Как оформить создание обособленного подразделения?

83

Вопрос

Наше ИП в другом городе открывает филиал, т.е. у нас появляется обособленное структурное подразделение, ведение кадровой документации будет централизованным, некоторые вопросы будут решаться на месте. Но у меня возникает вопрос, ПВТР и другие ЛНА будут одни и те же и действовать что в одном городе, то и в другом, штатное расписание нам придется переделать, т.к. добавляем подразделение, в которое будем принимать сотрудников работающих в этом городе (там и районный коэффициент другой), какие документы нам необходимо создать о том, что у нас появилось обособленное подразделение? может чего-то я еще не знаю про обособленное подразделение, а сделать необходимо? как вести воинский учет? что писать в трудовой книжке "принят слесарем по ремонту автомобилей в г. Новосибирск" или в Новосибирское подразделение? у нас будет основное подразделение (г. Омск), и Новосибирск. Заранее спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос: ПВТР и другие ЛНА будут одни и те же и действовать что в одном городе, то и в другом

Напрямую данный вопрос на законодательном уровне не урегулирован

С одной стороны, в силу ст. 8 ТК РФ право принятия локальных актов принадлежит исключительно работодателю. Аналогичная возможность за обособленными подразделениями не закреплена. Отсюда можно сделать вывод, что при необходимости закрепления особенностей работы обособленного подразделения их следует прописать в Правилах трудового распорядка, общих (единых) по организации.

С другой стороны, на практике Положение о филиале иногда устанавливает право руководителя филиала от своего имени утверждать локальные документы в рамках деятельности филиала, в том числе ПВТР, с предварительным согласованием их в головной организации. В таком случае в основных правилах, которые применяет головная организация, указывают, что режим работы для сотрудников обособленного подразделения устанавливается ПВТР соответствующего подразделения.


Читайте подробнее о прекращении действия локального нормативного акта по этой ссылке.


Мы бы рекомендовали оформлять единые ПВТР и иные локальные нормативные акты, чтобы избежать риска возникновения претензий контролирующих ведомств.

Ответ на вопрос: какие документы нам необходимо создать о том, что у нас появилось обособленное подразделение?

Создание обособленного подразделения является многоплановым процессом включающим множество различных процедур. В данном ответе приведён порядок оформления обособленного подразделения именно с точки зрения трудового законодательства и кадрового делопроизводства. Что касается вопросов связанных с регистрацией обособленного подразделения в налоговых органах, пенсионном фонде и ФСС, то рекомендуем обратиться за разъяснением по данным вопросам к специалистам в соответствующей сфере. Если у Вашей организации есть доступ к другим нашим правовым Системам (БСС «Система Главбух», ЮСС «Система Юрист»), рекомендуем Вам обратиться к экспертам данных систем. Информацию по данному вопросу можно посмотреть: https://vip.1kadry.ru/#/document/99/902226237/?step=52, а также непосредственно на сайте ФНС. Благодарим за понимание.

Пошагово, процедура оформления нового обособленного подразделения компании выглядит следующим образом:

  1. Внесение необходимых изменений в уставные документы организации, в соответствии с пунктом 3 статьи 55 Гражданского кодекса РФ (если обособленное подразделение создается в форме филиала или представительства);
  2. Оформление Положения об обособленном подразделении, в котором указывается его место в структуре предприятия, основные функции и иные организационные вопросы;
  3. Руководителем организации назначается руководитель обособленного подразделения (директор, управляющий и т.п.). Руководителю оформляется доверенность на совершение действий от лица компании, в том числе в ней может быть предусмотрено право на подпись трудовых договоров с работниками, соответствующих приказов и иных документов. Таким образом, руководитель обособленного подразделения будет являться лицом ответственным за подпись кадровых документов в данном обособленном подразделении;
  4. Вносится изменение в штатное расписание организации, в котором вводятся должности, необходимые для осуществления текущей деятельности обособленного подразделения. Обращаем Ваше внимание, что отдельное штатное расписание для обособленного подразделения не составляется (Подробнее об этом: https://vip.1kadry.ru/#/document/131/79907/?step=55);
  5. Как было указано выше обособленное подразделение может использовать общие по организации локальные нормативные акты, не принимая своих актов. В этом случае в обособленное подразделение передаются заверенные копии локальных нормативных актов. Если Вы примите решение разработать и принять отдельные локальные нормативные акты для обособленного подразделения (что не противоречит закону) - следует их разработать и принять;
  6. Определяется работник ответственный за ведение воинского учёта (Подробнее об этом: https://vip.1kadry.ru/#/document/161/73349/?step=57);
  7. Принимается на работу персонал обособленного подразделения, соответственно оформляются с работниками трудовые договоры, приказы, личные карточки формы Т-2, проводятся инструктажи по охране труда, работники знакомятся с локальными нормативным актами организации.

Ответ на вопрос: как вести воинский учет?

За состояние воинского учета в организации отвечает ее руководитель (п. 6 ст. 1 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ, п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).


У вас не останется вопросов о Графике отпусков вновь созданной организации после прочтения статьи по ссылке.


Он же определяет состав и обязанности сотрудников, ответственных за организацию и ведение воинского учета. Для этого руководитель организации издает приказ, форма которого приведена в Методических рекомендациях, утвержденных Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008 г.

Проект приказа следует согласовать с территориальным военным комиссариатом или органом местного самоуправления, который занимается первичным воинским учетом на территориях, где нет военных комиссариатов (п. 22 Методических рекомендаций, утвержденных Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008 г.).

Поэтому целесообразным будет назначить ответственным за организацию и ведение воинского учет сотрудника обособленного подразделения.

О том, как организовать воинский учет см: https://vip.1kadry.ru/#/document/130/51502/tit1/?step=59

Ответ на вопрос: что писать в трудовой книжке "принят слесарем по ремонту автомобилей в г. Новосибирск" или в Новосибирское подразделение? у нас будет основное подразделение (г. Омск), и Новосибирск.

Работодателем по отношению к сотрудникам обособленного подразделения всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация.

Само обособленное подразделение не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что обособленное подразделение не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – обособленное подразделение организации, если он расположен в ином населенном пункте (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

Таким образом, если работник работает в обособленном подразделении организации, то условие о месте работы должно быть обязательно отражено в трудовой книжке (например, "Принят на работу на должность менеджера Новосибирского обособленного подразделения").

Образец записи в трудовую книжку см. здесь: https://vip.1kadry.ru/#/document/118/16287/?step=64

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ:Можно ли оформить для филиала отдельные Правила трудового распорядка

Прямого запрета законодательство не содержит, однако применять такой подход не рекомендуется.

Из буквального толкования статей 8 и 189 Трудового кодекса РФ право принятия локальных актов принадлежит исключительно работодателю. Аналогичная возможность за филиалами или обособленными подразделениями не закреплена. Отсюда можно сделать вывод, что при необходимости закрепления особенностей работы филиала или обособленного подразделения их следует прописать в Правилах трудового распорядка, общих (единых) по организации.

Вместе с тем, на практике Положение о филиале иногда устанавливает право руководителя филиала от своего имени утверждать локальные документы в рамках деятельности филиала, в том числе Правила трудового распорядка, с предварительным согласованием их в головной организации. В таком случае в основных правилах, которые применяет головная организация, указывают, что режим работы для сотрудников филиалов устанавливается Правилами трудового распорядка соответствующего подразделения. Правомерность такого оформления находит подтверждение в отдельных правовых документах, где прямо предусмотрена возможность создания нормативных актов непосредственно в филиале организации, в том числе составление отдельного штатного расписания (п. 83 устава, утвержденного постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 г. № 585).

Исходя из указанного организациям с филиальной сетью по возможности рекомендуется все же оформлять единые Правила трудового распорядка, чтобы избежать риска возникновения претензий контролирующих ведомств.

Из ответа «Как оформить Правила трудового распорядка»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ответ: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

08.04.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.42%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.26%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль