Допустимо ли предоставлять в ОМВД копии записи в книге учета движения трудовых книжек?

37

Вопрос

Подскажите, пожалуйста: "в нашу организацию поступил запрос с омвд по нашему району о предоставлении в омвд копии записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по конкретному сотруднику. можем ли мы предоставить такую копию, если учитывать, что в данном журнале есть данные на других сотрудников (ф.и.о., даты, серии и номера трудовых книжек)? не будет ли это разглашением персональных данных?

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии с п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на ее основании физическому лицу. К такой информации относятся, в частности, фамилия, имя, отчество этого лица, год, месяц, дата и место его рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы.


Вы узнаете больше об учете трудовых книжек, если перейдете в материал.


Оператором персональных данных является государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие или осуществляющие обработку таких данных, а также определяющие цели и содержание обработки (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).


Интересная информация об учете трудовых книжек размещена здесь.


Понятие "обработка персональных данных" включает в себя весь спектр действий (операций) с персональными данными, в том числе: их сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (передачу), обезличивание, блокирование и уничтожение.

Следовательно, в силу Закона № 152-ФЗ как только в распоряжении организации появляются данные любого лица, эта организация становится оператором персональных данных и обязана обеспечить их защиту. Обработка таких данных осуществляется только с письменного согласия сотрудников.

Однако, в отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Например, в соответствии со статьей 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, – она может осуществляться без согласия сотрудника – субъекта персональных данных. Например, когда обязанность передачи им сведений, относящихся к персональным данным сотрудника, закреплена за работодателем законом либо необходима для достижения установленных законом целей (например, суды, прокуратуру и т. п.). В данном случае согласно Федеральному закону от 07.02.2011 N 3-ФЗ

(ред. от 12.02.2015, с изм. от 06.04.2015) "О полиции".


О правилах заполнения кадровых документов читайте подробнее здесь.


Вместе с тем, все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Таким образом, можно сказать, что в соответствии с законодательством, предоставление персональных данных по письменному запросу в МВД можно осуществить без письменного согласия работника.

Чтобы не разглашать данные иных работников, можно сделать не копии записи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а выписку из нее на конкретного работника.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: В каких случаях согласие сотрудника на передачу персональных данных не требуется

В отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Например, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, – она может осуществляться без согласия сотрудника – субъекта персональных данных. Об этом сказано в статье 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

К таким случаям относится передача сведений в:

Кроме того, согласие не требуется в следующих случаях:

  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе опубликование и размещение персональных данных сотрудников в сети Интернет (например, Законом от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗЗаконом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ и рядом иных актов);
  • проводится обработка персональных данных близких родственников сотрудника в объеме, предусмотренном личной карточкой (по унифицированной форме № Т-2 или самостоятельно разработанной форме), а также в случаях получения алиментов, оформления социальных выплат и допуска к государственной тайне;
  • обработка сведений о состоянии здоровья сотрудника относится к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;
  • обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании;
  • обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно.

Об этом говорится в пунктах 1–5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Также работодателю следует помнить, что не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Все возможные случаи, когда согласие на обработку персональных данных не требуется, приведены впунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

16.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.32%
  • Иногда 56.56%
  • Не оформляем срочников 19.12%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль