Как внести изменения в штатное расписание?

14

Вопрос

У нас одно юридическое лицо, численность более 2000 человек. Существуют подразделения, руководителям которых делегировано право самостоятельно принимать и увольнять работников подразделения. У меня 2 вопроса по штатному расписанию по сути на одну и ту же тему.

1. С 1 октября планируется ликвидировать 2 подразделения общей численностью более 700 чел.. С 11 июля создано новое подразделение численностью около 700 человек, что примерно на 30 единиц меньше, чем сумма первых двух, функция нового подразделения объединяет функции двух ликвидируемых. Задумано это с целью, чтобы основная масса работников первых двух подразделений написали самостоятельно заявления о переводе в новое подразделение, а оставшуюся часть сократят. Правомерно ли увеличивать численность юр. лица в отдельный временной период (в данном случае с 11 июля по 30 сентября) на 700 человек?

2. та же ситуация, только в меньших размерах. Из штатного расписания аппарата управления с 15 октября исключается участок связи и редакция. А с 1 августа в штатное расписание другого подразделения вводится редакция за исключением одной единицы (которая планируется на сокращение) и участок связи за исключением 4 единицы (которые также планируются на сокращение), с аналогичной оплатой труда, место работы тоже не меняется. Глубокий замысел также в том, чтобы работники редакции и участка связи написали заявление о переводе, а сокращаемые сократились. Отдел кадров выдал предложение другой работы, в котором мы указали, что должность сокращается в аппарате управления, а предлагается аналогичная, только в составе другого подразделения. Проблема в том, что несколько человек не согласились перейти в другое подразделение, получается, мы их тоже должны сократить? правомерно ли вообще в один и тот же временной промежуток создавать 2 аналогичных участка внутри одного юридического лица?Заранее благодарна.

Ответ

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Соответственно, работодатель самостоятельно решает в какой период времени и на какой срок ему необходимо увеличить или уменьшить штатную численность организации.

Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ),организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами:


Читайте о внесении изменений в штатное расписание еще больше по ссылке.


Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

По уточнению: Отдел кадров выдал предложение другой работы, в котором мы указали, что должность сокращается в аппарате управления, а предлагается аналогичная, только в составе другого подразделения.

Данная процедура предложения другой работы с сообщением о планируемом сокращении только части сотрудников не совсем корректна. Если Вы уведомляете работников о планируемом сокращении, то такое уведомление о выдается всем сокращаемым работникам после издания приказа о сокращении численности или штата организации. И уже при таком уведомлении о сокращении, работодатель должен учитывать также преимущественное право оставления работе, а не предлагать перевод только «определенным» работникам. Предлагать перевод на вакантные должности нужно всем подлежащим сокращению работникам. Выданное Отделом кадров предложение работы отдельным работникам может быть расценено как дискриминация других работников.

По уточнению: Проблема в том, что несколько человек не согласились перейти в другое подразделение, получается, мы их тоже должны сократить?


Перевод допускается с письменного согласия сотрудника за исключением случаев, когда такое согласие не требуется (ст. 72.1 ТК РФ).

При отказе сотрудника от перевода его можно уволить:

Таким образом, при отказе работников переходить в новое подразделение их придется увольнять в связи с сокращением. Как правильно оформить и соблюсти требование законодательства см. Как оформить увольнение при сокращении численности или штата

Обращаем Ваше внимание, что если в первом случае речь идет об обособленных подразделениях, то следует учитывать, что при закрытии, ликвидации обособленного подразделения, расположенного в одной местности с головным офисом или другим обособленным подразделением, работодатель вправе уволить работников только в связи с сокращением штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

При ликвидации обособленного подразделения организации, расположенного в другой местности применяют правила увольнения сотрудника в связи с ликвидацией организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ).

Мы считаем, что Вы выбрали не совсем оптимальный вариант. Это объясняется тем, что при реализации данного варианта, увеличение на некоторое время штатных единиц в организации не запрещено, но нужно уведомлять службу занятости о новых вакансиях. Представлять сведения о свободных и вакантных рабочих местах, а в ряде случаев и об их отсутствии нужно ежемесячно. Конкретный порядок и сроки сдачи могут отличаться в зависимости от региона.

В целях эффективной экономической деятельности работодатель самостоятельно и под свою ответственность принимает необходимые ему кадровые решения, в том числе по подбору персонала. При этом законодательство не требует заполнять все вакантные должности по мере их возникновения.

Вместе с тем, если в штатном расписании есть свободные или вакантные места, независимо от того, требуются на них в текущий момент сотрудники или нет, сведения о них нужно ежемесячно сообщать в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1)

И потом, при сокращении единиц — уведомлять о массовом сокращении.
О сокращении численности или штата работодатель должен уведомить службу занятости в письменной форме.

Организации направляют уведомление:

Такие правила следуют из пункта 2 статьи 25 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1.

Возможно, учитывая вышеизложенное, в Вашей ситуации провести реорганизацию структурных подразделений, объединив два подразделения в одно. И после объединения сократить оставивших лишних работников.

1. Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание.

2. Предложить работникам оформить перевод в новое подразделение. Предложение о переводе – не обязательный документ, ведь согласие на перевод работник может выразить и в виде отметки на дополнительном соглашении. Но когда инициатива перевода исходит от работодателя, лучше составить отдельное предложение. Перевод на другую работу возможен только с письменного согласия сотрудника (ч. первая ст. 72.1 ТК РФ). Его можно получить в виде заявления работника или соответствующей записи на предложении о переводе.

Но если в трудовом договоре не указано структурное подразделение, то на его изменение не нужно согласие сотрудника, так как речь идет о перемещении (ч. третья ст. 72.1 ТК РФ)

3. Оформить перевод.

4. Оставшихся работников и не согласных с переводом в этом случае можно уволить не по сокращению, а в связи с отказом от изменения условий труда (п. 7 части 1 ст. 77 ТК РФ). В порядке ст. 74 ТК РФ нельзя изменить только одно условие трудового договора – трудовую функцию работника. Правомерность подхода подтверждает: Постановление Президиума Верховного Суда РФ от 08.06.2011 N 12ПВ11; Апелляционное определение Московского городского суда от 18.04.2016 по делу N 33-13621/2016.

Если при изменении подразделения трудовая функция работника сохраняется, то при отказе от перехода в новое подразделение работника можно уволить по п. 7 части 1 ст. 77 ТК РФ. Но это будет верно только в том случае, если все приказы у вас будут о реорганизации структур организации и объединении двух подразделений в одно, а не о сокращении численности или ликвидации подразделения.

Если же в новом подразделении предполагается и частично изменить функции работников, то должности работников в старом подразделении нужно будет сократить и работников уволить, при отказе от перевода, именно по п. 2 части 1 ст. 81 ТК РФ (сокращение)

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Как внести изменения в штатное расписание? И как часто их можно вносить?


Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Соответственно, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно.

Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ),организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно двумя способами:

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.

Пример внесения изменений в штатное расписание

Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. С этой целью он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Внимание: Изменение штатного расписания в отношении должностей, которые заняты сотрудниками, должно сопровождаться в обязательном порядке и изменением трудовых договоров этих сотрудников, поскольку меняются его существенные условия: название должности, порядок оплаты труда, структурное подразделение, если оно зафиксировано в трудовом договоре. Подробнее об этом см. Как изменить трудовой договор.

Совет: Продумайте заранее, придется ли принимать новичков в период изменения штатного расписания и действия срока предупреждения уже работающих по данной должности сотрудников. Есть способ изменений, который позволяет минимизировать издержки и принять новичка сразу на новые условия. Узнать подробнее.

<….>

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ситуация: Обязана ли организация сообщать о вакансиях в службу занятости? Как и в какие сроки?


Да, обязана. Представлять сведения о свободных и вакантных рабочих местах, а в ряде случаев и об их отсутствии нужно ежемесячно. Конкретный порядок и сроки сдачи могут отличаться в зависимости от региона.

В целях эффективной экономической деятельности работодатель самостоятельно и под свою ответственность принимает необходимые ему кадровые решения, в том числе по подбору персонала. При этом законодательство не требует заполнять все вакантные должности по мере их возникновения.

Вместе с тем, если в штатном расписании есть свободные или вакантные места, независимо от того, требуются на них в текущий момент сотрудники или нет, сведения о них нужно ежемесячно сообщать в службу занятости населения (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Обязанность извещать о вакансиях не зависит от формы собственности организации-работодателя и его статуса. Отдельные исключения могут быть предусмотрены на региональном уровне. Как правило, это госучреждения, где замещение должностей происходит по конкурсу. Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

В отдельных регионах может быть установлена обязанность подавать сведения не только о вакансиях, но и об их отсутствии. В частности, такая обязанность установлена в Краснодарском крае (п. 2.2 Порядка, утвержденногопостановлением главы администрации Краснодарского края от 18 марта 2004 г. № 258). В таком случае работодатели по сути обязаны предоставлять сведения ежемесячно даже при отсутствии вакансий. Если такой оговорки в региональных законах нет, то сообщать об отсутствии вакансий не нужно (постановление Президиума ВАС РФ от 27 сентября 2011 г. № 4908/11). Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

Единая дата подачи сведений не установлена. Ее можно уточнить в региональном отделении службы занятости. Например, в Ростовской области подать сведения можно до 5-го числа месяца, следующего за отчетным (Порядок, утвержденный постановлением правительства Ростовской области от 25 сентября 2014 г. № 646). В Краснодарском крае данные предоставляют по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц не позднее 28-го числа текущего месяца (п. 2.1 Порядка, утвержденного постановлением главы администрации Краснодарского края от 18 марта 2004 г. № 258). Во многих регионах точной даты сдачи сведений не предусмотрено, достаточно соблюдать ежемесячную сдачу отчетов. Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

По общему правилу подавать сведения о вакансиях нужно по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 26 февраля 2015 г. № 125н. Однако во многих регионах установлена своя собственная форма. Например, для Ростовской области форма утверждена постановлением правительства Ростовской области от 25 сентября 2014 г. № 646. В Краснодарском крае тоже своя форма, утвержденная постановлением главы администрации Краснодарского края от 18 марта 2004 г. № 258. Подробнее информацию о региональных особенностях см. в таблице.

За непредоставление информации о вакантных местах, а в отдельных регионах и об их отсутствии либо за представление сведений с нарушением срока работодатели несут административную ответственность. Штраф на должностных лиц составит от 300 до 500 руб., на юридических лиц – от 3000 до 5000 руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).

<….>

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

3. Ситуация: Какие документы нужно оформить при переводе сотрудника в пределах одной организации


Если инициатором перевода выступает сотрудник, он пишет заявление о переводе. Если администрация организации – нужно получить письменное согласие сотрудника на перевод. На практике чаще всего согласие оформляется следующим образом. Сотрудник пишет на приказе о переводе: «Согласен на перевод». В то же время уведомить сотрудника нужно до издания приказа (ст. 72 и 73 ТК РФ). Унифицированной формы уведомления не предусмотрено, поэтому организация может оформить его впроизвольной форме. На нем сотрудник должен письменно выразить свое согласие или несогласие на перевод. При отказе сотрудника от перевода его можно уволить:

Если инициатива о переводе исходит от руководителя структурного подразделения, нужно подготовитьпредставление о переводе. В этом документе руководитель подразделения должен дать характеристику профессиональным и деловым качествам сотрудника и обосновать причину перевода. На представлении руководитель организации ставит свою резолюцию.

Независимо от того, кто выступает инициатором перевода, основанием для издания приказа о переводе по форме № Т-5 (№ Т-5а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, или по самостоятельно разработанной форме являются изменения к трудовому договору. Изменения к трудовому договору оформите в виде дополнительного соглашения.

Такой порядок следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, и положений статей 5772 и 72.1 Трудового кодекса РФ.

Обратите внимание, что при переводе сотрудника в пределах одной организации работодатель не может установить ему испытательный срок (ст. 70 ТК РФ).

Также при переводе необходимо обращать внимание на срок заключенного договора и характер будущих отношений, поскольку в ряде случаев возложенный перевод может быть сопряжен с изменением срока трудового договора. Так, например, если текущие отношения носят срочный характер, а по новой должности – бессрочный, то может возникнуть необходимость не только перевести сотрудника на новую должность, но и оформить изменение вида трудового договора. Такая необходимость может возникнуть и в ситуации, например, когда текущие отношения заключены на неопределенный срок, но новая должность предполагает наличие срочного трудового договора (например, в случае перевода на должность генерального директора, чей срок полномочий может быть ограничен уставом организации). Поскольку в общем случае менять срок заключенного трудового договора нельзя, переход сотрудника на новую должность при необходимости смены характера отношений (срока трудового договора) необходимо будет оформить не как перевод, а как увольнение с последующим приемом на работу.

Пример оформления перевода сотрудника на другую постоянную работу в пределах одной организации

Наладчика оборудования производственного цеха А.В. Лампочкина уведомили о предстоящем переводе на работу в производственный цех на должность электрика участка. С переводом он согласен. Для внесения изменений в трудовой договор оформили дополнительное соглашение. На основании дополнительного соглашения издали приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5.

Запись о переводе на другую должность внесли в трудовую книжку сотрудника и вличную карточку.

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.83%
  • Иногда 56.12%
  • Не оформляем срочников 19.04%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль