В каком виде нужно сдать книгу учёта движения трудовых книжек в архив?

92

Вопрос

у меня возник вопрос по поводу журнала ведения учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сейчас наш отдел кадров приводит в соответствие журнал учета. Старая книга учета трудовых книжек не оформлена в соответствии с законодательством (часть VI Пост. от 16.04.2003 г. № 225) т. е. не прошита, не пронумерована, не скреплена печатью руководителя учреждения, и оформлена не по унифицированной форме, закрепленной законодательством). Сейчас для того, чтобы завести новую книгу необходимо передавать на архивное хранение предыдущую, так вот собственно кто должен поставить свою подпись, скрепить печатью, если произошла смена руководства. А перед тем как сдать на хранение в архив книгу необходимо привести в должную форм. Или же мы имеем право сдать ее в том виде в котором она сейчас находится.Ответственного за ведение данной книги также не закрепляли.

Ответ

Ответ на вопрос:

Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (прошить, пронумеровать, опломбировать, дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Затем начните учет трудовых книжек по установленной (корректной) форме. Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно. Такой вывод следует из пунктов 40, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.


О выдаче архивных справок читайте подробнее здесь.


Прежнюю книгу некорректной формы ни в коем случае не уничтожайте, поскольку в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых сотрудников, но и отметки о получении книжек уволившимися сотрудниками. Кроме того, такую книгу необходимо вести и далее для сбора подписей тех сотрудников, трудовые книжки которых зарегистрированы именно в ней. После того, как в этой книге больше не будет необходимости, например, все трудовые книжки работников, зарегистрированные в ней, выданы им при увольнении, то её можно будет передать в архив.

Порядок оформления книги перед сдаче её в архив, Вы вправе определить самостоятельно. Однако, в любом случае независимо от установленного в организации порядка определите сотрудника, ответственного за подготовку документов, в том числе кадровых, к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Более подробная информация по передаче документов в архив представлена в приложении к ответу ниже.

Подробности в материалах Системы Кадры:


Более подробно о заполнении книги учета движения трудовых книжек вы можете узнать в статье.


Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации

Архив организации

Для чего в организации нужен архив

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

Порядок подготовки документов для передачи в архив

Как подготовить кадровые документы для передачи в архив организации

Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

В любом случае независимо от установленного в организации порядка определите сотрудника, ответственного за подготовку документов, в том числе кадровых, к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).

Проведение экспертизы ценности документов

Как провести экспертизу кадровых документов перед передачей их в архив организации

По общему правилу передаче документов, в том числе кадровых, на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию (п. 4.7 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Для этого издайте приказ в произвольной форме. Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в пункте 4.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:

  • дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
  • дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
  • дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Передача в архив электронных документов

Как передать в архив электронные документы организации

Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:

  • проверки физического состояния носителей электронных документов;
  • записи электронных документов на машинные носители;
  • проверки качества записи;
  • проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
  • описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).

Об этом говорится в пункте 4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Результат деятельности комиссии

Как оформить результаты экспертизы ценности кадровых документов

По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:

Об этом говорится в пункте 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Форма описи приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Ее форма также приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Передача дел в архив организации

Когда кадровые документы можно передавать в архив организации

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.

Документы передаются в архив по описям дел. Формы описи приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Описи составляют в трех экземплярах, в том числе один в электронном виде. Документы в архив передают по акту приема-передачи, составленному в двух экземплярах. Форма акта приведена в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Об этом говорится в пунктах 6.7–6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Ответственность за нарушения при работе с архивными документами

Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Пример оформления передачи кадровых дел в архив организации

В ЗАО «Альфа» согласно Положению об архиве в начале года проводится передача документов на хранение из структурных подразделений в архив организации. Приказом директора ответственной за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации назначена руководитель отдела кадров Е.Э. Громова.

Для проведения экспертизы ценности документов на основании приказа в организации создана экспертная комиссия. Громова, как ответственная за передачу в архив кадровых документов, представила указанные документы комиссии для экспертизы.


Все о Учете трудовых книжек вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Документы, отобранные для передачи в архив, были сформированы в дела. По результатам экспертизы комиссия составила описи дел:

На отобранные дела Е.Э. Громова составила сдаточную опись в трех экземплярах для передачи дел в архив по форме, согласовала их с комиссией и утвердила у директора. По утвержденным описям сотрудница передала подготовленные дела в архив организации.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

28.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.07%
  • Иногда 56.48%
  • Не оформляем срочников 19.44%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль