Как производится хранение документов?

41

Вопрос

Татьяна!Уточните,каким образом поступить с архивом филиала, который закрыли.Документы находятся в другом городе, есть другое юридическое лицо, в которое приняло на работу в порядке перевода сотрудников данного филиала, архив остался у данного сотрудника, который вел кадровое делопроизводство.В гос. архивное хранение документы не передавались по месту нахождения филиала.Как правильнее поступить с документами: сдать в гос. архив, в связи с ликвидацией филиала (по месту нахождения закрывшегося филиала) или принять на ответственное хранение, по месту нахождения основного юридического лица, с дальнейшей передачей в архив, по месту нахождения организации, а не филиала?С Уважением,Светлана Михеева

Ответ

Ответ на вопрос:

Порядок действий с документами при ликвидации организации регламентирован архивным законодательством РФ. В данном случае речь идет об Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002 г. (далее – Правила), и Федеральном законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации».

Порядок передачи дел филиалов, представительств или иных обособленных подразделений в вышеуказанных законодательных актах не прописан. Поэтому нужно действовать аналогично как при ликвидации подчиненной организации.

Если в организации имеется архив, то архив филиала, который прекратил свою деятельность, нужно передать в архив организации (п. 3.3.4 Правил).

Филиал – это не юридическое лицо, а обособленное структурное подразделение организации (ст. 55 ГК РФ). Если велось децентрализованное делопроизводство, то есть ведение кадрового делопроизводства распределялось между головной организацией и филиалом, то соответственно у филиала имеется свой архив, который при прекращении его деятельности передают в головную организацию.

В случае невозможности передачи документов в архив организации, например, его просто нет или филиал находится в регионе значительно удаленном от головной организации, то эти документы, в принципе, должны передавать в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).

Вместе с тем надо иметь в виду следующее. На постоянный учет в архивы ставят, как правило, крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества. Организации малого бизнеса передают свои документы на хранение в архив только после ликвидации и отсутствия правопреемника или вышестоящей организации. Как правило, их документы принимают в муниципальный архив. Поэтому, если деятельность филиала не представляет значимого интереса, то, возможно, документы постоянного хранения вообще не примут в архив, но документы по личному составу принять обязаны. Чтобы узнать в какой именно архив можно сдать документы филиала Вы можете обратиться в орган управления архивным делом по месту нахождения организации по юридическому адресу или обратиться в управление архивным делом по региону, где находится филиал.

Таким образом, можно сделать вывод: архив филиала нужно передать в архив организации или головную организацию, которая обязана обеспечить соответствующее хранение архива филиала. Если архива нет или филиал находится в регионе значительно удаленном от головной организации, то возможно его передать в муниципальный архив по месту нахождения филиала, но велика вероятность в отказе.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Архив организации

Для чего в организации нужен архив

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив(п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.


2. Передача дел в архив организации

Когда кадровые документы можно передавать в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

  1. Когда кадровые документы можно передавать в архив организации

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

27.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.81%
  • Иногда 55.99%
  • Не оформляем срочников 19.2%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль