Как вести электронный документооборот?

15

Вопрос

Предполагается прием дистанционного работника. Организация находится в Санкт-Петербурге. Работник будет работать в Москве.Какие "подводные камни" на сегодняшний день нужно учитывать при приеме дистанционного работника:1. если все документы будут подписываться посредством усиленной электронной подписью или2. сам сотрудник будет приезжать в СПб для подписания документов.3. каким путем в подтверждение получения электронного документа должен осуществляться порядок обмена юридическими значимыми документами: Если правильно понимаю то усиленную электронную подпись должны иметь обе стороны.

Ответ

Совершенно верно, для взаимного электронного документооборота требуется, чтобы электронная подпись была у обеих сторон.

Важным преимуществом дистанционного труда для работодателя является возможность использовать в работе электронный документооборот (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). В частности, сам трудовой договор и соглашения к нему можно заключать с помощью обмена электронными документами. Кроме того, знакомить работника с локальными актами также можно в электронном виде. Однако, важно учитывать что при взаимодействии с работником путем обмена электронными документами используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Они обязательны как для работника, так и для работодателей. Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 312.1 Трудового кодекса РФ.

Без них правомерность использования электронного документооборота может быть поставлена под сомнение, и в случае спора есть риск, что работодатель не сможет доказать факт тех или иных договоренностей с работником. Поэтому, если такая технология компанией не применяется, лучше использовать традиционные бумажные документы, что потребует либо личного присутствия работника в офисе компании при трудоустройстве, либо использования средств почтовой связи. Это правомерно и не влечёт рисков для организации.

Обращаю Ваше внимание, даже если компания будет использовать электронные цифровые подписи, полностью отказаться от обычных бумажных документов ей вряд ли удастся. К примеру, для получения пособия по нетрудоспособности работнику, как и раньше, потребуется предоставить работодателю оригинал больничного листа (ст. 312.1 ТК РФ). Более подробно см. приложение к ответу ниже.

Документ на бумажном носителе следует отправлять по почте заказным письмо с обратным уведомлением (ст. 312.1, 312.2, 312.5 ТК РФ).

Более подробно об оформление трудовых отношений с дистанционным работником Вы сможете найти по ссылке: http://www.1kadry.ru/#/document/130/50775/.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Документы, которые обязательно оформляются (дублируются) в бумажном виде

Документ Основание
Сообщение кандидату на вакансию о причине отказа в заключении трудового договора Часть пятая ст. 64 ТК РФ
Трудовой договор Часть первая ст. 67, ч. вторая ст. 312.2 ТК РФ
Трудовая книжка Статья 66, ч. седьмая ст. 312.2 ТК РФ, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила № 225)
Личная карточка работника Пункт 12 Правил № 225
Договор о материальной ответственности Часть первая ст. 244 ТК РФ
Больничный лист Часть 5 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ
Изменение определенных сторонами условий трудового договора Статьи 72, 72.1, 74, 306, 332, 344 ТК РФ
Заявление на отпуск без сохранения заработной платы (кроме дистанционных работников) Часть первая ст. 128 ТК РФ
Распоряжение работодателя о привлечении сотрудника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни Часть восьмая ст. 113 ТК РФ
Ученический договор Статья 200 ТК РФ
Объяснение работника, который нанес ущерб работодателю, для установления причины возникновения материального ущерба Часть вторая ст. 247 ТК РФ
Объяснение работника, допустившего дисциплинарный проступок Часть первая ст. 193 ТК РФ
Предупреждение работника о расторжении трудового договора Статьи 71, 79, 180, 288, 292, 296 ТК РФ
Предупреждение работодателя о расторжении трудового договора Статьи 80, 280, 292, 296, 348.2, 348.12 ТК РФ
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора Часть вторая ст. 84.1, ч. вторая ст. 312.5 ТК РФ

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.09%
  • Иногда 56.49%
  • Не оформляем срочников 19.42%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль