Менять личные карточки, которые ведутся со времен Украины, на карточки российского образца?

11

Вопрос

Поясните, нужно ли менять личные карточки работников предприятия (Крым), которые ведутся со времен Украины на карточки российского образца (Унифицированная форма № Т-2) или можно продолжать? На сотрудников вновь принятых заводим новые (форма № Т-2). Если нужно менять, то поясните процедуру замена.

Ответ

Ответ на вопрос:

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Эти правила распространяются на Крым, как на субъект РФ в общем порядке.

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Кроме того, следует отметить, что до 1 января 2015 года к трудовым отношениям и иным непосредственно связанным с ними отношениям, которые возникли до 15.10.2014, наряду с НПА РФ, применялись ранее действующие правила, в части, не противоречащей законодательству РФ (ст. 2 Закона от 14 октября 2014 г. № 299-ФЗ).

Таким образом, вести прежние карточки могут только коммерческие организации и только, если формы таких карточек не противоречат российскому законодательству. Организации государственного сектора в любом случае должны завести на работников личные карточки российского образца.

Процедура замены не регламентирована, полагаем, что можно поступить следующим образом,

следует издать приказ руководителя об оформлении дубликатов личных карточек с указанием причин нового оформления и сотрудников, в отношении которых нужно провести такую замену. С данным приказом ознакомьте сотрудников, личные карточки которых нужно заменить, под подпись. Новую карточку заведите текущей датой, отличной от даты составления первоначальной карточки, а также сделайте на ее титульном листе пометку «Дубликат». После оформления дубликата личной карточки и переноса всех сведений ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Попросите его, чтобы он сверил все перенесенные сведения и написал «Все сведения из личной карточки, оформленной тогда-то, перенесены верно». Данную запись сотрудник может сделать рядом с отметкой «Дубликат» или в разделе «Дополнительные сведения»новой карточки.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Можно ли оформить заново личную карточку, если оформленная при приеме пришла в негодность

Н.З. Ковязина

Трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован. На практике взамен пришедших в негодность личных карточек оформляют новые.

Личная карточка – важный кадровый документ, содержащий структурированную и обобщенную информацию о сотруднике, подлежащий длительному хранению. Если оформленный при приеме на работу документ не позволяет продолжать с ним работу и получать информацию, то возникает вынужденная необходимость переоформить личную карточку.

При этом действующее законодательство не содержит норм, регулирующих действия работодателя в случае износа личной карточки, и не устанавливает запрета на оформление новой личной карточки, если ранее оформленная карточка пришла в негодность, например истрепалась.

На практике рекомендуют переоформить пришедшую в негодность карточку. С этой целью следует издать приказ руководителя об оформлении дубликатов личных карточек с указанием причин нового оформления и сотрудников, в отношении которых нужно провести такую замену. С данным приказом ознакомьте сотрудников, личные карточки которых пришли в негодность, под подпись. Пришедшие в негодность личные карточки уничтожать не нужно, поскольку работодатель обязан хранить личные карточки в течение 75 лет (п. 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Новую карточку заведите текущей датой, отличной от даты составления первоначальной карточки, а также сделайте на ее титульном листе пометку «Дубликат». После оформления дубликата личной карточки и переноса всех сведений ознакомьте с ней сотрудника под подпись. Попросите его, чтобы он сверил все перенесенные сведения и написал «Все сведения из личной карточки, оформленной тогда-то, перенесены верно». Данную запись сотрудник может сделать рядом с отметкой «Дубликат» или в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки.

Факт оформления новой карточки взамен пришедшей в негодность рекомендуем дополнительно отразить в разделе «Дополнительные сведения» новой карточки, например, так: «Личная карточка повторно оформлена тогда-то взамен пришедшей в негодность ранее оформленной тогда-то личной карточки».

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 16.03.2016

16.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.75%
  • Иногда 56%
  • Не оформляем срочников 19.25%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль