Как уволить сотрудника, если работодатель утратил трудовую книжку и трудовой договор?

55

Вопрос

Помогите, пожалуйста, решить проблемную ситуацию. Есть работник, который не выходит на работу 4 месяца. Работодатель хочет прекратить с ним трудовые отношения, а работника все устраивает. Трудовой договор и трудовая книжка отсутствуют в личном деле работника. Утеряны. С чего начать в сложившейся ситуации? Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Из текста вопроса можно сделать вывод, что при устройстве на работу сотрудник передал работодателю трудовую книжку, а работодатель утратил трудовую книжку и трудовой договор.

В данной ситуации работодателю следует начать с восстановления трудовой книжки. Дело в том, что в день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику (ч.6 ст.84.1 ТК РФ).

В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности в виде штрафа на основании ч.1 ст.5.27 ТК РФ. Помимо этого, в случае обращения работника в суд, работодателю придется выплатить работнику заработную плату за период задержки выдачи трудовой книжки и возместить моральный вред.

Трудовое законодательство не устанавливает порядок действий при единичной утрате трудовой книжки работодателем. В этой связи, полагаем, что должны применяться правила, установленные для восстановления трудовой книжки при утрате ее работником.

В этом случае работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки, а работник должен собрать документы от прежних работодателей, подтверждающие его стаж работы (п.31, 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

После того, как Вы оформите дубликат трудовой книжки можно производить увольнение работника.

Основанием для увольнения могут быть:

- собственное желание работника;

- соглашение сторон;

- инициатива работодателя.

Если работодатель намерен уволить работника за прогул, следует помнить, что увольнение будет являться мерой дисциплинарной ответственности. Поэтому при применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения надо соблюдать порядок, установленный статьей 193 ТК РФ.

Если Вам известно, что работник не болеет, не пропал (место нахождения установить невозможно), а просто не выходит на работу (злоупотребляет правом, уже работает у другого работодателя, находится в запое пр.), то в случае длительного отсутствия сотрудника на рабочем месте направьте на его домашний адрес письмо-уведомление. В уведомлении попросите его явиться на работу и объяснить причины своего отсутствия. Письмо должно быть заказным с уведомлением о вручении. Оформить его нужно на бланке для писем организации. В письме укажите разумный срок, в течение которого сотрудник должен будет ответить, например, две недели. После того как вернется почтовое уведомление, нужно подождать ответа. Если в течение указанного срока ответне придет, а сотрудник так и не появится, составьте акт об отсутствии объяснений за подписью двух и более свидетелей.

Следует учесть, что если по независящим от работодателя причинам сотрудник не получит указанное письмо-уведомление и, соответственно, не представит работодателю объяснение причин своего отсутствия, то это небудет препятствием для его увольнения за прогул. Поскольку неявка в почтовое отделение для получения письма-уведомления и его возвращение работодателю в связи с истечением срока хранения может расцениваться как злоупотребление правом со стороны сотрудника и его отказ от дачи объяснений по совершенному проступку. При этом непредставление объяснений провинившимся сотрудником не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания, в том числе в виде увольнения (ч. 2 ст. 193 ТК РФ). Правомерность такой позиции подтверждают и суды, см., например, апелляционное определение Ульяновского областного суда от 15 июля 2014 г. № 33-2339/2014.

Если же работник пропал (Вам не известно, где он и что с ним) и не выходит на связь, то рекомендуем следовать рекомендации изложенной во второй Ситуации, приведенной в конце ответа.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ситуация: Работодатель потерял трудовую книжку. Работник уволился и подал в суд, потребовав возместить ущерб за то, что лишен возможности трудиться

Журнал «Кадровое дело» № 6, Июнь 2014

Суть спора: Сергей К. уволился из организации и подал в суд, заявив, что работодатель препятствует ему устроиться на новую работу, так как сначала задержал выдачу трудовой книжки при увольнении, а потом и вовсе потерял ее. В исковом заявлении сотрудник потребовал взыскать заработную плату за период задержки выдачи трудовой книжки и компенсацию морального вреда.

Что говорит закон по сути спора?

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). В случае когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от получения, работодатель обязан направить сотруднику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте1.

При задержке выдачи сотруднику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить работнику неполученный им за все время заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки.

Чтобы выиграть дело, работодателю необходимо доказывать, что:

– трудовая книжка была выдана работнику в день увольнения (если это действительно так, что должно подтверждаться подписью работника в книге учета движения трудовых книжек);
– работник отказался в день увольнения получить трудовую книжку;
– работнику на следующий день после увольнения было отправлено уведомление;
– работник забрал трудовую книжку сам, без ведома работодателя (если это действительно так).

В суде могут быть истребованы документы:

– трудовой договор;
– приказ о приеме на работу и приказ о прекращении трудового договора;
– журнал учета движения трудовых книжек;
– акт об утере трудовой книжки;
– подтверждение, что работодатель направил уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или дать разрешение на отправку ее по почте

Чтобы отстоять свою позицию, работник может доказывать, что:

– в день увольнения не получил трудовую книжку, а также с него не взяли разрешение на отправку документа по почте;
– пытался трудоустроиться, но ему было отказано в приеме на работу в связи с отсутствием трудовой книжки;
– в связи с потерей трудовой книжки и полученными отказами в приеме на работу понес моральный ущерб.

У кого больше шансов выиграть дело?

Если факт невыдачи трудовой книжки будет подтвержден, то спор выиграет работник. При этом работодатель будет обязан перенести дату увольнения на дату выдачи дубликата (так как трудовая книжка утеряна) и выплатить работнику средний заработок за весь период с даты увольнения по день выдачи трудовой книжки.

Если работодатель проиграет дело, суд может потребовать:

– выплатить заработную плату за период задержки трудовой книжки;
– возместить моральный вред (если такие требования работником заявлялись в суде);
– оплатить судебные расходы.

Знаете ли вы ответы на эти вопросы?

Должен ли работодатель собирать справки со всех предыдущих мест работы сотрудника самостоятельно в случае утери его трудовой книжки? Или это обязанность работника подтвердить периоды трудового стажа?

Если сотрудник отказывается получать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель обязан отправить работнику уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие отправить ее по почте. В какой день отправляется данное уведомление – в день увольнения или на следующий день?

Может ли потенциальный работодатель отказать работнику в приеме на работу именно с мотивировкой «отсутствие трудовой книжки»?

В течение какого срока работодатель, потерявший трудовую книжку, обязан оформить ее дубликат?

Ответы на эти вопросы вы найдете в следующем номере.

Работник приостановил работу из-за невыплаты заработной платы, а работодатель уволил его за прогул. Ответы на вопросы.

Может ли работник во время приостановления работы все-таки находиться на рабочем месте?

Законодательством не определено обязательное место нахождения работника во время приостановки работы в связи с невыплатой ему заработной платы более 15 дней. В этом случае сотрудник самостоятельное имеет право принять решение о том, находиться ли ему на рабочем месте или нет (ч. третья ст. 142 ТК РФ).

Должен ли работодатель в случае задержки выплаты заработной платы выплатить ее с учетом денежной компенсации?

Да, должен. Работодатель несет материальную ответственность за задержку заработной платы. Денежная компенсация рассчитывается исходя из 1/300 ставки рефинансирования за каждый день задержки причитающихся сумм. При этом срок начинает течь со следующего дня после установленного (ст. 236 ТК РФ).

Если сотрудник во время приостановления работы не присутствует на рабочем месте, как работодатель будет уведомлять его о готовности произвести выплаты?

Когда работник находится на рабочем месте, то процесс уведомления упрощен и сводится к ознакомлению с документом, подтверждающим выплату причитающихся сумм (или готовность произвести выплату). Если же сотрудник отсутствует на работе, то работодатель должен будет уведомить его в письменном виде (по всем возможным почтовым адресам, которые имеются в личном деле), а работник должен будет выйти на работу не позднее следующего рабочего дня после получения такого документа (ч. четвертая ст. 142 ТК РФ).

Должен ли работодатель в случае задержки выплаты заработной платы выплатить ее с учетом компенсации морального вреда?

Нет, такой обязанности у работодателя нет. Компенсацию морального вреда работник должен потребовать от работодателя в досудебном порядке либо уже в судебном, если работодатель не согласен возместить такой ущерб добровольно (ст. 1099–1101 ГК РФ).

Валентина МИТРОФАНОВА, кандидат экономических наук, генеральный директор Института профессионального кадровика

1Пункт 36 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».


2. Ситуация: Как уволить пропавшего сотрудника

Если сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, работодателю следует предпринять действия по его поиску.

Законодательством обязанность работодателя производить поиск сотрудника не предусмотрена. Вместе с тем, до выяснения фактов о состоянии сотрудника (силами работодателя или через суд) у организации нет оснований его уволить. Нельзя исключать вероятность того, что сотрудник отсутствует по уважительной причине (например, задержан правоохранительными органами или попал в аварию и находится без сознания). Поэтому если в подобной ситуации оформить увольнение сотрудника без установления фактов его отсутствия, то у сотрудника будут все основания обратиться в суд с просьбой восстановить его на работе.

С учетом указанного, когда сотрудник не появляется на работе и не дает о себе знать, работодателю рекомендуется предпринять следующие действия:

  • составить акт отсутствия сотрудника на работе и оформлять его периодически (желательно ежедневно) до выяснения причин такого отсутствия;
  • направить сотрудника организации по местожительству пропавшего сотрудника для выяснения причин его отсутствия. При этом сотруднику желательно иметь при себе письменный запрос объяснений о причинах отсутствия на случай, если «пропавший» окажется дома;
  • в случае отсутствия сотрудника по местожительству направить запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно, чтобы такое письмо имело опись вложения и объявленную ценность, иначе работодатель не сможет доказать в суде, что сотруднику был выслан запрос, а не чистый лист;
  • направить запросы в медицинские учреждения по местожительству сотрудника, связаться с родственниками, друзьями;
  • подать заявление в правоохранительные органы (полицию) по местожительству сотрудника. Сотрудники полиции обязаны принять заявление, выдать уведомление о его принятии и регистрации.

Дальнейший порядок действий зависит от результатов поиска.

Например, если выяснится, что сотрудник не появляется на работе в связи с задержанием правоохранительными органами или назначением судом наказания, то это является уважительной причиной отсутствия. Работодатель может уволить такого сотрудника только при наличии вступившего в законную силу приговора суда (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Если пропавший сотрудник будет обнаружен и не предъявит уважительных причин отсутствия, то работодатель может его уволить за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Если сотрудник будет отсутствовать продолжительное время, а разыскные мероприятия правоохранительных органов не принесут результата, то работодатель имеет право обратиться в суд с заявлением о признании сотрудника безвестно отсутствующим либо умершим. Гражданин признается безвестно отсутствующим, если в течение года в его местожительстве нет сведений о том, где он находится. Гражданин объявляется умершим, если таких сведений нет в течение пяти лет. Об этом сказано в статьях 42 и 45 Гражданского кодекса РФ. После того как суд удовлетворит заявление, трудовой договор с пропавшим сотрудником можно будет расторгнуть по пункту 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ (письмо Роструда от 5 сентября 2006 г. № 1552-6). Правомерность такого подхода подтверждают и суды, см., например, определение Приморского краевого суда от 21 мая 2014 г. № 33-4878/2014.

Совет: при длительном отсутствии сотрудника вопрос с его заменой и штатным расписанием может быть решен несколькими способами. В частности, работодатель может:

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 30.07.2016

30.07.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль