График документооборота утверждается каждый год?

66

Вопрос

Подскажите, график документооборота утверждается каждый год? У нас в организации график документооборота утвержден 20.01.2015г.,изменений по его содержанию не было.

Ответ

Ответ на вопрос:

Действующим законодательством не закреплены обязательные требования к документообороту в организации. Порядок работы с документами в организации работодатель вправе закрепить на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривают как составляющую общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Действующее законодательство не содержит положений, обязывающих работодателя утверждать график документооборота или иной документ, регулирующий документооборот в организации, заново с нового календарного года. В связи с чем организация вправе продолжать использовать прежний график, не утверждая его заново в каждом календарном году.

Тем не менее, вопрос о ежегодном переутверждении кадровых документов, в том числе графика делопроизводства, каждый работодатель решает самостоятельно и закрепляет в своих локальных документах, например, Положении о документообороте.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Альфа»
____________ А.В. Львов
18.10.2015

ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству

г. Москва 18.10.2015

Инструкция по кадровому делопроизводству в ООО «Альфа» (далее – Инструкция)
регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в ООО «Альфа»
(далее – Организация).

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной
инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение
установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов
возлагаются на руководителя отдела кадров.

1. Прием новых работников

1.1. При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан
затребовать от него следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые
поступающих на работу);
– документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет
или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
– документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа
требует специальных знаний или специальной подготовки);
– медицинскую справку (для несовершеннолетних).
Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а
бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

1.2. Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по
письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую
трудовую книжку.

1.3. Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:
– проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
– предоставить кандидату анкету по форме для заполнения (приложение 1);
– проверить соответствие анкетных данных и других сведений, сообщенных о себе
кандидатом, представленным им документам;
– ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными
нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной
инструкцией;
– подготовить проект трудового договора с работником в двух экземплярах по утвержденному
в Организации шаблону;
– подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
– передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или
уполномоченному им лицу.

1.4. После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела
кадров обязан:
– подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
– выдать работнику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение
экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора Организации;
– ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со
дня фактического начала работы);
– заполнить личную карточку работника по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со
всеми записями работника под подпись;
– заполнить трудовую книжку работника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
– зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и
вкладышей в них.

1.5. Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

2. Перевод работников внутри Организации

2.1. Переводы работников в Организации допускаются только с их письменного согласия, за
исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.2. При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:
– получить согласие работника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по
инициативе работодателя);
– принять у работника заявление о переводе, подписанное руководителем структурного
подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда
переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при
переводе по инициативе работника);
– составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
– составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а);
– передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному
директору или уполномоченному им лицу;
– подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр
соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного
соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
– ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.

2.3. Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:
– внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2)
(не позднее недельного срока);
– ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.

3. Увольнение работников

3.1. Увольнение производится по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством с соблюдением установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.

3.2. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о
расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

3.3. При получении заявления об увольнении работника сотрудник отдела кадров обязан
проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения
и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

3.4. Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют
унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового
договора с работником».

3.5. В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество
работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и
дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как
днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

3.6. При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела
кадров обязан:
– составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
– передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им
лицу;
– ознакомить работника с приказом под подпись;
– по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.
В последний рабочий день работника:
– внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме №
Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
– выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой
книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

3.7. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого работника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Предоставление отпусков работникам

4.1. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков,
утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом
кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников по
унифицированной форме № Т-7 и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до
начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным
графиком отпусков под подпись.

4.2. Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска
уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.

4.3. По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он
пишет заявление. Заявление подписывает непосредственный руководитель работника и
генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

4.4. Работник по согласованию с руководством может оформить отпуск без сохранения
заработной платы.

4.5. Для оформления отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление.
Заявление подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор
или уполномоченное им лицо.

4.6. При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:
– оформить приказ о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-6 (Т-6а);
– ознакомить с приказом об отпуске работника под подпись;
– внести сведения об отпуске в личную карточку (форма № Т-2) работника.

5. Организация работы с трудовыми книжками

5.1. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и
обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 г. № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной
постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

5.2. Ответственный за хранение, ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним
назначается приказом руководителя Организации и обязан:
– вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
– вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
– регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также
трудовые книжки и вкладыши в них, оформленные на работников, поступивших на работу
впервые;
– следить за тем, чтобы при увольнении работник ставил дату и подпись при получении
трудовой книжки на руки.

5.3. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке,
установленном пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

6. Поощрения и дисциплинарные взыскания

6.1. Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки
определены Правилами трудового распорядка.

6.2.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется
унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно
исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает
ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и
государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.

6.3. Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Работник
отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о
поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный
подарок, почетная грамота, премия и др.).

6.4. Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании
сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2
работника.

6.5. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее
исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель
имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.

6.6. До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в
письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется
соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего –
нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная
записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

6.7. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем
структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника.
Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки
генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции.
Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде
дисциплинарного взыскания.

6.8. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения
проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени,
необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть
применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или
проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.

6.9. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

6.10. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:
– на бланке приказа по личному составу (приложение 2), если взысканием является замечание
или выговор;
– на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по
соответствующим основаниям.
Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции
генерального директора или уполномоченного им лица.

6.11. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания
объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней
со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется
соответствующий акт.

6.12. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

7. Выдача справок и копий документов работникам

7.1. Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после
подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью,
должен предоставить работнику:
– справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной
плате и другие необходимые сведения);
– заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
– заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме,
переводе, увольнении, отпуске);
– выписку из приказа и т. д.

7.2. Справка оформляется на бланке (приложение 3).

7.3. Выписка из приказа оформляется на бланке (приложение 4).

7.4. Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и
следующих реквизитов:
– должность лица, заверившего копию;
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
– дата заверения;
– печать отдела кадров.

7.5. Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт
работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи
сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи
копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.4 Инструкции.

8. Использование и хранение персональных данных работников

8.1. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с
трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

8.2. При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении,
хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных работника,
сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым
законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.

8.3. Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие
социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, анкеты работников,
другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся
непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

8.4. Трудовые книжки работников хранятся в несгораемых сейфах.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

9.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к
архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы
ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству
Организации.

9.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном
порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор
документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы
ценности документов.

9.3. Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового
делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации

Приложение 1

АНКЕТА

(заполняется собственноручно)

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

1. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой
причине)
2. Образование, ученая степень (когда и какие учебные
заведения окончили, номера дипломов). Специальность и
квалификация по диплому
3. Какими иностранными языками и языками народов
Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясняться, владеете свободно)

4. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая военную службу и работу
по совместительству)

Месяц и год Должность с указанием учреждения,
организации, предприятия, а также
министерства (ведомства)
Местонахождение учреждения,
организации, предприятия
поступления ухода

5. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры)

Степень
родства
Фамилия, имя,
отчество
Год рождения Место работы,
должность
Адрес места жительства

6. Домашний адрес и номер телефона

7. Паспорт или документ, его заменяющий

(номер, серия, кем и когда выдан)

8. Дополнительные сведения, которые Вы желаете сообщить о себе

«__» 20__ г. Подпись

(дата заполнения)

(должность, подпись, Ф. И. О. работника,
ответственного за кадровый учет)

Приложение 2

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № ____

__________________________________________________

_____________ «___»__________20__ г.

В связи с

ПРИКАЗЫВАЮ:

Основание:

(должность) (подпись) (расшифровка)

С приказом ознакомлен:

______________ ______________

(должность) (подпись) (расшифровка)

Приложение 3

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ИНН 7708123446, КПП 770801001, ОГРН 1234567890123125008
Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20
тел. (495) 100-10-10

СПРАВКА № ___________

_____________ «___»__________20__ г.

Настоящая справка выдана

(должность) (подпись) (расшифровка)

(должность) (подпись) (расшифровка)

М.П.

Приложение 4

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ИНН 7708123446, КПП 770801001, ОГРН 1234567890123125008
Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20
тел. (495) 100-10-10

ВЫПИСКА

из приказа __________________ № __ от «___» _____________ 20__ г.


Основание:

(должность руководителя организации) (Ф. И. О. руководителя

организации)

Верно

(должность) (подпись) (расшифровка)

«___» 20__ г.

М.П.

29.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.35%
  • Иногда 56.48%
  • Не оформляем срочников 19.17%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль