Как оформляется дубликат трудовой книжки?

53

Вопрос

Подскажите пожалуйста: отправляли курьером трудовую книжку сотрудницы в наш филиал с записью об увольнении. Курьер книжку не доставил и посылку потеряли. Необходимо сделать дубликат трудовой книжки. На основании чего в таком случае делается дубликат? Нужно ли взять заявление с сотрудницы на оформление дубликата и какова форма такого заявления?

Ответ

Ответ на вопрос:

Утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя: курьер, которому было поручено доставить трудовую книжку работника, потерял ее. Вины работника в этом нет, поэтому писать заявление на оформление дубликата он не обязан, но оформить дубликат и выдать его работнику работодатель обязан.

Дубликат трудовой книжки оформляют в случае, если трудовая книжка:

– утеряна;

– пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;

– содержит недействительную запись об увольнении или переводе.


Подробнее о том, Куда клеить голограмму в трудовой книжке мы написали в материале по ссылке.


В том случае, если трудовая книжка утеряна оформить дубликат можно только по документам, которые предоставит работник.

Пунктом 31 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 установлено: «Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления». Очевидно, что речь идет о потере трудовой книжки самим владельцем трудовой книжки. Об утрате трудовых книжек работодателем речь идет лишь о случае массовой утраты при чрезвычайных ситуациях. Поэтому, так как вины самого работника – владельца трудовой книжки в данной ситуации нет, то и писать заявление он не обязан.

Трудовая книжка утеряна по вине работодателя – курьер не доставил посылку. В таком случае можно поступить следующим образом. Необходимо составить акт об утрате трудовой книжки работника, указав при каких обстоятельствах она была утрачена. Курьер должен представить письменное объяснение, почему трудовая книжка не была доставлена адресату и при каких обстоятельствах он ее потерял. Проинформируйте руководство докладной запиской о случившемся. Эти документы и будут являться основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

Также необходимо поставить в известность о данном факте работника, так как на руки он трудовую книжку на данный момент не получил. Кроме того оформить дубликат в данном случае возможно только по документам, которые предоставит сам работник. Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у работника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности: трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п. При этом Вы обязаны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Например, составить официальные запросы бывшим работодателям и т. п. (п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как оформить дубликат трудовой книжки?

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Как оформить дубликат при утере трудовой книжки сотрудником?

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Заявления о выдаче дубликата трудовой книжки хранят в зависимости от выбранного порядка хранения кадровых документов в организации.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Так, стаж работы могут подтвердить трудовые договоры, справки от работодателей, копии или выписки из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п. При этом работодатель обязан оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Например, подсказать, куда обратиться, какие документы потребовать, помочь составить официальный запрос бывшим работодателям и т. п. Такой порядок установлен в пункте 7.2Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если предъявленные документы не содержат полных сведений о трудовой деятельности сотрудника или подтверждающие документы невозможно получить вовсе, то в дубликат внесите только ту информацию, которая подтверждена документально (п. 32 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Если подтверждающие документы поступят уже после оформления дубликата, то сведения о работе можно довнести в трудовую книжку или просто приложить к ней подтверждающие документы и учитывать информацию из них для корректного определения стажа работника.


Читайте о Выписке из трудовой книжки больше информации в статье по ссылке.


Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Как оформить дубликат трудовой книжки сотрудника при массовой утере трудовых книжек работодателем?

При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия) трудовой стаж сотрудников устанавливает комиссия. Комиссию по установлению стажа создают органы исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включают представителей работодателей, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций. Факт работы, сведения о профессии (должности), периоды работы комиссия определяет на основании документов, имеющихся у сотрудников (например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. п.). При этом комиссия должна оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его работы у других работодателей. При отсутствии документов сведения о трудовом стаже могут быть установлены на основании показаний двух и более свидетелей.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором указывает периоды работы, должность, продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании акта работодатель выдает сотруднику дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформите по общим правилам.

Такой порядок установлен пунктом 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Аналогичные разъяснения в отношении восстановления трудовых книжек, утраченных в результате пожаров в июле–августе 2010 года, приведены в письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752.

07.06.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль