Как оформить сотрудника, который может и желает отвозить своих коллег домой?

63

Вопрос

Подскажите пожалуйста, у на периодически возникает вопрос о доставке работников домой (когда мы их привлекаем к работе). Наш работник готов отвозить их домой на своем транспорте.? Как мы должны это оформить, что бы возмещать ему расход на бензин? И есть ли какие требования или ограничения к работнику который будет отвозить коллег?

Ответ

Ответ на вопрос:

Работодатель вправе в своих локальных актах и трудовых договорах с работниками закрепить условие об обеспечении доставки работников из дома (ближайших населенных пунктов).

Расходами на оплату труда признаются любые выплаты и вознаграждения, понесенные в пользу работников и предусмотренные в трудовых (коллективном) договорах, кроме тех, которые поименованы в ст. 270 НК РФ (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ). В п. 26 ст. 270 НК РФ указано, что для целей налога на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами и ведомственным транспортом не признаются, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию в силу технологических особенностей производства и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми или коллективными договорами.

Минфин России в Письме от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49 указал, что организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой работников, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами.

При этом технологической особенностью производства признается несовпадение графика работы общественного транспорта с режимом работы организации (Письмо Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/449 (http://www.1kadry.ru/#/document/99/902367952/?step=12),

Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15.03.2013 N А27-11302/2012 (http://www.1kadry.ru/#/document/99/470301458/?step=14),

ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 N Ф03-2085/2011 (http://www.1kadry.ru/#/document/99/883926695/?step=16),

ФАС Московского округа от 01.04.2009 N КА-А40/2218-09 (http://www.1kadry.ru/#/document/99/875477500/?step=18),

Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.06.2009 N 09АП-8089/2009-АК (http://www.1kadry.ru/#/document/97/14756/?step=20)).

Таким образом, в целях исчисления налогов, а также дополнительного нематериального стимулирования труда персонала целесообразно указывать положение о доставке персонала до места работы в трудовых договорах.

Что касается работника, который будет доставлять персонал до работы и обратно.

Использование работником личного автомобиля в служебных целях можно оформить гражданско-правовым договором аренды транспортного средства:

1. С экипажем. По поводу возможности заключения такого договора с сотрудником организации единой точки зрения не сложилось. Согласно ГК РФ (п. 2 ст. 635 ГК РФ), при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях. Это прямо предусмотрено в ст. 635 ГК РФ. В связи с чем данную форму договора с работником использовать не рекомендуется.

2. Без экипажа. С владельцем автотранспортного средства можно заключить договор аренды автомобиля без экипажа (примерную форму договора см. в доп. материалах), а обязанности по управлению и технической эксплуатации автомобиля предусмотреть в трудовом договоре (должностной инструкции) сотрудника, если именно в его трудовую функцию входит управление автомобилем. В таком случае проведение медосмотра будет обязательным (подробнее об этом см. в доп. материалах). При этом отметим, что в таком случае данное время у работника должно быть рабочим. Работа по совместительству водителям по аналогичной должности запрещена. Если в трудовую функцию работника управление транспортным средством не входит, то с работником целесообразно заключить отдельный трудовой договор по внутреннему совместительству (если работник будет осуществлять перевозки в свободное от работы время). Для этого нужно ввести должность водителя (если в штатном расписании ее нет).

Также при назначении на должность водителя должны быть учтены требования к квалификации согласно Квалификационного справочника профессий рабочих, которым устанавливаются месячные оклады, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 20.02.1984 N 58/3-102. В данном Справочнике установлены квалификационные характеристики водителей 1-го, 2-го и 3-го класса: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/99/9012753/bssphr1619/.

Вместо заключения договора аренды можно включить в трудовой договор условие об использовании личного автомобиля работника и о выплате работнику компенсации. Данное условие может быть оформлено как дополнительное соглашение к трудовому договору (образец см. в доп. материалах). Если функции по перевозке пассажиров не входят в трудовую функцию работника, то эту дополнительную работу также, как было указано выше, либо оформить как совмещение, либо как внутреннее совместительство (в зависимости от того, в какое время работник будет осуществлять эту дополнительную работу). В данном случае работник должен будет пройти медосмотр, проходить ежедневный предрейсовый и послерейсовый мед.осмотр., а также должны быть учтены требования к его квалификации тоже в том случае, если управление автомобилем будет входить в его трудовую функцию. Медицинские осмотры для водителя обязательны при любом оформлении трудовых отношений.

СМ. ОБ ЭТОМ: ПИСЬМО МИНЗДРАВА РОССИИ, МИНТРАНСА РОССИИ ОТ 21.08.2003 № 2510/9468-03-32О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств

Дополнительно: Как организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры сотрудников

Подробности в материалах Системы:

1. Правовая база: ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49

О вопросах учета расходов в виде выплат сотрудникам и расходов на благоустройство территории по налогу на прибыль организаций


Вопрос:
Филиал федерального государственного предприятия просит дать разъяснения на ряд сложившихся вопросов в части налогообложения:
1. Нами заключен договор со строительной фирмой на реконструкцию здания. В этом году данное основное средство планируется введению в эксплуатацию. Для ввода в эксплуатацию здания необходимо провести благоустройство территории (планировка территории, асфальтирование дорожек).
Просим дать разъяснение: должны ли мы увеличить первоначальную стоимость основного средства на сумму благоустройства, с последующим начислением амортизации, в бухгалтерском и налоговом учетах? Либо единовременно списать в расходы предприятия для целей налогообложения?
2. Нами заключен договор со строительной фирмой на кап. ремонт здания. В этом году планируется завершение ремонта здания. В ходе кап. ремонта территория, прилегающая к зданию, требует благоустройства (асфальтирования)
Просим дать разъяснение: можем ли мы единовременно списать в расходы предприятия благоустройство территории для целей налогообложения?
3. На основании коллективного договора по разделу "В сфере социальных гарантий Работникам" компенсируется 1 раз в год работникам предприятия 50% стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно в соответствии с маршрутом следования в купейном (плацкартном) вагоне пассажирского поезда по территории Российской Федерации.
Просим дать разъяснение: можем ли мы списать данные выплаты в расходы предприятия для целей налогообложения?
4. На основании коллективного договора по разделу "В сфере социальных гарантий Работникам" компенсируется работникам предприятия расходы по проезду от места жительства до места работы и обратно пригородным железнодорожным транспортом.
Просим дать разъяснение: можем ли мы списать данные выплаты в расходы предприятия для целей налогообложения?

Министерство финансов Российской Федерации
ДЕПАРТАМЕНТ НАЛОГОВОЙ И ТАМОЖЕННО-ТАРИФНОЙ ПОЛИТИКИ
ПИСЬМО
от 20 мая 2011 года N 03-03-06/4/49

[О вопросах учета расходов в виде выплат сотрудникам и расходов на благоустройство территории по налогу на прибыль организаций]

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросам учета расходов в виде выплат сотрудникам и расходов на благоустройство территории по налогу на прибыль организаций и сообщает следующее.
Согласно статье 255 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Исходя из пункта 25 статьи 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда могут включаться любые виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренные трудовым договором и (или) коллективным договором.
Вместе с тем следует учитывать, что порядок учета расходов на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска в целях налогообложения прибыли имеет отдельное нормативное регулирование и, соответственно, такие расходы могут приниматься при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в порядке, предусмотренном специальными положениями главы 25 НК РФ.
В соответствии с пунктом 7 статьи 255 НК РФ в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда учитываются фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, - для иных организаций.
Статьей 325 Трудового кодекса Российской Федерации предусматривается, что компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно предусмотрена для лиц, работающих в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов на оплату труда учитываются расходы, связанные с оплатой проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска и обратно (включая расходы по провозу багажа) только для работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Согласно пункту 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
Учитывая изложенное, считаем, что организация вправе отнести на расходы затраты, связанные с перевозкой работников, если данные расходы обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
В соответствии с пунктом 5 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций не учитываются расходы по приобретению и (или) созданию амортизируемого имущества, а также расходы, осуществленные в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, технического перевооружения объектов основных средств.
Расходы капитального характера формируют первоначальную стоимость объекта строительства, которая погашается по мере начисления амортизации, учитываемой в расходах при определении налога на прибыль организаций.
Согласно пункту 1 статьи 257 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением налога на добавленную стоимость и акцизов.
В соответствии с пунктом 2 статьи 256 НК РФ объекты внешнего благоустройства относятся к амортизируемому имуществу, по которому в целях налогообложения прибыли начисление амортизации не производится.

В связи с недостаточностью информации в письме дать более точный ответ не представляется возможным.

Заместитель директора
Департамента
С.В.Разгулин

2. Ситуация: Какие сотрудники должны проходить обязательные медосмотры

Сотрудники, выполняющие определенные виды работ, проходят обязательные медосмотры за счет организации. К этой категории персонала относятся, в частности:

  • сотрудники, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, в т. ч. на подземных работах (ст. 213, 330.3 ТК РФ);
  • сотрудники, занятые на работах, связанных с движением транспорта, в том числе водители (ст. 213 и 328 ТК РФ, ст. 23 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ);

Перечни вредных и опасных производственных факторов и работ, предусматривающих обязательные медосмотры, приведен в приложениях 1 и 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.

Помимо этого существует ряд отраслевых документов, каждый из которых регулирует порядок проведения медосмотров в том или ином виде деятельности. Ими должны руководствоваться организации, которые подпадают под действие этих документов. Такой порядок подтверждается и статьей 213 Трудового кодекса РФ, и статьей 24 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ. Например, обязательные медосмотры предусмотрены для сотрудников, занятых:

Также обязательные медосмотры проходят сотрудники, не достигшие 18 лет, и профессиональные спортсмены (ст. 69, 266, 348.3 ТК РФ).

Порядок проведения обязательных медосмотров сотрудников, занятых на работах с вредными (опасными) производственными факторами, приведен в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н. Правила медосмотра водителей установлены в письме Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32. В отношении всех остальных категорий сотрудников, для которых специальных правил медосмотра не установлено, можно также применять эти документы.

Следует отличать медицинский осмотр, связанный с работами в опасных (вредных) условиях труда, от профилактического осмотра, проводимого для целей своевременного выявления патологических состояний и заболеваний в медучреждениях, в которых граждане получают первичную медико-санитарную помощь. Проведение профилактического осмотра взрослого населения не связано с проведением обязательного медосмотра и не подменяет его. Более того, сотрудники, обязанные проходить обязательные осмотры в соответствии со статьей 213 Трудового кодекса РФ, профилактическому осмотру не подлежат. Такие правила установлены пунктами 1–3 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 6 декабря 2012 г. № 1011н.

Из ответа «Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Формы: Дополнительное соглашение об использовании личного автомобиля работника

Закрытое акционерное общество «Альфа»

Дополнительное соглашение


к трудовому договору

г. Москва 14.06.2012

В дополнение к трудовому договору от 1 ноября 2011 г. № 20, заключенному между ЗАО


«Альфа» (работодатель) и гр. А.С. Кондратьевым (работник) стороны договорились о


нижеследующем.

1. С 1 июля по 31 декабря 2012 года для служебных поездок А.С. Кондратьев использует


автомобиль ВАЗ-2109 с объемом двигателя 1500 куб. см, регистрационный номер – К 406 КН 97,


номер паспорта технического средства – 50 МТ 798305, цвет – «мокрый асфальт»,


принадлежащий ему на праве собственности согласно паспорту технического средства.

2. За использование личного автомобиля для служебных поездок ЗАО «Альфа»


ежемесячно выплачивает А.С. Кондратьеву компенсацию в размерах, предусмотренных


постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (1200 руб. в месяц).

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 1 ноября


2011 г. № 20. Соглашение составлено в двух экземплярах, один из которых хранится у


работодателя, второй у работника. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

Генеральный директор ЗАО «Альфа» А.В. Львов

Работник: А.С. Кондратьев

˂….˃

4. Формы: Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 19


о назначении компенсации за использование личного автомобиля сотрудника

г. Москва 31.05.2013
   

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить менеджеру А.С. Кондратьеву ежемесячную компенсацию за


использование его личного легкового автомобиля марки Ford Focus с объемом двигателя


2500 куб. см, регистрационный номер – К 406 КН 97, номер паспорта технического средства


50 МТ 798305, цвет – «мокрый асфальт», в служебных целях с 3 июня 2013 года.

2. Утвердить сумму ежемесячной компенсации в размере 3000 руб. (согласно


расчету, приведенному в приложении 1 к настоящему приказу).

Основание: пункт 9 Трудового договора от 1 ноября 2011 г. № 20.

Генеральный директор   А.В. Львов
     

 

5. Формы: Договор аренды транспортного средства

ДОГОВОР АРЕНДЫ

ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА N__

г. _____________ "__" ________ ____ г.

_____________________________________________________________________________________, именуем___ в дальнейшем "Арендодатель, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем "Арендатор", в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе "Стороны", а по отдельности "Сторона", заключили настоящий договор (далее - Договор) о нижеследующем.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование транспортное средство (далее - Транспортное средство) без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Основные характеристики Транспортного средства:

- регистрационный знак _________________________________;

- идентификационный номер (VIN) ________________________;

- марка, модель ________________________________________;

- год выпуска __________________________________________;

________________________________________________________.

1.2. Передаваемое в аренду Транспортное средство является собственностью Арендодателя на основании (выбрать нужное)

- Договора купли-продажи N ___ от "_____" _________________ 20__ г.

- ______________________N ___ от "_____" _________________ 20__ г. (указывае

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль