Как быть, если в трудовой книжке есть запись об оформлении вкладыша, но вкладыша нет?

127

Вопрос

Принимаем сотрудника на работу. У него на трудовой книжке написано, что выдан вкладыш и номер вкладыша, НО его нет в трудовой книжке. Уточнили последнее место работы сотрудника, всё совпадает с последней записью в трудовой. Как поступить?

Ответ

Ответ на вопрос:

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Этот порядок установлен п.27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

При этом порядок внесения исправительных записей о выдаче вкладыша не предусмотрен.

В данной ситуации, поскольку запись о выдаче вкладыша не влияет на исчисление стажа работника и другие его права, работодатель может внести запись о работе в трудовую книжку в общем порядке. Запись о выдаче вкладыша можно оставить как есть.

При этом рекомендуем документально зафиксировать тот факт, что сотрудник не предоставлял вкладыш в трудовую книжку. Отметим, что внесение примечаний в Книгу учета движения трудовых книжек не предусмотрено.

Поэтому рекомендуем при приеме трудовой книжки у сотрудника составить акт, в котором написать, что вкладыш в трудовую книжку сотрудник работодателю не передал.

Данный акт может подписать сотрудник кадровой службы, а также работник – владелец трудовой книжки.

Вместе с тем, если работник предоставит документ работодателя, внесшего некорректную запись в трудовую книжку о недействительности этой записи, запись о выдаче вкладыша можно исправить.

Порядок внесения исправительной записи в такой ситуации не предусмотрен. По нашему мнению в данном случае следует признать запись о выдаче вкладыша недействительной с указанием документа (бывшего работодателя), на основании которого делается исправительная запись.

Поскольку штамп о выдаче вкладыша по общему правилу проставляют на титульном листе трудовой книжки, то на практике для исправления номера вкладыша чаще используют способ, который позволяет изменить имя или фамилию сотрудника. В результате неверный номер вкладыша зачеркивают одной чертой, рядом указывают правильный номер. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись, например: «Исправленному на «Выдан вкладыш серия... № ...» верить. Акт об уничтожении вкладыша серии... № ... от 12 августа 2016 г. № 37». Подтверждающими документами в зависимости от конкретной ситуации могут быть акт об уничтожении испорченного бланка вкладыша или журналы учета трудовых книжек и вкладышей в них, где будет отражено, какой вкладыш какому сотруднику был в действительности выдан. Всю запись заверяют печатью организации и подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация 1. Как в трудовой книжке исправить запись об оформлении вкладыша в трудовую книжку. Указан неверный номер вкладыша

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Нормативные документы, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, предусматривают несколько вариантов внесения исправлений в трудовую книжку в зависимости от того, какую именно запись необходимо исправить. В частности, для изменения сведений о фамилии или имени сотрудника предусмотрен один порядок (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Для внесения исправлений в записи о работе или награждениях – другой (п. 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, раздел III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В то же время указанные нормативные документы не дают ответа на вопрос, как именно следует исправлять некорректную запись о вкладыше. В сложившихся обстоятельствах работодатель вправе принять решение самостоятельно и внести изменения одним из возможных способов исправления по своему усмотрению.

Поскольку штамп о выдаче вкладыша по общему правилу проставляют на титульном листе трудовой книжки, то на практике для исправления номера вкладыша чаще используют способ, который позволяет изменить имя или фамилию сотрудника. В результате неверный номер вкладыша зачеркивают одной чертой, рядом указывают правильный номер. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись, например: «Исправленному на «Выдан вкладыш серия... № ...» верить. Акт об уничтожении вкладыша серии... № ... от 12 августа 2016 г. № 37». Подтверждающими документами в зависимости от конкретной ситуации могут быть акт об уничтожении испорченного бланка вкладыша или журналы учета трудовых книжек и вкладышей в них, где будет отражено, какой вкладыш какому сотруднику был в действительности выдан. Всю запись заверяют печатью организации и подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Из ответа «Как внести изменения и исправления в трудовую книжку»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ситуация 2. Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Если сотруднику кадровой службы необходимо внести новую запись в один из разделов трудовой книжки, а все графы этого раздела уже заполнены, то следует оформить вкладыш в трудовую книжку(п. 38 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Вносить новую запись в другие незаполненные разделы трудовой книжки неправомерно. Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Вкладыши работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и трудовые книжки, в том числе вносит сведения о них в книги учета. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки по соответствующим разделам. При этом сами по себе вкладыши без трудовых книжек недействительны. Это следует из положений пунктов 11, 38 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите серию и номер вкладыша (п. 39 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Как правило, штамп проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки.

Конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, не указывают. На практике вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.

Из ответа «Как внести записи о работе в трудовую книжку»

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ситуация 3. Трудовые книжки: когда некорректную запись лучше оставить как есть?

Журнал «Кадровое дело» № 5, Май 2014

Стоит ли корректировать запись о дате окончания вуза?

В трудовой книжке сотрудника в разделе «Сведения о работе» стоит запись о времени учебы на дневном отделении в вузе. В дате окончания вуза видны следы подчистки. Как поступить с записью?

Оставить как есть, такая запись ни на что не влияет. Закон говорит, что при оформлении трудовой книжки запись об образовании вносится на ее титульный лист на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (подп. «б» п. 9 Правил ведения трудовых книжек). Данные о периоде обучения в начальных, средних и высших учебных заведениях в трудовой книжке отражать не нужно (п. 21 Правил ведения трудовых книжек). Если такие сведения все же присутствуют, их относят к избыточным, а потому запись не нуждается в исправлении.

Обратите внимание, что сотрудник, помимо основного образования, во время работы может повышать уровень своих знаний на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров. В этом случае информация о времени такого обучения вносится в трудовую книжку в раздел «Сведения о работе» (подп. «б» п. 21 Правил ведения трудовых книжек).

Нужно ли исправлять дату приказа в записи, если месяц приема на работу написан словами?

При оформлении в трудовой книжке записи о приеме на работу мы указали часть реквизитов приказа не цифрами, а словами: «Приказ от 12 мая 2014 года № 78/к». Как исправить такую запись и нужно ли это делать?

Никаких исправлений в трудовую книжку не вносите. По действующим правилам, записи дат во всех разделах трудовой книжки пишутся арабскими цифрами (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек): число и месяц – двузначными; год – четырехзначными.

Совет

Оформляя трудовую книжку при приеме на работу, не вносите запись о том, что работник трудового стажа не имел. Это не предусмотрено Инструкцией по заполнению трудовых книжек

Указание реквизитов приказа словами хотя и не соответствует по форме этим требованиям, не является основанием для признания записи неправильной или недействительной. Ведь она по существу верна, позволяет установить точные реквизиты издания приказа, на основании которого вносится. Следовательно, исправлять такую запись незачем.

Можно ли принять трудовую книжку, разрисованную ребенком?

При приеме на работу сотрудница представила трудовую книжку, разрисованную ребенком. Титульный лист и несколько страниц расписаны шариковой ручкой. Можно ли принять такую трудовую книжку, если все записи читаются?

Лучше этого не делать, поскольку трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. первая ст. 66 ТК РФ). Посоветуйте сотруднице обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки (образец ниже).

скачать образец

Такой дубликат выдается, если трудовая книжка пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п. (п. 33 Правил ведения трудовых книжек). По прежнему месту работы в дубликат перенесут все записи, сделанные в испорченном документе. После оформления сотруднице вернут дубликат и разрисованный подлинник трудовой книжки.

Как исправить запись, в которой название организации на одной строчке с порядковым номером и датой?

При приеме на работу в трудовой книжке неправильно сделана запись. Второе слово названия организации оказалось на одной строчке с порядковым номером и датой записи. Что делать?

Порядок действий в этой ситуации напрямую законом не предусмотрен. Полагаем, что нет необходимости исправлять запись, ведь она позволяет достоверно установить, в какую организацию сотрудник принят и когда (п. 27 Правил ведения трудовых книжек). Вы можете оставить ее без изменений. При увольнении выдайте сотруднику справку о периоде работы в организации с указанием реквизитов приказов о приеме и увольнении.

На практике многие кадровики в аналогичной ситуации в следующей строке после наименования организации в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делают запись о приеме на работу (образец ниже).

Как поступить, если в трудовой книжке нарушен порядок нумерации записей?

Новый сотрудник принес трудовую книжку, в которой проблемы с нумерацией: с записями под номерами с первой по восьмую все в порядке, но потом почему-то идут номера 20, 21, 22. Таким образом, получается 11 записей. Как внести данные о приеме в нашу компанию – записью под номером 23 или под номером 12? Исправить предыдущие записи невозможно, потому что организация ликвидирована.

Совет

Ни в коем случае не зачеркивайте ошибочную запись в трудовой книжке. Это запрещено (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек)

Продолжите нумерацию с номера 12. Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная, то есть должна иметь свой порядковый номер (п. 11 Правил ведения трудовых книжек). Запись с неправильным порядковым номером в разделе «Сведения о работе» исправляется путем признания такой записи недействительной и внесения новой (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). По закону правом внести изменения в трудовую книжку обладают (п. 27 Правил ведения трудовых книжек):

– работодатель, который внес неточную запись;
– работодатель по текущему месту работы сотрудника на основании официального документа от организации, допустившей ошибку.

Если компания, которая внесла неправильную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник. При ее отсутствии – работодатель, у которого теперь трудится сотрудник, на основании выписок из соответствующих архивных документов. Например, на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, справок и выписок из документов, в которых упоминаются эти приказы (п. 28 Правил ведения трудовых книжек). Посоветуйте сотруднику обратиться в архивное учреждение для поиска таких документов.

Поскольку предыдущие записи верны по смыслу, но имеют неправильный номер, полагаем, что вы можете присвоить 12-й номер после номера последней записи так, как если бы нумерация шла последовательно по нарастанию.

Можно ли пронумеровать предыдущие записи в трудовой книжке?

В трудовой книжке нового сотрудника ни одна запись не пронумерована, то есть графа 1 полностью пуста (всего записей 9). Как правильно поступить: пронумеровать предыдущие записи самой или обратиться на предыдущие места работы?

Не трогайте чужие записи, присвойте своей записи номер 10. Предыдущие записи содержат сведения о работе, поэтому внести в них изменения можно только через признание их недействительными (п. 27 Правил ведения трудовых книжек).

Вы можете сами исправить неточности в трудовой книжке, касающиеся работы у прежних работодателей, только в одном случае: если будете иметь документы, которые позволят внести уточнения. Например, копии приказов о приеме и увольнении или архивные справки (п. 10 Правил ведения трудовых книжек, ч. 3 ст. 26 Закона от 22 октября 2004 г. 125-ФЗ).

Комментарий руководителя отдела кадров

Юлия АЛЕКСЕЕВА,

начальник отдела управления кадрами и трудовыми отношениями ОАО «АК БАРС Лизинг» (г. Казань):

На практике очень часто в трудовых книжках сотрудников встречаются записи о прекращении трудового договора с сокращением слов: пункт – п., часть – ч., статья – ст. Например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, п. 3 ч. первой ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации». По формальным основаниям такая запись является нарушением действующих правил заполнения трудовой книжки (п. 11 Правил ведения трудовых книжек).
Последствия внесения некорректной записи в трудовую книжку предугадать трудно. Теоретически такая запись может негативно отразиться при подтверждении страхового стажа для установления трудовой пенсии. Однако если в результате сокращения смысл записи не искажен, последствий для работника может и не быть.
Приведенная в качестве примера запись по существу верна. Она отражает факт и основания прекращения трудового договора, поэтому полагаю, что необходимости в исправлении такой записи нет. Она вряд ли станет поводом для исключения целого периода трудовой деятельности или страхового стажа работника при назначении ему пенсии.

Как быть, если по ошибке продублировали название организации?

Из-за спешки при оформлении записи в трудовой книжке о приеме на работу дважды внесли название организации. Как это исправить?

Исправлять ничего не нужно. В следующей строке укажите правильный номер записи и внесите ее в общеустановленном порядке (п. 10 Правил ведения трудовых книжек, п. 1.1, 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Запись, состоящая лишь из названия организации и номера, не является основанием для признания ее недействительной. Она не содержит сведений о работе.

Документы в тему

Документ Поможет вам
Часть пятая ст. 65 ТК РФ Выяснить, в каких случаях сотруднику нужно оформить новую трудовую книжку
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – Инструкция по заполнению трудовых книжек) Внести сведения в трудовую книжку правильно
Пункт 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила ведения трудовых книжек) Понять, с какими записями в трудовой книжке нужно знакомить работника под роспись
Пункты 31, 33, 34 Правил ведения трудовых книжек Узнать, в каких случаях работнику нужно выдать дубликат трудовой книжки
Часть шестая ст. 84.1 ТК РФ Решить, что делать, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения
Пункты 27–30 Правил ведения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек Правильно внести исправления в записи трудовой книжки

10.08.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.76%
  • Иногда 55.97%
  • Не оформляем срочников 19.27%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль