Как правильно оформить изменения в карточке Т-2?

1631

Вопрос

как правильно оформить изменения в карточке Т 2 - смена фамилии, переименование организации. Что делать, если заканчиваются строчи для внесения записей о приеме и переводах на работу, об отпуске. Нужно ли вносить в переводы, если у сотрудника не меняется должность, но меняется оклад. Заранее спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваши вопросы можно сказать следующее:

Вопрос: как правильно оформить изменения в карточке Т 2 - смена фамилии?

Зачеркните в личной карточке работника старые сведения одной чертой, справа или сверху аккуратно впишите новые сведения. Рядом с ними укажите реквизиты документа, на основании которого были внесены изменения (свидетельства о браке, паспорта и др.). Заверьте внесенные изменения, то есть укажите свою должность, проставьте свою подпись и расшифровку подписи и дату внесения изменения.
-переименование организации:

При переименовании организации в личной карточке делается отметка, что с такого-то числа организация такая то переименована в такую то. Проставляется основание переименования – приказ, распоряжение или иное решение работодателя, его дата и номер.

Вопрос: что делать, если заканчиваются строчки для внесения записей о приеме и переводах на работу, об отпуске?


Читайте о сроке хранения личных карточек Т-2 больше информации в статье по ссылке.


Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

Однако, на практике работодатели поступают следующим образом.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Что касается скрепления личной карточки. В процессе ведения данной карточки законодательство не запрещает для удобства скреплять ее металлическими скрепками, степлером и т.д. Однако, личные карточки уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. При этом, в соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. сказано, что при подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Таким образом, можно сказать, что скреплять личную карточку ф. Т-2 в процессе использования Вы можете любым удобным для Вас способом. Однако, при подготовке карточки для сдачи в архив, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В связи с чем можно предложить сшивать документы ниткой.

Вопрос:Нужно ли вносить в переводы, если у сотрудника не меняется должность, но меняется оклад.

В унифицированной форме Т-2 отражается не суммарный заработок работника, а только оклад по занимаемой им должности.

По вопросу внесения в карточку Т-2 данных об изменении оклада работника в период его трудовой деятельности каких-либо нормативных указаний нет.

На практике сложилось несколько подходов к решению этого вопроса, но каждый имеет свои недостатки:

Вариант 1: Исходя из буквального толкования раздела карточки Т-2 (III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ) можно сделать вывод, что в данном разделе не предусмотрено внесение изменений при повышении оклада работника. Т.к. если такое повышение произведено без изменения должности или места работы, то переводом такое повышение не является, а, следовательно, вносить какие-либо данные в карточку не нужно. Привлечь к ответственности работодателя или кадровика за невнесение в Т-2 данных об изменении оклада нельзя. Однако, при этом оперативную информацию о динамике изменений оклада работника вы получить не сможете, нужно поднимать все доп. соглашения (если только у вас нет программного продукта, позволяющего сделать данную выборку)

Вариант 2: Некоторые кадровики придерживаются следующей позиции: В основном в личную карточку сотрудника оклад вносится при приеме на работу и при переводе на другую должность (ст.72 ТК РФ), так при этом изменяется величина оклада. Просто повышение размера оклада не является переводом, но так как личная карточка формы Т-2 содержит графу «Тарифная ставка (оклад), надбавка», то изменение величины зарплаты можно внести в раздел III «Прием на работу и переводы» на другую работу. В этом случае мы в карточку вносим сведения не предусмотренные самой карточкой (поскольку, как сказано ранее, перевода, как такового нет.

Вариант 3: Информацию об изменении оклада можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения» продублировать уже внесенную ранее должность с указанием нового размера оклада. Основанием для внесения данных изменений будет являться приказ об изменении штатного расписания.). Заполнение данного раздела не регламентируется законом или подзаконными актами и каждый работодатель вправе сам вносить в данный раздел те сведения, которые актуальны для него.

Вариант 4: Карточка Т-2 является первичным учетным документом по учету труда. В соответствии со ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.12.2013) "О бухгалтерском учете" В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Исходя из данного положения допустимым является зачеркнуть старый оклад, выше написать новый оклад, а на свободном месте карточки произвести удостоверительную запись « оклад 10 000 рублей изменен на 11 000 рублей на основании приказа № __________ от _____________. Инспектор ОК _____________/Иванова «01.02.2014». Но в период осуществления трудовой деятельности оклад работника может изменяться неоднократно, а форма карточки просто не предназначена для многократного внесения записей об исправлении оклада.

Таким образом, Вы сами вправе выбрать тот вариант, который считаете наиболее оптимальным в Вашей ситуации.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как внести запись об отпуске, если свободные строки в личной карточке закончились

Н.З. Ковязина

Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не содержат разъяснений о заполнении личной карточки, в случае если какой-либо из ее разделов окажется полностью заполненным.

На практике работодатели поступают следующим образом.

После того как раздел «Отпуск» окажется полностью заполненным, в личную карточку сотрудника вносят дополнение. Для этого на чистом листе бумаги соответствующего формата делают запись «Дополнение к личной карточке работника» (форма № Т-2), указывают дату заполнения и вносят данные сотрудника (фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и структурное подразделение, а также реквизиты трудового договора). Затем указывают номер и заголовок соответствующего раздела (например, VIII. ОТПУСК) и переносят его табличную часть.

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет.

Совет: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 13.04.2016

2.Ответ: Нужно ли в личную карточку вносить сведения о повышении оклада

Н.З. Ковязина

Однозначного ответа на этот вопрос в законодательстве не содержится.

В унифицированной форме личной карточки № Т-2 есть графа «Тарифная ставка (оклад), надбавка», относящаяся к разделу III «Прием на работу и переводы на другую работу». Как следует из названия раздела, в данную графу вносят сведения о величине оклада при приеме на работу и его изменении при переводах сотрудника. Однако повышение оклада переводом на другую работу не является (ст. 72, 72.1 ТК РФ). И если следовать нормам буквально, то необходимость отражать сведения о повышении оклада в личной карточке сотрудника в рассматриваемой ситуации отсутствует.

Вместе с тем, исходя из сути личной карточки и ее назначения сведения о повышении оклада все же уместно в ней отразить. В частности, для организаций государственного сектора и организаций, использующих унифицированные формы, эти данные можно внести в раздел III, продублировав должность и указав новый размер оклада, или в раздел X «Дополнительные сведения». Коммерческие организации, разработавшие и утвердившие свою форму личной карточки, могут предусмотреть в ней раздел или строки для сведений о повышении оклада (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 13.04.2016

13.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль