Как провести экспертизу ценности кадровых документов при аутсорсинге?

105

Вопрос

Подскажите пожалуйста. наша фирма находится на кадровом аутсорсинге, есть кадровые документы, которые необходимо уничтожить, за сроком давности. на сколько я знаю, надо сначала оформить приказ о создании комиссии, но кому я буду приказывать провести экспертизу ценности кадровых документов, руководителю кадровой службы фирмы-аутсорсинга?

Ответ

Ответ на вопрос:


Читайте подробнее о ошибках в трудовой книжке по этой ссылке.


Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

В соответствии с п. 2.2.3. Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

Следовательно, можно сделать вывод, что в данном случае речь идет именно о работниках организации, а не о посторонних гражданах. Соответственно, создать комиссию из посторонних граждан вы не можете и вам необходимо создать комиссию из своих работников, а аутсорсинговую компанию (ее работников), вы вполне можете привлечь как эксперта, по отдельно заключенному договору.

Также, как вариант, отметим, что п. 3.4. ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного Росархивом допускает подготавливать документы совместно двумя и более организациями. В этом случае вы включаете в приказ об утверждении экспертной комиссии своих представителей, а аутсорсинговая компания своих представителей. Этот совместный приказ оформляется за подписью директоров обеих организаций, номер такого приказа будет дробным: от состоит из номера приказа по каждой организации: 28/78. Первый номер – номер Заказчика, второй номер - исполнителя. А дата будет одна: Например, 13.04.2015

Таким образом, вы можете поступить одним из выше перечисленным способом, наиболее подходящим в вашей ситуации.

Что касается вопроса "и кто уничтожает документы".

Уничтожить документы можно как своими силами, так и передать дела для уничтожения в специализированную организацию.

Соответственно, если вы захотите уничтожить своими силами, то это можно сделать одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме.

В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. Такой порядок установлен пунктом 2.4.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ:Как выявлять и уничтожать устаревшие документы

Выявление документов с истекшим сроком хранения

Архивные документы организации с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). К таким документам в том числе относятся и документы по личному составу, ответственность за хранение которых, как правило, несет кадровая служба организации (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Чтобы выявить документы с истекшим сроком хранения, создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности документов (п. 2.2.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

В ходе проведения экспертизы комиссия отберет дела, в том числе с истекшими сроками хранения, и по итогам отбора составит акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Форма акта приведена в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В акт комиссия включит все дела организации, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные в 2007 году, могут быть включены в акт не ранее 1 января 2011 года (абз. 1 п. 2.4.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Требования к уничтожению документов

Уничтожать документы самовольно, без составления акта категорически запрещено. Кроме того, при уничтожении документов необходимо соблюдать и другие требования, а именно:
– не уничтожать документы, которые имеют отношение к идущему или предстоящему судебному разбирательству;
– соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
– уничтожать все копии документов, включая персональные, страховые и резервные (если такие копии разрешены к уничтожению).
Это следует из положений абзаца 3 пункта 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Внимание: не выбрасывайте документы без предварительного измельчения. Это может привести к разглашению персональных данных сотрудников.За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность(ст. 90 ТК РФ).

Способы уничтожения документов

Уничтожение документов предусматривает их непосредственное физическое уничтожение. Документы с истекшим сроком хранения организация может уничтожить собственными силами или с привлечением специализированной организации.

Уничтожить своими силами документы на бумаге организация может одним из следующих способов:
– порвать вручную;
– измельчить в шредере;
– сжечь (с соблюдением требований пожарной безопасности).
Выбор того или иного способа, как правило, зависит от количества документов, подлежащих уничтожению.

Для документов в электронном виде процесс уничтожения может включать перезапись и стирание файлов с электронных носителей (п. «a» абз. 2 раздела 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Факт уничтожения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) оформите отдельным актом в произвольной форме.

В случае уничтожения документов в специализированной организации передачу дел оформите приемо-сдаточной накладной. В ней укажите дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию проводите под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов организации. Такой порядок установлен пунктом 2.4.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

<...>

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

10.04.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль