Как производится выдача справок работникам?

692

Вопрос

Очень прошу ответить: работник запросил справку о заработной платы для ПФР за 1990-2001 годы - вы понимаете, что тогда не было компьютерного учета: работа предстоит огромная: поднять "море" ведомостей. Обязана ли бухгалтерия это делать? И если да, то в какие сроки?

Ответ

Ответ на вопрос:

Да, бухгалтерия обязана выдать такую справку, в течение трех рабочих дней с момента подачи сотрудником соответствующего заявления.

На это прямо указано в ст. 62 ТК РФ.

Никаких исключений в части отсутствия у работодателя компьютерного учета, периодов, за которые предоставляется справка данная норма, к сожалению, не содержит.

Более, того, данная норма распространяется даже на бывших работников.

Этот вывод следует из части 1 статьи 20, статьи 62 и части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, а также подтверждается судебной практикой (см., например, определения Московского городского суда от 26 августа 2010 г. № 33-27002, Санкт-Петербургского городского суда от 27 сентября 2010 г. № 33-13272/2010).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить копию, справку или выписку по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов

Какие документы о работе сотрудник может запросить у работодателя

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

Свою просьбу о предоставлении документов или их копий сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.

Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Запрашиваемые документы могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, пенсионный фонд, организацию, где он работает по совместительству, в посольство, суд, а также иные ведомства.

Вопрос из практики: можно ли включить в локальный акт организации условие о том, что документы, связанные с работой, сотрудникам выдают только при указании в заявлении причин, по которым потребовались такие документы

Нет, нельзя.

Гарантия работника на получение документов, связанных с работой, закреплена в Трудовом кодексе РФ. При этом кодекс не требует указывать причину запроса документов. Сотруднику достаточно подать письменное заявление, и работодатель обязан представить не позднее трех рабочих дней запрошенные справки, копии или выписки. Это следует из статьи 62 Трудового кодекса РФ.

Если работодатель пропишет в локальном нормативном акте требование указать причину запроса документов, то оно не будет применяться, поскольку это ухудшает положение сотрудников по сравнению с установленным трудовым законодательством правом (ст. 8 ТК РФ).

Требования к сотруднику представить какие-либо запросы или ходатайства третьих лиц также будут неправомерны.

Вопрос из практики: может ли работодатель отказать сотруднику в выдаче справки с места работы, если ранее справка с запрашиваемой информацией уже представлялась

Нет, не может.

Работодатель обязан по заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней выдать копии запрашиваемых документов, связанных с работой. При этом законодательство не ограничивает эту обязанность количеством выданных справок. Это следует из статьи 62 Трудового кодекса РФ.

Поэтому если сотрудник обратится несколько раз за справками с одной и той же информацией, которая ранее уже предоставлялась, то основания для отказа в представлении документа у работодателя отсутствуют. Это правило действует независимо от причины повторного обращения. Более того, такие просьбы могут быть вполне обоснованы. Например, сотрудник несколько раз запрашивает справку о зарплате для представления ее в разные банки при оформлении кредитов.

Вопрос из практики: нужно ли проставлять печать организации на приказ о приеме на работу или увольнении, если сотрудник требует этот документ для представления в другую организацию или ведомство

Нет, не нужно.

Если сотрудник просит предоставить внутренний локальный документ, например приказ о приеме на работу или об увольнении для представления третьим лицам, то работодатель должен выдать не сам приказ или его дубликат, а предоставить копию кадрового документа или выписку из него. А вот на копии или выписке печать организации, а также подпись ответственного лица, который подтверждает точность копии или данных из выписки, уже обязательна.

Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ.

Подробнее о правилах оформления копий и выписок см. Как оформить документы по запросу сотрудника.

Вопрос из практики: какие справки должен оформить работодатель, если сотрудник желает зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя

Данная процедура не требует оформления каких-либо справок со стороны работодателя.

Факт работы по трудовому договору не препятствует желанию сотрудника получить статус индивидуального предпринимателя. Более того, сотрудник вовсе не обязан сообщать работодателю о своих намерениях. Чтобы вести деятельность в качестве ИП, сотруднику – гражданину РФ необходимо зарегистрироваться в налоговой инспекции с таким статусом (п. 1 ст. 23 ГК РФ).

Для этого нужно подать определенный пакет документов, в частности:

  • заявление о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя по форме № Р21001, утвержденной приказом ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25. Требования к заполнению указанного заявления приведены в разделе XIV приказа ФНС России от 25 января 2012 г. № ММВ-7-6/25;
  • копию паспорта гражданина РФ;
  • квитанцию об уплате государственной пошлины в размере 800 руб. (подп. 6 п. 1 ст. 333.33 НК РФ);
  • доверенность или копию доверенности, заверенные нотариально в случае подачи документов через представителя.

Данный порядок следует из пункта 1 статьи 9, пункта 1 статьи 22.1 Закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ, а также пункта 1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 828.

Таким образом, для регистрации сотрудника в качестве ИП оформлять и представлять какие-либо документы со стороны работодателя не нужно.

Срок оформления

В какой срок работодатель должен оформить документы по запросу сотрудника: справки, копии, выписки из приказов

Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника, в том числе бывшего, и подготовить запрошенные им документы: справки, копии или выписки и т. п. – в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Все справки и копии документов для сотрудников работодатель оформляет и выдает бесплатно. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.

При согласии работника запрошенные документы можно направить по почте.

Вопрос из практики: может ли работодатель отправить документы, которые запросил сотрудник, по почте, если в трехдневный срок выдать их ему на руки невозможно

Да, может, при наличии согласия от работника.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления выдать сотруднику запрошенные им документы по работе (ст. 62 ТК РФ). При этом трудовое законодательство не содержит запрет на отправку документов по почте, если их невозможно выдать на руки. Например, работник запросил документы, а сам заболел или ушел в отпуск.

Вместе с тем, отправка документов возможна только при наличии согласия на это работника. Поэтому в заявлении сотрудник должен обязательно указать свою просьбу о получении копий документов по почте. Если сотрудник не даст такого согласия заранее и не сможет получить копии документов в трехдневный срок, то составьте уведомление в произвольной форме о необходимости явиться за подготовленными документами или дать согласие на их отправку по почте. Наличие такого уведомления подтвердит, что работодатель подготовил документы в срок.

При наличии согласия от работника на пересылку документы отправьте по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Вопрос из практики: обязан ли работодатель выдавать документы о работе по требованию бывшего сотрудника

Да, обязан.

Работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного заявления выдать сотруднику копии запрашиваемых документов, связанных с работой. Никаких исключений для сотрудников, которые уже были уволены из организации, трудовое законодательство не устанавливает. Поэтому даже после увольнения сотрудника работодатель по его письменному запросу обязан представить копии запрашиваемых документов, связанных с работой, например, приказа об увольнении или справки о зарплате.

Этот вывод следует из части 1 статьи 20, статьи 62 и части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, а также подтверждается судебной практикой (см., например, определения Московского городского суда от 26 августа 2010 г. № 33-27002, Санкт-Петербургского городского суда от 27 сентября 2010 г. № 33-13272/2010).

Справка с места работы

Как оформить справку с места работы по запросу сотрудника

Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме. Чтобы справки работодателя имели единый вид, разработайте бланк справки.

Как правило, бланк содержит в себе следующие реквизиты:

Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:

  • сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);
  • иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п. (ст. 62 ТК РФ).

В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в пункте 5 части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 38.3 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 29 февраля 2008 г. № 41).

Оформленную справку зарегистрируйте в журнале регистрации справок с места работы.

Пример выдачи сотруднику справки с места работы

В отдел кадров от секретаря Е.В. Ивановой поступило заявление о выдаче справки с места работы. Сотрудник в заявлении указал, что справка нужна для представления в посольство и должна содержать сведения о зарплате и периоде будущего отпуска. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила справку и зарегистрировала ее в журнале регистрации справок с места работы.

Вопрос из практики: как оформить справку о среднем заработке за последние три месяца. Справка требуется бывшему сотруднику для оформления пособия по безработице

После расторжения трудового договора сотрудник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для регистрации в качестве безработного он должен представить паспорт, трудовую книжку и справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Такую справку работодатель обязан выдать не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Форма справки на федеральном уровне не утверждена. Поэтому работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Представление справки не по форме, утвержденной региональным центром занятости, может быть причиной отказа для назначения пособия по безработице (письмо Роструда от 8 ноября 2010 г. № 3281-6-2). Если же региональная форма не установлена, то справку можно составить в произвольной форме.

Срок обращения за справкой законодательством не ограничен, поэтому сотрудник может обратиться за ней и после увольнения. Вместе с тем, граждане, которые не работали более одного года или прекратили предпринимательскую деятельность, имеют право встать на учет по безработице в службу занятости без предъявления справки о среднем заработке с последнего места работы. Правомерность такой позиции подтвердил Конституционный суд РФ в постановлении от 6 октября 2015 г. № 24-П.

Чтобы заполнить справку, рассчитайте средний заработок. Порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице утвержден постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

Расчетный период

Расчетный период для среднего заработка составляет последние три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу увольнения (п. 3 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62).

Из расчетного периода нужно исключить дни, когда:

  • за сотрудником сохранялся средний заработок (командировки, оплачиваемые отпуска и т. п.);
  • сотрудник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя;
  • сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • сотрудник получал пособие по временной нетрудоспособности, а также пособия по беременности и родам или по уходу за ребенком;
  • сотрудник в других случаях освобождался от работы с сохранением заработка или без него (например, был в отпуске за свой счет).

Об этом сказано в пункте 4 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

Бывает, что весь расчетный период состоит из дней, которые нужно исключить. Тогда для исчисления среднего заработка нужно взять ближайшие к расчетному периоду три календарных месяца, когда у сотрудника были отработанные дни (п. 5 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62).

Если у сотрудника были отработанные дни только в месяце увольнения, то расчетным будет период с 1-го числа месяца его увольнения по день увольнения (п. 6 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62).

Какие выплаты включать в расчет среднего заработка

При расчете среднего заработка учтите все виды выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда (зарплата, премии, надбавки). Так сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

А вот суммы, начисленные за исключаемые периоды, во внимание не принимайте (п. 4 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62).

Как учесть премии

При расчете среднего заработка нужно учесть премии, начисленные в расчетном периоде. Порядок учета премий зависит от их вида.

Вид премии Как включать в расчет
Ежемесячная премия По одной за каждый показатель премирования (например, за количество продаж или за объем выручки) за каждый месяц расчетного периода. Если сотруднику за один месяц начислены две премии за один показатель, то в расчет нужно включить ту премию, сумма которой больше
Квартальная, полугодовая По одной за каждый показатель в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода
Вознаграждение по итогам работы за год, премия за стаж работы, единовременное вознаграждение за выслугу лет, другие выплаты по итогам работы за год (везде речь идет о начислениях за предшествующий год) В размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от того, когда она начислена

Возможно, в расчетном периоде у сотрудника были исключаемые дни. Тогда премии учитывайте следующим образом:

  • ежемесячные премии, которые выплачиваются с зарплатой, включайте в расчет в полной сумме;
  • все остальные премии – пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

Это предусмотрено пунктом 9 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

Учет повышения зарплаты

При расчете среднего заработка нужно учесть повышение зарплаты, если зарплата была проиндексирована всем сотрудникам организации или филиала. Порядок учета индексации зависит от того, в каком периоде произошло повышение.

Если зарплата повышена в расчетном периоде, нужно проиндексировать выплаты, начисленные в расчетном периоде до повышения зарплаты.

Если зарплата повышена после расчетного периода, но до даты увольнения, индексации подлежит средний заработок.

Выплаты нужно индексировать на коэффициент повышения зарплаты. Рассчитайте его по формуле:

Коэффициент повышения зарплаты = Новый размер оклада (тарифной ставки) : Размер оклада (тарифной ставки) до повышения

Это предусмотрено пунктом 10 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

Расчет среднего заработка

Средний заработок определяйте по формуле:

Средний заработок = Средний дневной заработок × Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде

Средний дневной заработок считайте по формуле:

Средний дневной заработок = Сумма заработной платы, фактически начисленной за расчетный период : Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде

Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде рассчитайте по формуле:

Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде = Сумма рабочих дней за три месяца (по производственному календарю) : 3

Возможно, сотруднику установлено неполное рабочее время. Тогда средний дневной заработок считайте по формуле:

Средний дневной заработок при неполном рабочем времени = Сумма фактически начисленной заработной платы : Количество рабочих дней по календарю 5-дневной (6-дневной) рабочей недели, приходящихся на время, отработанное в расчетный период

Об этом сказано в пункте 7 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

Пример расчета среднего заработка для определения суммы пособия по безработице

А.С. Кондратьев увольняется 15 апреля. Расчетным периодом будет период с 1 января по 31 марта.

Сумма выплат, которые включаются в расчет среднего заработка, начисленные Кондратьеву за расчетный период, составили 150 000 руб.

В расчетном периоде 55 рабочих дней. Кондратьев отработал все дни расчетного периода.

Поэтому среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде составляет 18,3333 дн. (55 дн. : 3).

А средний дневной заработок равен 2727,27 руб. (150 000 руб. : 55 дн.).

Средний заработок составляет 49 999,86 руб. (2727,27 руб. × 18,3333 дн.).

Если установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок. Его считают по формуле:

Средний заработок при суммированном учете = Средний часовой заработок × Среднемесячное число рабочих часов в расчетном периоде в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели

Средний часовой заработок считайте по формуле:

Средний часовой заработок = Сумма заработной платы, фактически начисленной за расчетный период : Количество фактически отработанных часов в расчетном периоде

Среднемесячное число рабочих дней в расчетном периоде рассчитайте по формуле:

Среднемесячное число рабочих часов в расчетном периоде = Сумма рабочих часов за три месяца (по производственному календарю) : 3

Об этом сказано в пункте 8 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 12 августа 2003 г. № 62.

Вопрос из практики: какую фамилию указать в справке с места работы, если бывшая сотрудница сменила фамилию после увольнения

По общему правилу справка с места работы подтверждает факт работы сотрудника в организации. Как правило, сотрудник сам указывает, какие сведения ему необходимы.

При выдаче справки бывшей сотруднице, которая сменила фамилию после увольнения из организации, в справке следует указать ту фамилию, под которой она работала в организации и по которой велось кадровое делопроизводство. Принадлежность справки сотруднице можно определить по документу об изменении фамилии, например свидетельству о браке.

Вопрос из практики: какая ответственность лежит на организации и ее должностных лицах за выдачу по просьбе работника подложных справок: с завышенной зарплатой, несоответствующей должностью. Справка нужна для представления в банк, посольство и т. п.

Выдача по просьбе работника справок с неверными данными может привести к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности, а также стать основанием для внеплановой проверки контролирующих ведомств.

Если в предоставленной сотруднику информации данные будут искажены, то привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности за нарушение трудового законодательства не получится (ст. 5.27 КоАП РФ). Объясняется это тем, что трудовое законодательство содержит требование о выдаче сотруднику запрошенных документов, а не об их достоверности (ст. 62 ТК РФ). Вместе с тем, совершенное нарушение может повлечь другие меры ответственности.

Так, умышленное искажение сведений в справках, например искажение сведений о заработной плате для получения кредита, может попадать под действие уголовного права и повлечь за собой уголовную ответственность вплоть до лишения свободы, в частности по статье 327 Уголовного кодекса РФ. Данный вывод подтверждает и судебная практика (см., например, кассационное определение Верховного суда РФ от 27 октября 2006 г. № 44-О06-111).

Справка с недостоверными сведениями о зарплате также может стать причиной налоговой, трудовой, а в ряде случаев и прокурорской проверки. Разница в зарплате из сведений, представляемых работодателем в отчетах (пенсионных, налоговых), и справке, оформленной работнику, является основанием подозревать компанию в выплате неофициальной зарплаты. И, как следствие, поводом для проведения разного рода проверок, в зависимости от того, при каких обстоятельствах и каким ведомством данная разница была выявлена.

Должностные лица организации, непосредственно причастные к выдаче справки с недостоверными сведениями, помимо прочего могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности (ст. 192 ТК РФ).

Вопрос из практики: как оформить справку с места работы для получения визы

Типовая форма справки с места работы для получения визы законодательством не предусмотрена, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме. По общему правилу справка с места работы обязательно оформляется на официальном бланке организации, она должна подтверждать факт работы сотрудника, а также его платежеспособность. Поэтому в справке, как правило, указывают должность, ежемесячный доход сотрудника, а также период его работы в организации. Иногда нелишним будет подтвердить причину выезда за границу, например, в отпуск или в командировку. В частности, указание о запланированном отпуске рекомендуется сделать в справке для оформления визы в Великобританию и Канаду.

Конкретные требования к оформлению справки можно уточнить в посольстве той страны, в которую выезжает сотрудник. Это может сделать как сам сотрудник, если виза нужна для поездки за рубеж в личных целях, так и специалист службы персонала, если оформление визы требуется для рабочей поездки.

Вопрос из практики: нужно ли указывать в справке о подтверждении трудового стажа переводы сотрудника на другие должности или достаточно указать последнюю должность на момент увольнения

Ответ на данный вопрос зависит от того, для каких целей сотрудник запросил справку. Справку с места работы, в том числе справку о трудовом стаже, оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя в течение определенного периода (ст. 62 ТК РФ). При этом типовых форм справок о работе законом не установлено, поэтому работодатель может составить такую справку в произвольной форме.

Так, если справка о трудовом стаже нужна гражданину для подтверждения периодов его работы по конкретным должностям, то в справке целесообразно отдельно указать периоды его работы по всем должностям, которые он занимал в организации. Формулировка в справке может звучать следующим образом:

«Настоящая справка выдана Елене Васильевне Ивановой и подтверждает, что с 20 октября 2009 года по 13 мая 2011 года она осуществляла трудовую деятельность в ООО "Альфа" по следующим должностям:

  • с 20 октября 2009 года по 9 августа 2010 года в должности младшего бухгалтера; основание – приказ о приеме на работу от 20 октября 2009 г. № 46-к;
  • с 10 августа 2010 года по 24 февраля 2011 года в должности бухгалтера; основание – приказ о переводе на другую работу от 10 августа 2010 г. № 17-к;
  • с 25 февраля 2011 года по 13 мая 2011 года в должности заместителя главного бухгалтера; основание – приказ о переводе на другую работу от 25 февраля 2011 г. № 12-к; приказ об увольнении от 13 мая 2011 г. № 15-к».

Если же гражданину нужно подтвердить лишь общий период работы в организации, то в справке достаточно будет указать даты его приема на работу и увольнения, а также реквизиты приказов о его приеме на работу и увольнении. Формулировка в справке может звучать следующим образом: «Настоящая справка выдана Елене Васильевне Ивановой и подтверждает, что с 20 октября 2009 года по 13 мая 2011 года она осуществляла трудовую деятельность в ООО "Альфа". Основание: приказ о приеме на работу от 20 октября 2009 г. № 46-к, приказ об увольнении от 13 мая 2011 г. № 15-к».

В справке о сумме заработка и специальных периодах, которую работодатель обязан выдать сотруднику при увольнении, сведения о должности сотрудника или его переводах указывать не требуется (Порядок, утвержденный приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н).

Справка по форме 2-НФДЛ

Как составить справку о доходах по форме 2-НДФЛ

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы подтвердить величину доходов, которые сотрудник получил за тот или иной период, как правило, за год, а также сумму НДФЛ, удержанную из этих доходов. С помощью таких справок налоговые инспекции проверяют правильность применения вычетов и суммы налога к уплате в бюджет. Форма справки и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.

Составлять и сдавать в налоговые инспекции справки 2-НДФЛ должны налоговые агенты, то есть организации, которые выплачивают доходы физлицам. Как правило, это работодатели. Кроме того, налоговые инспекторы могут запросить 2-НДФЛ у сотрудника, который самостоятельно отчитывается по полученным доходам, например от продажи квартиры, и при этом заявляет право на налоговые вычеты (ст. 31 НК РФ). При этом работодатель в общем случае обязан предоставить такому сотруднику справку по его запросу (п. 3 ст. 230 НК РФ).

Организация не обязана выдавать сотрудникам справки 2-НДФЛ, только если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудники находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК РФ). А справки 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК РФ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

– выдать ему справку в произвольной форме о том, что в течение интересующего периода организация не выплачивала сотруднику налогооблагаемых доходов;

– все же выдать справку 2-НДФЛ по утвержденной форме, но с прочерками в соответствующих разделах.

Справки 2-НФДЛ заполняют, как правило, в бухгалтерии на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ. При составлении справки используют Порядок, утвержденный приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. В справку включают все доходы, которые облагаются налогом. То есть учитывают все суммы, которые выплатили работнику как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (п. 3 ст. 226, ст. 210 НК РФ).

Еще по теме:
Нужно ли на справке 2-НДФЛ ставить печать организации

Вопрос из практики: нужно ли на справке 2-НДФЛ ставить печать организации. Справку запросил сотрудник

Нет, не нужно. Однако если организация применяет печать, то во избежание лишних вопросов к сотруднику в месте предъявления справки поставить печать все же рекомендуется.

Форма справки 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Ни форма, ни порядок заполнения справки не требуют проставлять на ней печать организации. Это касается и случая, когда организация выдает справку по запросу сотрудника для предъявления в другие организации: банки, налоговую инспекцию и т. п. На то, что печать ставить не нужно, указывают и специалисты ФНС России в письме от 17 февраля 2016 г. № БС-4-11/2577.

Однако раньше на таких справках печать ставили в обязательном порядке. Реквизит «М.П.» убрали в 2015 году, когда акционерным обществам и ООО разрешили работать без печати (ст. 2, 6 Закона от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Использование документов без печати пока не успело войти и закрепиться в практику документооборота. Поэтому, если организация не отказалась от печати вовсе, рекомендуем и дальше проставлять ее на справках, выдаваемых по запросам сотрудников, в том числе 2-НДФЛ. Штамп на документе гарантированно избавит сотрудника от ситуации, когда ему придется доказывать достоверность справки, так как в настоящее время во многих учреждениях документы без печати принимают очень настороженно, а то и вовсе отказываются их принимать.

Копия документа

Как оформить копию документа по запросу сотрудника

Помимо справки, сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки. Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
  • должность лица, заверившего копию;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения;
  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Совет: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать, так чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Аналогичные разъяснения по заверению многостраничных копий документов, представляемых в налоговые органы, дают специалисты финансового ведомства (см. письмо Минфина России от 7 августа 2014 г. № 03-02-РЗ/39142).

Пример оформления копии приказа

В отдел кадров обратилась секретарь Е.В. Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом копию приказа о приеме на работу.

Вопрос из практики: может ли работодатель отказать в выдаче копии документа по запросу сотрудника, если документ содержит персональные данные других сотрудников

Отказать в предоставлении запрошенных сведений, если они имеют отношение к трудовой деятельности сотрудника, работодатель не может. При этом в рассматриваемой ситуации сотруднику следует выдать не полную копию документа, а выписку из него или справку.

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой представить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. У работодателя нет оснований отказывать в представлении таких документов. Однако если запрошенный формат предоставления данных невозможен, в том числе по причине соблюдения законодательства о защите персональных данных, то работодателю нужно предоставить сведения в другом формате, например в виде справки или выписки из требуемого документа.

Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, апелляционные определения Кемеровского областного суда от 16 апреля 2015 г. № 33-3852, Московского городского суда от 8 октября 2013 г. № 11-33795.

Вопрос из практики: как заверить копию трудовой книжки сотрудника

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты. Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Вопрос из практики: какой срок действия у копии трудовой книжки, заверенной работодателем

Трудовое законодательство не устанавливает срок действия копии документа, в т. ч. трудовой книжки, заверенной работодателем (ст. 62 ТК РФ).

Копия трудовой книжки отражает содержание данного документа в момент ее изготовления. Таким образом, заверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа на дату ее заверения. Если на следующий день в трудовую книжку будет внесена очередная запись или исправление, то копия уже не будет соответствовать оригиналу.

В зависимости от ситуации, в которой требуется подтверждение стажа копией трудовой книжки, государственные органы и организации могут устанавливать своими внутренними правилами срок действия копии трудовой книжки. Например, во многих кредитных организациях срок действия копии трудовой книжки для получения кредита ограничен месяцем.

Вопрос из практики: можно ли отказать сотруднику в выдаче копии трудовой книжки, если ему предоставлен отпуск с последующим увольнением. Сотрудник обратился с запросом в период отпуска, и трудовая книжка уже выдана ему на руки

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

При расторжении трудового договора сотруднику может быть предоставлен отпуск с последующим увольнением. В таком случае работодатель заранее (в последний рабочий день перед отпуском) оформляет увольнение, производит расчет с увольняемым сотрудником и выдает ему трудовую книжку. Непосредственно фактическая трудовая деятельность сотрудника прекращается, однако трудовые отношения между ним и работодателем сохраняются до конца отпуска. Такой вывод следует из совокупности положений статьи 15, части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ, а также из определения Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О. В связи с этим за работодателем сохраняется и обязанность по выдаче любых копий документов, связанных с работой, закрепленная статьей 62 Трудового кодекса РФ.

В то же время следует отметить, что работодатель по общему правилу вправе выдать копию только того документа, который есть у него в наличии. В данной ситуации трудовая книжка, с которой требуется снять копию, уже находится на руках у сотрудника. А оснований вновь принимать трудовую книжку от сотрудника законодательство не предусматривает (кроме случаев повторного приема на работу) (ст. 65 ТК РФ). Таким образом, работодатель формально вправе отказать сотруднику в выдаче копии трудовой книжки, если ему предоставлен отпуск с последующим увольнением и он обратился с просьбой в период такого отпуска, уже имея трудовую книжку на руках. При необходимости оформить копию бывший сотрудник может заверить ее у нотариуса или сделать простую копию и предъявить оригинал трудовой книжки, имеющийся у него на руках.

С учетом указанного и отсутствия официальных разъяснений по данному вопросу каждая организация принимает решение самостоятельно, оформлять копию трудовой книжки сотруднику или нет.

Вопрос из практики: обязан ли работодатель предоставлять по требованию сотрудника копию трудовой книжки по электронной почте

Нет, не обязан.

Сотруднику по его заявлению предоставляются заверенные в установленном порядке копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). При этом по общему правилу работодатель заверяет копии документов, изготовленные на бумажном носителе, а не передаваемые в электронном виде (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

При этом формально копия трудовой книжки, заверенная печатью и преобразованная в электронный документ (в т. ч. и в форме электронного письма), может быть заверена электронной подписью работодателя, но лишь по соглашению сторон (ст. 6, 9 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

С учетом изложенного, работодатель не обязан, но может предоставить сотруднику копию трудовой книжки по электронной почте и лишь при наличии электронной подписи.

Вопрос из практики: обязана ли организация выдавать по просьбе сотрудника копии локальных актов

Ответ на этот вопрос зависит от того, связаны локальные акты с трудовой деятельностью сотрудника или нет.

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней с момента получения такого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с его трудовой деятельностью. Документы сотруднику выдаются бесплатно и должны быть оформлены надлежащим образом. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 и подтверждаются судебной практикой (см., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 12 августа 2013 г. № 33-2996/13).

Таким образом, работодатель обязан выдать сотруднику копии локальных актов, которые непосредственно связаны с его работой.

В случае если локальный акт организации не имеет непосредственного отношения к сотруднику и не затрагивает его трудовую деятельность, работодатель не обязан представлять его копию по письменному требованию сотрудника. Это подтверждает апелляционное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 16 декабря 2013 г. № 33-4629/2013, а также определения Московского городского суда от 14 сентября 2011 г. № 4г/6-8187, от 16 марта 2011 г. № 33-4651. При необходимости сотруднику может быть выдана надлежаще заверенная выписка (извлечение) из локального акта.

Выписка из документа

Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа:

  • невозможно – например, документ содержит конфиденциальную информацию;
  • нецелесообразно – например, документ имеет большой объем и полностью не нужен.

На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:

  • из трудовой книжки. В частности, она может понадобиться, когда сотрудник оформляет досрочную пенсию;
  • из приказа. Такая выписка будет актуальна, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г. № 56-к».

Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица в выписке не ставится.

Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить. Поскольку специальный порядок для заверения выписки законодательством не предусмотрен, ее заверяют в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Пример оформления выписки из приказа

В отдел кадров обратился начальник цеха В.К. Волков с письменным заявлением. В нем сотрудник указал, что ему необходима копия приказа о приеме на работу для представления в суд по делу об уплате алиментов. Так как приказ о приеме на работу был составлен по форме № Т-1а и в нем были сведения, касающиеся других сотрудников, руководитель отдела кадров Е.Э. Громова оформила выписку из приказа.

Вопрос из практики: какие документы работодатель должен представить бывшему сотруднику, чтобы тот смог подтвердить стаж работы в организации до 1997 года для получения пенсии

Порядок подтверждения страхового стажа для получения пенсии гражданину зависит от того, когда осуществлялась работа, по которой требуется подтвердить стаж: до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (т. е. до 1997 года) или после.

Периоды трудовой деятельности сотрудника до 1997 года могут быть подтверждены документами, выданными работодателем (ч. 1 ст. 14 Закона от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ).

Подтверждающим стаж документом по общему правилу является трудовая книжка. Но при ее отсутствии, наличии в ней исправлений или неточных сведений гражданин может обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать ему иные документы, подтверждающие стаж работы в организации до 1997 года. К таким документам, в частности, относятся:

  • копия трудового договора, оформленного в соответствии с законодательством, действовавшим на день возникновения трудовых отношений;
  • справка с места работы;
  • выписки из приказов по личному составу;
  • копии лицевого счета и расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты;
  • копии авторского, лицензионного договора и т. п.

Об этом говорится в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015.

Подробнее о правилах оформления справок, копий и выписок из документов, а также сроках их представления см. Как оформить справку (копию документа) по запросу сотрудника.

Периоды работы после регистрации сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования, то есть после 1997 года, подтверждают документами об уплате соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми территориальным органом ПРФ на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п. 43 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015).

Вопрос из практики: может ли сотрудник требовать от работодателя оказания ему помощи по юридическим вопросам, если они возникают в связи с трудовыми отношениями

Нет, не может.

Законодательство не содержит подобной обязанности работодателя. Исключение составляют случаи, когда это напрямую закреплено в трудовом договоре, коллективном договоре или в локальных нормативно-правовых актах (ст. 22 ТК РФ).

В отдельных случаях на работодателе лежит необходимость совершать определенные действия в пользу сотрудника в рамках существующих или планируемых трудовых отношений. Примером может быть оформление приглашения на въезд в Россию для иностранца и помощь в получении разрешения на работу (Закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ).

Если сотруднику нужна информация от работодателя, связанная с его трудовой деятельностью, то он вправе запросить соответствующие документы и работодатель обязан их представить не позднее трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).

Вместе с тем, оказывать юридическую помощь сотруднику либо содействовать в ее получении от третьих лиц работодатель вправе, но не обязан.

Вопрос из практики: обязан ли работодатель по запросу сотрудника выдавать ему выписку из кадровых документов на иностранном языке. Выписка нужна, например, для трудоустройства в иностранную компанию

Нет, не обязан.

Государственным языком на всей территории России является русский язык (п. 1 ст. 68 Конституции РФ). Поэтому работодатель обязан выдавать сотруднику по его запросу выписку из кадровых документов в течение трех рабочих дней только на русском языке (ст. 62 ТК РФ). При необходимости сотрудник может за свой счет перевести выписку на иностранный язык и заверить такой перевод у нотариуса (п. 6 ч. 1 ст. 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Указанный подход следует также применять, если сотрудник запросит справку с места работы на иностранном языке для подтверждения факта работы в организации.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

12.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль