Как правильно создать систему регистрации приказов по отпускам?

202

Вопрос

Хотелось бы сделать удобную систему регистрации приказов по отпускам. Мы ведем учет отпусков в 1С, следовательно список отпусков будет единым. Возможно ли разделить отпуска на оплачиваемые (установив индекс оо), без сохранения зарплаты (индекс од), учебные (оу) и при этом ставить единую сквозную нумерацию. Те. 1-оо, 2-оо, 3-од, 4-оу, 5-оо или более правильно все же делать отдельную нумерацию по каждому виду приказов 1-оо, 2-оо, 1-од, 3-оо, 1-оу?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что приказы по кадрам делятся на несколько групп (по личному составу, по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности). При этом, на практике, рекомендуется хранить каждый вид приказов в отдельной папочке. Следовательно, и нумерацию необходимо вести по каждому виду приказов отдельно.

В свою очередь, приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

  • О приеме на работу;
  • О прекращении действия трудового договора;
  • О переводе на другую работу;
  • О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  • О предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  • О направлении в зарубежную командировку;
  • О поощрении работника;
  • Об изменении фамилии;
  • О назначении на должность;
  • О совмещении должностей / профессий;
  • Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  • Об установлении надбавки к должностному окладу.

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
  • О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  • О привлечении к сверхурочным работам;
  • О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  • О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  • Об отстранении от работы;
  • О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  • Об объявлении выговора.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Также необходимо отметить, законодательство не запрещает формировать папки по названиям самих документов (например, приказы о ежегодном оплачиваемом отпуске, приказы об отпуске без сохранения и т.д.).

Таким образом, в связи с тем, что законодательство не содержит четкого требования к нумерации кадровых приказов, то вы можете поступить одним из вариантов указанных выше. Однако, мы рекомендуем все же разделить приказы по срокам хранения и вести нумерацию по каждому виду приказов (т. е. внутри папки) отдельно.

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации см. ниже.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ:Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
  • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
  • обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрационный индекс

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

  • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов – «к», «ок» или «лс».

В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» – прием на работу, «от» – отпуск, «к» – командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.

В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, «пр» – прием на работу рабочего, «пс» – прием на работу специалиста.

Регистрационная форма

Регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;
  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Ситуация:Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

  • регистрации приемов на работу;
  • регистрации переводов сотрудников;
  • регистрации увольнений с работы;
  • учета личных дел;
  • регистрации трудовых договоров;
  • учета совместителей;
  • регистрации справок и т. п.

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

26.12.2014

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль