Как правильно перейти на электронный документооборот?

19

Вопрос

Как правильно перейти на электронный документооборот (журналы по основной деятельности, договоров, отпусков и т.д.)

Ответ

Ответ на вопрос:

Перевод на электронный документооборот в трудовых отношениях в настоящее время, к сожалению, не возможен.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор и другие документы по кадрам не являются гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.


Статья о Электронной трудовой книжке поможет вам не допускать ошибок в работе.


Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

По журналам: если ведение журналов обязательно в силу закона, то Вы не можете в электронной форме их вести.

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" организация в своей учетной политике вправе предусмотреть ведение документов в электронной форме, но это возможно только при наличии электронной цифровой подписи у лиц, ответственных за разработку и утверждение данных документов (и это не касается документов, о которых мы сказали выше). При этом издание, например, графика отпусков в виде электронного документа не освобождает работодателя от обязанности согласно ст. 22 Трудового Кодекса ознакомить с графиком всех работников под роспись.

Примечание:

Минэкономразвития России подготовило законопроект, который внесет важные поправки в Трудовой кодекс РФ и упростит жизнь работодателям. Особенно крупным компаниям с численностью более 500 человек и тех, кто имеет разветвленную структуру филиалов, но при этом ведет централизованный кадровый учет.

Согласно проекту все сотрудники для подписания документов, которые непосредственно относятся к их трудовой деятельности, смогут использовать электронную цифровую подпись вместо чернильной. По предварительным оценкам ведомства, сотрудники смогут расписываться в цифровом формате уже с января 2018 года. И это правило будет касаться всех работников, а не только тех, кто заключил дистанционный трудовой договор.

Авторы проекта поясняют свою инициативу тем, что в настоящее время трудовое законодательство предписывает ознакомление сотрудника под подпись с рядом документов работодателя как при приеме на работу, так и в дальнейшем при исполнении служебных обязанностей. При этом в компаниях с высокой ротацией кадров рутинная работа, связанная с получением личных подписей сотрудников, может повлечь нарушение сроков, установленных законодательством, что приводит к практике ознакомления с документами задним числом, что в дальнейшем нередко становится причиной трудовых споров и судебных разбирательств с работниками. Поэтому для более удобного согласования и подписания документов без нарушения законодательных сроков введут электронную подпись. Такие поправки помогут сэкономить время руководству и кадровым службам компаний. Поскольку компании смогут одновременно ознакомить всех работников с принятым актом, не тратя время на личную встречу или пересылку документов. Кроме того, сотрудники, получившие электронную подпись для визирования кадровых документов, смогут использовать ее в различных государственных и частных учреждениях, в которых предусмотрено использование электронной подписи.

Однако некоторые документы сотрудники все равно смогут подписывать только вручную. Список таких документов Минэкономразвития утвердит дополнительно. В их числе наверняка окажется трудовой договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и организацией.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

В общем случае нельзя.

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

22.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.33%
  • Не оформляем срочников 19.04%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль