Как добавить в структуру предприятия структурное подразделение - отдел кадров?

557

Вопрос

Директор нашего предприятия дал задание пересмотреть структуру предприятия и внести изменения, а именно добавить структурное подразделение - отдел кадров. На сегодняшний день численность предприятия 340 человек и один старший инспектор по кадрам. Как и с чего начать, ведь необходимо документально подтвердить о необходимости штатных единиц: инженера по нормированию труда, специалиста по кадрам, и начальника отдела??

Ответ

Ответ на вопрос:

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников могут применяться различные нормативы и методики расчета.

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78. Срок действия данных нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться. Никаких других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы нет.

Пример расчета численности сотрудников кадровой службы указан ниже по тексту.

Следовательно, после того как вы рассчитаете необходимую численность работников отдела кадров, можно приступить к оформлению непосредственно самого отдела кадров.

По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названия подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию.

Следовательно, отделам может быть присвоено любое наименование, установленное локальными нормативными актами. В данном вопросе следует руководствоваться принципом разумности и целесообразности. Название конкретного отдела следует подбирать исходя из специфики деятельности организации и тех задач, которые стоят перед отделом.

Также, порядок оформления нового структурного подразделения во многом зависит от действующей в Вашей организации системы локальных нормативных актов, других внутренних документов и сложившейся практики, которая может отразиться и в регламенте создания внутренних структурных подразделений. Решение о создании нового структурного подразделения, как правило, оформляется приказом. Содержание приказа во многом зависит от того, в какие документы должны быть внесены изменения при создании нового структурного подразделения.

Таким образом, Вам необходимо:

1. Оформить приказ о создании нового структурного подразделения (образец см. ниже).

2. Внести изменения в организационную структуру.

Во многих организациях утверждается организационная структура как один из внутренних документов. Как правило, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений, ключевых топ-менеджеров. Создание нового структурного подразделения в этом случае требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура. То есть, организационная структура может утверждаться:

  • единоличным исполнительным органом -руководителем организации (т.е. грифом "Утверждаю" на организационной структуре);
  • специально издаваемым документом (т.е. приказом об утверждении организационной структуры).

Изменения в организационную структуру вносятся аналогичным образом.

3. Внести изменения в штатное расписание.

Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры. Следовательно, создание нового структурного подразделения повлечет последующий набор персонала, для чего необходимо внести изменения в штатное расписание.

Внести изменения можно двумя способами:

  • издать приказ о внесении изменений в штатное расписание;
  • оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя.

Порядок внесения изменений представлен ниже по тексту.

4. Разработать Положение о структурном подразделении.

Место вновь создаваемого структурного подразделения в организации в целом, задачи, которые ставит руководство перед конкретным подразделением, а также функции, выполнение которых требуется от подразделения, характер его взаимодействия с другими структурными единицами и другие вопросы, связанные с его функционированием, традиционно отражаются в положении о структурном подразделении. Оно не является обязательным в силу действующего законодательства. Тем не менее его роль трудно переоценить.

Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации. Желательно, чтобы проект положения разрабатывал руководитель вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо, в подчинении которого данное подразделение будет находиться. Таким образом, можно будет четко зафиксировать ожидания руководства от его введения в организационную структуру.

Посмотрите как пример:
Положение о службе персонала

5. Разработать и утвердить должностные инструкции работников структурного подразделения

Разработка и утверждение должностных инструкций работников созданного структурного подразделения осуществляется в порядке, аналогичном разработке проекта и утверждения положения о структурном подразделении. Необходимо отметить, что ТК РФ не обязывает работодателя иметь должностные инструкции для работников. Тем не менее, их разработка, утверждение в установленном порядке и ознакомление с ними работников - в интересах работодателя. Ведь инструкции позволяют изначально минимизировать возможные конфликты между работниками и работодателями, связанные с тем, что точка зрения руководителя на определение обязанностей подчиненного может "разойтись" с точкой зрения работодателя. Кроме того, должностная инструкция дисциплинирует как работника, так и его руководителя.

После последовательного осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу вновь принимаемого персонала в созданное структурное подразделение или перевести в данное подразделение уже работающих работников.

Подробности в материалах Системы:

По общему правилу штатную численность сотрудников организации, в том числе ее отдельных подразделений, определяет ее руководитель по своему усмотрению в соответствии со структурой организации, ее функциями и уровнями управления. Вместе с тем, для расчета численности тех или иных сотрудников могут применяться различные нормативы и методики расчета.

В частности, при расчете численности сотрудников кадровой службы работодатель может использовать Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78. В настоящее время этот документ носит информационно-рекомендательный характер и может применяться работодателями в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Указанные нормативы позволяют рассчитать численность сотрудников кадровой службы на основании норм времени на конкретные виды работ, которые приходится выполнять сотрудникам отдела кадров, и их объемов.

Пример расчета численности сотрудников кадровой службы

Запланированная численность сотрудников «Альфы» – 500 человек.

Ежегодно планируют принимать на работу 50 сотрудников (из них ИТР – 20, рабочих – 30), увольнять – 45, оформлять пенсию – 20.

На основе планируемых данных с применением нормативов руководитель отдела кадров составил таблицу с необходимыми видами работ и рассчитал соответствующие коэффициенты.

№ п/п Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Номер норматива согласно Межотраслевым укрупненным нормативам времени, утвержденным постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 Норматив времени на единицу измерения, Топi, чел. – ч Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, Нврi, чел. – ч Объем работ за год, Vi Трудоемкость нормируемых работ, Тi, чел. – ч
1. Оформление документов при приеме на работу рабочих Один сотрудник норматив 1 таблицы 1 0,46 0,50 30 15
2. Оформление документов при приеме на работу ИТР Один сотрудник норматив 2 таблицы 1 0,74 0,80 20 16
3. Оформление документов при увольнении сотрудника Один сотрудник норматив 1 таблицы 2 0,39 0,42 45 18,9
4. Оформление документов сотруднику, уходящему на пенсию Один сотрудник норматив 1 таблицы 21 3,3 3,56 20 71,2
5. Составление отчета о численности сотрудников по полу и возрасту и рабочих по образованию Один отчет норматив 3 таблицы 23 10,75 11,61 1 11,61
...              
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) 3 780

Нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Нврi = Топi × (1 + К : 100),

где:

Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Топi – норматив времени на единицу измерения;
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности.

Коэффициент К принят равным восьми (п. 1.7 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78).

Трудоемкость нормируемых работ руководитель отдела кадров рассчитал по формуле: Тi = Нврi × Vi,

где:

Тi – трудоемкость нормируемых работ;
Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Vi – объем работ за год.

Такой порядок установлен в пункте 1.8 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78).

Годовую трудоемкость нормируемых работ (Тн) на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Тн = Тi1i2i3+...+Тin

Аналогично руководитель отдела кадров рассчитал годовую трудоемкость ненормируемых работ (Тнн).

Далее на основе составленной таблицы руководитель отдела кадров рассчитал общую годовую трудоемкость (То) по формуле:

То = Тн + Тнн

Нормативную численность сотрудников кадровой службы (Ч) руководитель отдела кадров рассчитал по формуле:

Ч = То : Фп,

где:

То – общая годовая трудоемкость;
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год – принимается в среднем равным 1 910 часам (п. 1.11 Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78).

Годовая трудоемкость ненормируемых работ руководителя отдела кадров «Альфы» – 40 часов.

Общая годовая трудоемкость (То) составит 4 820 чел./ч (3 780 чел./ч + 40 чел./ч).

Итого нормативная численность сотрудников кадровой службы (Ч) по расчету составила два человека (4 820 чел./ч : 1 910 ч).

Если при этом на кадровую службу возложены обязанности по ведению воинского учета, необходимо провести соответствующий расчет численности сотрудников, занимающихся воинским учетом в организации.

Если же кадровая служба выполняет и функции службы охраны труда, необходимо дополнительно провести соответствующий расчет численности сотрудников, занимающихся вопросами охраны труда в организации на основании Межотраслевых нормативов, утвержденных постановлением Минтруда России от 22 января 2001 г. № 10.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Назначение штатного расписания

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Обязанность составлять штатное расписание

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

Форма штатного расписания

Форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют организации государственного сектора. Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.

Исходя из указанного организациям рекомендуется составлять штатное расписание на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей можно вносить туда необходимые изменения.

Составление штатного расписания

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ о переименовании должности или об изменении размера зарплаты сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Внести изменения можно двумя способами:

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Как определить штатную численность кадровой службы организации
  2. Ответ:Как составить штатное расписание
    • штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
    • штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).
  3. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

  •  

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль