Каковы правила хранения кадровой печати?

23

Вопрос

Возник вопрос между мной, начальником ОК и заместителем директора по управлению персоналом по поводу использования и хранения кадровой печати.Поясните, у кого должна быть кадровая печать и где должна она храниться (в каком отделе)?Допускается ли использование кадровой печати другими должностными лицами? Кто имеет право пользоваться кадровой печатью?Кто ответственный за использование кадровой печати? Какая предусмотрена ответственность? Ответ закрепите нормативными актами.

Ответ

Ответ на вопрос:

Однозначного ответа на эти вопросы законодательство не содержит.

Исходя из общих правил документооборота, по аналоги с хранением кадровой документации можно прийти к выводу, что кадровые печати следует хранить в несгораемых металлических шкафах или сейфах. При этом рекомендуем назначить сотрудника, ответственного за хранение кадровых печатей, который будет иметь доступ к сейфу (несгораемому металлическому шкафу).

Что касается ответственности за использование кадровой печати, порядка её использования разными должностными лицами, то так как данные вопросы не разрешены законодательством, то работодатель вправе самостоятельно установить соответствующие правила (ст. 8 ТК РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Пресса: Журнал «Кадровое дело» № 7, Июль 2015

Применяем на практике

Печати отменили: как изменилась кадровая работа

В статье читайте:

Начиная с апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерные общества (АО) вправе, но не обязаны иметь печати (ст. 2, 6 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ (далее – Закон № 82-ФЗ)). В то же время требование о наличии печати по-прежнему сохраняется для других видов юридических лиц. В частности, для некоммерческих организаций (п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ), унитарных предприятий (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). Они продолжат использовать печать в порядке, утвержденном ГОСТом (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003, принятого постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003)). Рассмотрим, как отмена обязательных печатей для обществ отразилась на кадровой работе в таких компаниях.

Новые положения о печатях

Первое, на что нужно обратить внимание, – сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества (образец ниже). Организация обязана выполнить это условие, если желает использовать печать (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ (далее – Закон № 208-ФЗ), п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ (далее – Закон № 14-ФЗ)). В прежней редакции такого требования не было.

Второе. Закреплено, что печать при ее наличии необходимо применять в тех случаях, когда это прямо установлено федеральным законом (п. 7 ст. 2 Закона № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона № 14-ФЗ). Так, если устав организации предусматривает наличие печати, то этот реквизит обязателен на следующих документах:

– акт о несчастном случае на производстве (ч. пятая ст. 230 ТК РФ);
– журнал учета проверок (ч. 10 ст. 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ);
– доверенность для суда (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ) и др.

Если организация решила отказаться от печати и при этом еще не привела свой устав в соответствие с положениями Гражданского кодекса, действующими с 1 сентября 2014 года (Федеральный закон от 5 мая 2014 г. № 99-ФЗ), то будет удобно внести соответствующие изменения в устав одновременно с исключением из него положения о наличии круглой печати.

Третье. Общество вправе иметь печать любой формы, например треугольную, со своим наименованием либо вовсе отказаться от печати в пользу электронной подписи, голографических печатей, специальных бланков и др. (п. 7 ст. 2 Закона № 208-ФЗп. 5 ст. 2 Закона № 14-ФЗ). Перечисленные средства идентификации считаются наиболее защищенными от подделок. Ранее хозяйственные общества обязаны были иметь круглые печати, содержащие их полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения.

Процедура отказа от печати

Чтобы официально отказаться от печати, то есть перестать заверять ею первичные и иные документы, хозяйственному обществу нужно внести изменения в устав (п. 7 ст. 2 Закона № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона № 14-ФЗ). Соответственно, изменений вносить не нужно, если в уставе не упоминается о печати организации и вы планируете больше не использовать ее.

Важная статья: «Доверенности по-новому: проводим аудит работы с этими документами» (№ 9, 2013)

Решение об исключении из устава положения о наличии печати юридического лица должно принять общее собрание акционеров (участников) общества (п. 1 ст. 12 Закона № 208-ФЗ, п. 4 ст. 12 Закона № 14-ФЗ). Это значит, что необходимо созвать внеочередное собрание участников, оформить принятое решение протоколом и после этого зарегистрировать внесенные в устав изменения в налоговой инспекции (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ (далее – Закон № 129-ФЗ)). Заметим, что до момента регистрации изменений в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) компания обязана использовать печать (подп. «з» п. 1 ст. 5 Закона № 129-ФЗ).

Далее издать приказ руководителя об отказе от печати (образец ниже). О принятии такого решения целесообразно уведомить постоянных контрагентов, контролирующие органы, банк (образец ниже). На уведомлении, составленном в произвольной письменной форме, обязательно должна быть подпись физлица, уполномоченного представлять организацию (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003). После этого можно заверять документы только подписью руководителя организации или уполномоченного сотрудника.

Совет эксперта

Унифицированные формы приказов по личному составу не требуют печати

Нина КОВЯЗИНА,

заместитель директора Департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России (Москва)

В унифицированных формах приказов по личному составу (о приеме работника на работу (форма № Т-1), о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и др.) места для печати не предусмотрено и в указаниях по заполнению этих форм про печать ничего не сказано, поэтому присутствие этого реквизита в них не обязательно (таблица ниже). Однако в том случае, если работодатель применяет другие, собственные образцы приказов по личному составу, утвержденные в обществе, и в них включен такой реквизит, как печать организации или отдела кадров, то печать на документе необходима (ст. 8 ТК РФ, ст. 79 Закона № 402-ФЗ).

Кадровые документы, на которых печать не обязательна

Документ Основание
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (кроме акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)) Указания, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1
Собственные образцы первичных учетных документов, утвержденных в организации Часть 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Трудовой договор Части перваявторая ст. 57, ст. 67 ТК РФ
Гражданско-правовой договор (при отсутствии в нем условия о скреплении договора печатью) Пункт 1 ст. 160, ст. 434 ГК РФ

Спорные моменты

В Законе № 82-ФЗ перечислены немногочисленные случаи, когда организация, в уставе которой имеются сведения о печати, обязана ставить этот реквизит. Но нужно учитывать, что сами формы документов или указания по их заполнению могут предусматривать место для оттиска печати. Так, продолжают действовать подзаконные акты, которые требуют проставлять печати, в отношении:

В связи с тем что для обществ печать стала необязательным атрибутом, могут возникнуть сомнения, заверять записи в трудовой книжке печатью или только подписью (ст. 26 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Поскольку официальные разъяснения по этому вопросу отсутствуют, рекомендуем, как и раньше, проставлять печать в трудовых книжках, как того требуют подзаконные акты.

– трудовых книжек. Печатью организации или кадровой службы заверяют сведения о работнике или изменения в них на титульном листе трудовой книжки. Печатью работодателя – запись об увольнении (печать является подтверждением, что записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время работы, верны) (п. 35 Правил № 225, п. 2.2, 2.3 Инструкции № 69)1;
– акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, по унифицированной форме № Т-73 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (далее – Постановление Госкомстата России № 1));
– путевого листа (п. 12 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, раздел 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78);
– отчетности по налогам и страховым взносам. Например, справка по форме 2-НДФЛ (приложение № 1 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@), форма 4-ФСС (приложение № 1 к приказу ФСС России от 26 февраля 2015 г. № 59));
– листка нетрудоспособности (п. 65 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н) и др.

Возможны споры с проверяющими по поводу того, обязано или нет общество применять печать для оформления документов в перечисленных случаях. Ответ не так уж однозначен. С одной стороны, если в уставе не упоминается о печати юрлица, общество вправе обходиться без этого реквизита (п. 7 ст. 2 Закона № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Закона № 14-ФЗ). С другой – обязанность заверять указанные выше документы печатью предусмотрена подзаконными актами, которые приняты во исполнение требований федерального закона, и на этом основании требование о печати можно считать по-прежнему обязательным.

Таким образом, в ситуации, когда требование о наличии оттиска печати на документе предусмотрено нормами подзаконных актов, а не федерального закона, возникает коллизия. В идеале она должна разрешаться в пользу вышестоящих законов (ст. 3 ГК РФ), а на практике отсутствие печати на соответствующих документах при проверке могут посчитать нарушением. Исходя из этого, советуем пока не отказываться от печати совсем, а продолжать проставлять этот реквизит в установленных случаях вплоть до того, когда нормы, противоречащие федеральному закону, будут скорректированы.

Нормативная база

Документ Поможет вам
Статьи 26 Федерального закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ Убедиться, что хозяйственное общество вправе отказаться от круглой печати в пользу других средств идентификации. Например, электронной подписи, специальных бланков и т. д.
Пункт 4 ст. 185.1 ГК РФ, ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 56 ст. 61 АПК РФ Определить, нужно ли ставить печать организации на доверенности
Часть четвертая ст. 384, ч. шестая ст. 387, ч. третья ст. 388 ТК РФ Узнать о том, что комиссия по трудовым спорам обязана иметь печать и использовать ее в своей деятельности

Важные выводы

1. Акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью вправе иметь собственную печать.
2. Если у хозяйственного общества имеется печать, то сведения о ее наличии должны присутствовать в уставе организации.
​3. В случаях, предусмотренных федеральными законами, общество обязано заверять документы печатью юридического лица при наличии этого реквизита.

1 Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225). Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69).

Светлана НИКУЛИНА, эксперт журнала «Кадровое дело»

24.08.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.89%
  • Иногда 55.95%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль