, как будут описаны и сформированы все передаваемые кадровые документы, то вместе с актом приема-передачи необходимо осуществить непосредственно саму передачу документов. В данном случае это можно сделать либо лично, либо если это физически не возможно, с использование почтовых пересылок.

Следовательно, процедура приема-передачи кадровых документов довольно долгая, но необходимая, поскольку не только освобождает нового сотрудника от ответственности за отсутствие или неправильное заполнение того или иного документа, но и позволяет оценить состояние кадровых документов и сразу исправить допущенные предыдущими работниками ошибки.

Образец акта приема-передачи дел указан ниже по тексту.

Примечание:

Не понятна сама конструкция, описанная в вопросе:

Если в одной из организаций вы сокращаете ставку кадровика, то вы не сможете принять кадровика иной организации даже по совместительству. Чтобы принять работника на работу нужно, чтобы должность (а) была в штатном расписании, (б) была вакантна или временно свободна (в период отпуска, болезни основного работника).

Если вы оформляете аутсорсинг, то есть передачу функции по ведению кадрового учета иной организации, то порядок оказания услуг должен быть определен в договоре возмездного оказания услуг. В нет же должен быть описан процесс приемки-передачи документов. В этом случае также вы должны имеет ввиду, что ряд функций могут выполнять только штатные работники организации (например, вести трудовые книжки работников)

Заключение же с кадровиком гражданско-правового договора о ведение кадрового учета иной организации мы не можем рекомендовать в силу ст. 15 ТК РФ, которая прямо запрещает заключение гражданско-правовых договоров, которыми прикрываются трудовые отношения

Подробности в материалах Системы:

  1. Формы:Акт приема-передачи дел при смене сотрудника
«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)
 
  УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
15.06.2012
   

АКТ № 2
приема-передачи дел

г. Москва 15.06.2012

В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. № 25 комиссия в составе: главного бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера А.С. Кондратьева, в присутствии менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу дел по состоянию на 15 июня 2012 г. от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой. В дела входят следующие документы:

Наименование Количество Примечание
1 Приказы по личному составу 2002-2007 гг. 74  
2 Личные дела 56  
3 Личные карточки 50  
... ... ... ...
       

При приеме-передаче дел установлено:

1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом состоянии.

2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о переводе на другую работу.

3. Отсутствуют табели учета рабочего времени за период с 01.02.2011 до 01.10.2011.

4....

Приложение:

1. Перечень дел работников организации «Альфа» на двух листах.

2. Перечень трудовых книжек организации «Альфа» на двух листах.

Подписи сторон:

Сдала:    
Менеджер по персоналу   И.А. Игнатьева
15.06.2012    
     
Приняла:    
Специалист по кадрам   Е.В. Иванова
15.06.2012    
     
Председатель комиссии:    
Главный бухгалтер   А.С. Глебова
15.06.2012    
     
Члены комиссии:    
Директор по персоналу   Е.В. Пригожева
15.06.2012    
     
Менеджер   А.С. Кондратьев
15.06.2012    
     

21.01.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.07%
  • Иногда 56.48%
  • Не оформляем срочников 19.44%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль