Как осуществляется возмещение командировочных расходов?

26

Вопрос

Еще пара вопросов по командировкам.

1. Возможна ли ситуация, когда сотруднику не выдаются подотчетные деньги до командировки, сотрудник оплачивает проживание и проезд своими средствами, а по приезде из командировки предоставляет авансовый отчет и подтверждающие документы? (До командировки сотруднику переводятся только суточные).Какие риски по данной схеме?

Нужен ли авансовый отчет в данной ситуации или достаточно подтверждающих расходы документов.(по трудовому законодательству прописана только одна схема (с выдачей подотчета до командировки): постановление, п. 10 Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

2. Если сотруднику выдан подотчет 2 т.р. на проживание, 1 т.р. на проезд. Данные лимиты установлены ЛНА организации.По приезде он предъявляет авансовый отчет и подтверждающие документы на 3т.р. - проживание и 1,5 на проезд.Обязаны ли мы возместить суммы по подтверждающим документам?

Ответ

Ответ на вопрос:

На подотчетное лицо, в свою очередь, пунктом 26 Положения возлагается обязанность по возвращении из командировки представить работодателю:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, а также документы, подтверждающие осуществленные в командировке расходы;

- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем организации, в письменной форме.

Из этого следует, что составление авансового отчета по возвращении из командировки обусловлено получением перед отправлением в командировку денежных средств в качестве аванса на оплату командировочных расходов. Если работнику аванс не выдавался, у него отсутствует как обязанность, так и возможность составлять «авансовый» отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (смотрите также ПОСТАНОВЛЕНИЕ ДЕВЯТОГО АРБИТРАЖНОГО АПЕЛЛЯЦИОННОГО СУДА от 10.10.2013 №№ 09АП-30657/2013, А40-155983/2012). Кроме того, такой сотрудник не является подотчетным лицом. В то же время у организации остается обязанность по возмещению расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ) и отражению этих операций в своем учете (часть 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Полагаем, в такой ситуации командировочному сотруднику следует представить организации отчет о произведенных расходах, форму которого организации следует разработать и предусмотреть в своей учетной политике.

На основании такого отчета работодатель возместит расход командированного сотрудника и сможет учесть суммы такого возмещения в бухгалтерском учете. Еще раз хотим обратить внимание, что такой отчет не может являться авансовым, исходя из того, что сотруднику не выдавался аванс перед командировкой.


Читайте о Служебном задании на командировку больше информации в статье по ссылке.


Отметим, что в ситуациях, кода работники осуществляют расходы от своего имени и за свой счет, существует риск переквалификации налоговыми органами отношений между организацией и командированным сотрудником (пп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ, письмо Минфина России от 08.02.2013 N 03-02-07/1/3089 «О привлечении налогоплательщика к ответственности»).

Пунктом 1 ст. 183 ГК РФ предусмотрено, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. То есть в рассматриваемой ситуации существует риск того, что налоговыми органами возмещение расходов сотруднику может быть признано коммерческой сделкой между этим сотрудником и организацией.

В соответствии с п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься письменное или устное одобрение; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки, например полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования.

Полагаем, что в такой ситуации принятый к учету отчет о произведенных расходах и возмещение сотруднику осуществленных им расходов будет являться письменным одобрением этих расходов и подтверждением того, что они понесены сотрудником в интересах организации. При этом организации следует уделить пристальное внимание письменному оформлению таких расходов, которое позволит однозначно определить данные расходы как расходы, осуществленные ее сотрудником в ее интересах в рамках служебной командировки.

Отчет о произведенных расходах и прилагаемые к нему документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 Закона N 402-ФЗ (письма Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261 «О первичных документах », от 23.07.2013 N 03-03-06/1/28978 «О ведении налогового учета»).

Отметим, что известны судебные решения по налоговым спорам, в основе которых лежали ситуации, где не только не уплачивались авансы, но и не составлялись авансовые отчеты. Тем не менее судьи квалифицировали спорные расходы как соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС МО от 07.04.2009 № КА-А40/2620-09, ПОСТАНОВЛЕНИЕ ФАС МО от 14.01.2003 № КА-А40/8830-02).

  1. В соответствии со ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. При этом п. 10 Положения предусматривает обязанность работодателя по выдаче работнику при направлении его в командировку денежного аванса на оплату расходов, указанных в ст. 168 ТК РФ.
  2. Работодатель обязан возместить сотруднику все согласованные расходы, связанные с командировкой. Сумма аванса, получаемая перед служебной поездкой, должна укладываться в лимит, закрепленный в локальном нормативном акте или в коллективном договоре (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 10, 11 Положения).

Если работник потратил больше, чем было запланировано, то он должен написать заявление о возмещении перерасхода, а также письменно объяснить причины произошедшего. Дальше руководитель решает, возмещать сотруднику сверхлимитные траты или нет.

Подробности в материалах Системы Кадры:

О привлечении налогоплательщика к ответственности

Вопрос

Постановлением Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 (далее - Постановление) введено понятие необоснованной налоговой выгоды. НК РФ не содержит такого понятия, следовательно, налоговые органы в своей деятельности руководствуются определением, введенным Постановлением.

Согласно пп.3 п.2 ст.45 НК РФ взыскание налога производится в судебном порядке, если обязанность организации или индивидуального предпринимателя по уплате налога основана на изменении налоговым органом:- юридической квалификации сделки, совершенной таким налогоплательщиком;- статуса и характера деятельности этого налогоплательщика.

Следовательно, решение вопроса об обоснованности налоговой выгоды и о применении последствий при признании выгоды необоснованной производится только в судебном порядке.

В соответствии с п.10 ст.101 НК РФ руководитель налогового органа, вынесший решение о привлечении налогоплательщика к налоговой ответственности, вправе до вступления в силу данного решения принять меры, направленные на обеспечение исполнения решения.

Вправе ли налоговый орган, предполагающий наличие у налогоплательщика необоснованной налоговой выгоды, самостоятельно (без обращения в суд) выносить решение о привлечении налогоплательщика к налоговой ответственности?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о привлечении налогоплательщика к ответственности в связи с признанием налоговым органом получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды и сообщает следующее.

Вынесение в соответствии со ст.101 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) решения налоговым органом о привлечении налогоплательщика к ответственности за совершение налогового правонарушения не ставится в зависимость от обстоятельств выявления налоговым органом факта необоснованного получения налогоплательщиком налоговой выгоды.

При этом Кодексом не предусмотрено принятие в судебном порядке решения о привлечении к ответственности налогоплательщика.

Подпунктом 3 п.2 ст.45 Кодекса установлено, что в судебном порядке производится взыскание налога с организаций и индивидуальных предпринимателей, если их обязанность по уплате налога основана на изменении налоговым органом юридической квалификации сделки, совершенной соответствующим налогоплательщиком, или статуса и характера деятельности этого налогоплательщика.

В соответствии с п.7 Постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 10.04.2008 № 22 "О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с применением статьи 169 Гражданского кодекса Российской Федерации" оценка налоговых последствий финансово-хозяйственных операций, совершенных во исполнение сделок, должна производиться налоговыми органами в порядке, предусмотренном налоговым законодательством.

При установлении в ходе налоговой проверки факта занижения налоговой базы вследствие неправильной юридической квалификации налогоплательщиком совершенных сделок и оценки налоговых последствий их исполнения налоговый орган, руководствуясь пп.3 п.2 ст.45 Кодекса, вправе самостоятельно осуществить изменение юридической квалификации сделок, статуса и характера деятельности налогоплательщика и обратиться в суд с требованием о взыскании доначисленных налогов (начисленных пеней, штрафов).

Учитывая изложенное, полагаем, что при выявлении факта получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды и совершения налогового правонарушения налоговый орган выносит решение о привлечении этого налогоплательщика к ответственности за совершение налогового правонарушения, не обращаясь для этого в суд.

Заместитель директора департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики
Минфина России

С.В.Разгулин

  1. Правовая база: ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 08.02.2013 № 03-02-07/1/3089
  2. Ответ: Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:

  • руководитель организации и его заместители;
  • руководители структурных подразделений;
  • остальные сотрудники.

Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В бюджетных организациях действует специальный подход. Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяют:

  • для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2 и 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и размер не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Для федеральных государственных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки, а также ограничения по оплате проезда к месту командирования установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например, для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение, размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Еще одно ограничение касается возможности приобретать авиабилеты зарубежных компаний (кроме авиакомпаний государств – членов ЕАЭС) для поездок в командировку. Запрет действует в отношении федеральных государственных служащих, военнослужащих, сотрудников ПФР, ФСС России, ФФОМС, отдельных сотрудников дипломатической службы, а также иных специалистов, должность которых входит в перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171. Исключение составляют случаи, когда российские авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования либо когда оформление билетов на рейсы этих авиакомпаний невозможно из-за их отсутствия на весь срок командировки. Об этом сказано в пункте 21.2 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813, и перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

06.05.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.42%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.26%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль