Нужно ли устанавливать лимиты на расходы по проезду во время командировок?

137

Вопрос

Нужно ли проставлять лимиты авиа и жд поездок? или же достаточно прописать,что для генерального директора это бизнес класс и СВ, а для всех остальных эконом и купе? Наш главный бухгалтер утверждает,что нужно прописывать это в цифрах.. есть ли какой нибудь источник, на который Вы опираетесь отвечая на данный вопрос?

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, п. 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Положения гл. 25 НК РФ не содержат ограничений в размере возмещения сумм оплаты проезда любого работника организации к месту командировки и обратно.

Согласно трудовому законодательству расходы по проезду сотрудников во время командировки подлежат возмещению в полном объеме. А сумма возмещаемых расходов (в сумме фактических затрат без каких-либо ограничений) по проезду (без дополнительных услуг) могут быть учтены при налогообложении прибыли и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В части необложения НДФЛ сумм расходов по проезду, возмещаемых сверх лимитов, установленных в локальном нормативном акте, аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364.

При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:

Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Таким образом, ТК РФ и НК РФ устанавливают возможность работодателя определять размер подлежащих возмещению расходов на проезд во время командировки и не содержат требований об установлении лимитов.

Подробности в материалах Системы Кадры:

О вопросах, связанных с применением норм трудового законодательства о служебных командировках, а также о выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение. В пределах компетенции сообщаем следующее.1, 4. При направлении работника в командировку следует руководствоваться положениями главы 24 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). Согласно пункту 7 Положения, в случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

При заполнении унифицированной формы Т-10 следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее - Указания).Согласно Указаниям, командировочное удостоверение (форма Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

2. В случае, если работник привлекается к работе в выходной день, данный день в табеле учета рабочего времени, полагаем, следует отмечать как работу в выходной день.

3. Согласно статье 168 Кодекса и пункту 11 Положения, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

С нашей точки зрения, размеры возмещения расходов могут отличаться для разных категорий работников.

5*. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (пункт 3 Положения).

* Нумерация соответствует оригиналу.

Согласно пункту 7 Положения, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Таким образом, Положение предусматривает только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно - при командировке за границу. Во всех остальных случаях работодатель обязан выписать командировочное удостоверение, в том числе при командировке на один день.

За разъяснением по вопросам, связанным с направлением работников в служебные командировки, рекомендуем обращаться по компетенции в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации.

В соответствии с частью 1 статьи 227 Кодекса расследованию и учету в соответствии с настоящей главой подлежат несчастные случаи, происшедшие с работниками и другими лицами, участвующими в производственной деятельности работодателя (в том числе с лицами, подлежащими обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний), при исполнении ими трудовых обязанностей или выполнении какой-либо работы по поручению работодателя (его представителя), а также при осуществлении иных правомерных действий, обусловленных трудовыми отношениями с работодателем либо совершаемых в его интересах.

Обязанности работодателя (его представителя) при несчастном случае указаны в статье 228 Кодекса.

Согласно статье 228.1 Кодекса, при групповом несчастном случае (два человека и более), тяжелом несчастном случае или несчастном случае со смертельным исходом работодатель (его представитель) в течение суток обязан направить извещение по установленной форме:

в соответствующую государственную инспекцию труда;

в прокуратуру по месту происшествия несчастного случая;

в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации и (или) орган местного самоуправления по месту государственной регистрации юридического лица или физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;

работодателю, направившему работника, с которым произошел несчастный случай;

в территориальный орган соответствующего федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в установленной сфере деятельности, если несчастный случай произошел в организации или на объекте, подконтрольных этому органу;в исполнительный орган страховщика по вопросам обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (по месту регистрации работодателя в качестве страхователя).Исходя из вышеизложенного, извещение направляет работодатель у которого произошел несчастный случай.

В соответствии со статьей 127 Кодекса при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.34Принцип пропорциональности выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска при увольнении в случае, когда рабочий год полностью не отработан, закреплен в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.30 (п.п.28 и 29) (далее - Правила). Поскольку в Кодексе это правило напрямую не установлено, следует руководствоваться указанными Правилами в части необходимости пропорциональности выплаты компенсации.

Согласно подпункту "а" пункта 28 Правил полную компенсацию получают, в частности, работники, проработавшие от 5 1/2 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации предприятия или учреждения или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ.

Во всех остальных случаях, за исключением указанных в подпунктах "а"-"д" пункта 28 Правил, работники получают пропорциональную компенсацию. Таким образом, пропорциональную компенсацию получают работники, проработавшие от 5 1/2 до 11 месяцев, если они увольняются по каким-либо другим причинам, кроме указанных выше (в том числе по собственному желанию), а также все работники, проработавшие менее 5 1/2 месяцев, независимо от причин увольнения.
В данном пункте определен порядок выплаты компенсации работникам, проработавшим в организации менее года.
Компенсация за второй рабочий год выплачивается пропорционально отработанному времени.

Начальник
Правового управления
Федеральной службы по
труду и занятости

А.В.Анохин

2. Ответ:Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:

  • руководитель организации и его заместители;
  • руководители структурных подразделений;
  • остальные сотрудники.
    1. Правовая база: ПИСЬМО РОСТРУДА от 04.03.2013 № 164-6-1
    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
    • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
  • руководитель организации и его заместители;
  • руководители структурных подразделений;
  • остальные сотрудники.

Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В бюджетных организациях действует специальный подход. Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяют:

  • для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2 и 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и размер не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Для федеральных государственных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки, а также ограничения по оплате проезда к месту командирования установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например, для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение, размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

При использовании воздушного транспорта для проезда гражданского служащего к месту командирования и обратно проездные документы приобретают только на рейсы российских авиакомпаний или авиакомпаний других государств – членов Евразийского экономического союза. Исключение составляют случаи, когда российские авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования либо когда оформление билетов на рейсы этих авиакомпаний невозможно из-за их отсутствия на весь срок командировки. Об этом сказано в пункте 21.2 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

3. Ответ: Как оформить Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

4. Правовая база: ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 30.12.2011 № 03-04-06/6-364

Письмо

[Об обложении налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате проезда к месту проведения командировки]

Вопрос

Общество просит вас дать разъяснение по вопросу удержания НДФЛ с суммы оплаты проезда бизнес-классом при направлении сотрудника в командировку.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Обязанность работодателя возмещать сотруднику расходы, связанные со служебной командировкой, определена в статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). В соответствии с ее требованиями работодатель обязан возместить:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В Обществе есть внутренние локальные нормативные документы, определяющие порядок направления сотрудников в командировки. Согласно одному из них сотрудники, направленные в командировку, могут приобретать железнодорожные билеты бизнес-класса, только если время в пути превышает норматив, установленный данным документом.

Просим вас ответить, обязано ли Общество в случае, если сотрудник при направлении в командировку получил согласие работодателя на приобретение железнодорожного билета бизнес-класса, хотя время в пути составляет менее норматива, установленного локальным нормативным актом, удержать НДФЛ.

Если Общество обязано удержать налог с сотрудника, то налоговой базой для расчета будет являться вся стоимость билета бизнес-класса или разница между ценой билета бизнес- и эконом-класса?

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо, по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате проезда к месту проведения командировки и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).Абзацем десятым данного пункта предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Таким образом, при наличии решения работодателя о возмещении работнику расходов на командировку в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, от обложения налогом на доходы физических лиц освобождаются суммы фактически возмещенных организацией документально подтвержденных расходов работника по проезду к месту назначения и обратно.

Заместитель директора
Департамента
С.В.Разгулин

24.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль