Какими документами подтвердить нахождение сотрудников в командировке?

80

Вопрос

Описание ситуацииГруппа сотрудников компании направлена в командировку в другой город на 10 календарных дней (включая выходные).1.Некоторые сотрудники изъявили желание ехать в командировку с использованием личного легкового транспорта. В Положении о командировках компании установлено, что возмещению подлежат расходы на проезд ЖД, Авиа и общественным транспортом. Командировочные удостоверения не выписываются. Исходя из этого, подтвердить срок фактического отправления и возврата из командировки нельзя, т.к. нет документально подтверждённых расходов на проезд к месту командировки и обратно.2. Подтвердить время нахождения в командировке документами на проживание тоже нет возможности. Проживать в месте командировки сотрудники будут снятой частной квартире. Договора на аренду квартиры и расписки в получении оплаты за аренду нет.Вопрос1.Если на основании служебной записки работника бухгалтерия выплатит сотруднику суточные (лимит 500 руб.в день), можно ли эту сумму принять к налоговому учёту(компания УСН 15%)?2. В случае невозможности принятия суммы к НУ надо ли эту сумму облагать НДФЛ и страховыми взносами?3.Правомерно ли будет произвести начисление зарплаты за неподтверждённое фактическое время нахождения сотрудника в командировке по среднему?4.Какими документами лучше подтвердить время нахождения этих сотрудников в командировке?

Ответ

Ответ на вопрос:

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 168 ТК РФ).

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;

    Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

    Кроме того, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Эта гарантия обязательна для работодателя. И он обязан оплатить командировку сотруднику, если его туда направил, соответственно.

    Целью выплаты суточных является возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

    Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, письмо Минтруда России от 05.09.2013 N 14-2/3044898-4415):

    - за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

    - за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

    По возмещению затрат на проезд и проживание:

    По общему правилу при направлении сотрудника в командировку оформлять служебную записку не нужно. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена. Служебную записку можно составить в произвольной форме.

    Служебную записку необходимо оформить, только если:

    Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

    Минфин России в отношении оправдательных документов разъясняет, что это могут быть любые правильно оформленные первичные учетные документы, свидетельствующие о фактическом нахождении работника в пути (Письмо от 20.04.2015 N 03-03-06/22368). Финансовое ведомство подчеркивает, что служебная записка к оправдательным документам не относится.

    По вопросу учета в расходах компенсации затрат работника, связанных с использованием личного транспорта, в официальных разъяснениях выражена следующая точка зрения. При учете возмещения расходов работника, связанных с использованием его личного транспорта для поездки в командировку, нужно руководствоваться пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. А значит, указанная компенсация признается в расходах в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Такие выводы следуют из Письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199. Аналогичную точку зрения высказал Минфин России относительно возмещения работнику расходов на ГСМ при использовании личного транспорта в служебных целях (Письмо от 04.12.2015 N 03-03-06/70852).

    См. также по данному вопросу Письмо Роструда от 19.10.2015 N 2450-6-1.

    Подробности в материалах Системы Кадры:

    1. Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке

    Возмещение расходов

    Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку

    Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

    • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
    • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
      • сотрудник едет в командировку или обратно на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в служебной записке, которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
      • по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в командировке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.
    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Более подробно о Командировке в табеле учета рабочего времени вы можете узнать в статье.


Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.

Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:

  • руководитель организации и его заместители;
  • руководители структурных подразделений;
  • остальные сотрудники.

Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

В бюджетных организациях действует специальный подход. Размер и порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки определяют:

  • для федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2 и 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Размер и порядок возмещения для командированных сотрудников федеральных учреждений установлены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, и размер не должен превышать 550 руб. в сутки, а при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки. Вместе с тем, учреждения могут увеличить сумму возмещения за счет:

  • экономии бюджетных средств (лимитов бюджетных обязательств или субсидий);
  • средств, полученных от предпринимательской деятельности, – что актуально для бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в подпункте «а» пункта 1 и пункте 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Для федеральных государственных гражданских служащих ограничения по возмещению расходов на наем жилья во время командировки, а также ограничения по оплате проезда к месту командирования установлены Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813. Например, для гражданских служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение, размер возмещения не может превышать стоимости двухкомнатного номера (подп. «а» п. 18 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).

Еще одно ограничение касается возможности приобретать авиабилеты зарубежных компаний (кроме авиакомпаний государств – членов ЕАЭС) для поездок в командировку. Запрет действует в отношении федеральных государственных служащих, военнослужащих, сотрудников ПФР, ФСС России, ФФОМС, отдельных сотрудников дипломатической службы, а также иных специалистов, должность которых входит в перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171. Исключение составляют случаи, когда российские авиакомпании не осуществляют пассажирские перевозки к месту командирования либо когда оформление билетов на рейсы этих авиакомпаний невозможно из-за их отсутствия на весь срок командировки. Об этом сказано в пункте 21.2 Порядка, утвержденного Указом Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813, и перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 7 марта 2016 г. № 171.

Расходы на оформление загранпаспорта

Вопрос из практики: Может ли организация возместить командировочные расходы на оформление загранпаспорта, в случае если сотрудник не предоставил квитанцию об оплате госпошлины

Да, может.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещают в том числе расходы на оформление заграничного паспорта (п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Следовательно, расходы на оформление загранпаспорта относятся к командировочным расходам, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (ст. 264 НК РФ).

При этом такие расходы должны быть документально подтверждены. Перечень подтверждающих документов и порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов, или нет. В зависимости от обстоятельств в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами. Например, первичными учетными документами или другими документами, прямо или косвенно подтверждающими понесенные затраты.

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).

В результате утеря сотрудником квитанции об уплате госпошлины за оформление паспорта не может стать основанием для отказа в компенсации расходов. Это объясняется тем, что обязанность уплаты и размер пошлины установлены законом, а получение загранпаспорта без оплаты пошлины невозможно (ст. 333.28 НК РФ). Поэтому сам факт получения паспорта подтверждает понесенные работником расходы, и они могут быть компенсированы.

Во избежание претензий со стороны проверяющих работодателю следует зафиксировать факт утери квитанции, например, докладной запиской работника своему руководителю с приложением к ней ксерокопии загранпаспорта. Форма докладной произвольная.

Перевод документов на иностранном языке

Вопрос из практики: Нужно ли переводить на русский язык проездные билеты, составленные на иностранном языке. Сотрудник вернулся из загранкомандировки

Да, нужно.

Сотруднику при направлении его в командировку возмещают в том числе расходы на проезд к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ). При этом такие расходы должны быть документально подтверждены.

Проездными документами, которые подтверждают расходы сотрудника на проезд, являются билеты, багажные квитанции, справки о стоимости проезда, выданные транспортной организацией.

В случае оформления электронного билета для подтверждения и возмещения расходов сотрудник должен представить:

  • посадочный талон;
  • маршрут-квитанцию электронного билета с одновременным предъявлением электронного документа.

Проездные билеты, составленные на иностранном языке, должны быть построчно переведены на русский язык (п. 9 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). При этом перевода требуют только реквизиты проездных документов. Переводить другую информацию, которую содержит проездной документ, например, правила перевозки гражданина или багажа, условия применения тарифа, а также иные сведения, не нужно. Такие разъяснения дают специалисты Минфина России в письме от 1 октября 2013 г. № 03-07-15/40623.

Таким образом, для подтверждения расходов на проезд к месту командировки и обратно реквизиты проездных билетов, составленных на иностранном языке, нужно перевести на русский язык.

Подробнее о том, как должен быть оформлен перевод и за чей счет, см. Кто обязан делать перевод документов, составленных на иностранном языке.

Электронные билеты

Вопрос из практики: Какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. При этом в случае приобретения электронного билета ему необходимо подтвердить:

  • оплату билета;
  • факт поездки.
  • чек ККТ;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
  • маршрут/квитанция электронного билета – для подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) – для подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322);
  • квитанция электронного многоцелевого документа – для подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).

Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-03-07/42273, от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515 и от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1.

Для подтверждения факта направления сотрудника в командировку достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих его поездку: либо распечатку электронного билета, либо посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.

При этом в распечатке электронного билета или посадочном талоне должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку, в частности: инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места. При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).

Если у сотрудника нет распечатки электронного билета или посадочного талона, например, в связи с утерей, то расходы на проезд можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость: Ф. И. О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п. Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 18 мая 2015 г. № 03-03-06/2/28296, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.

Если электронный билет или архивная справка составлены на иностранном языке, то для подтверждения расходов необходимо приложить перевод на русский язык основных реквизитов указанных документов. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты: месяц даты отправления, наименование или коды пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты, указывают в авиабилете кодами на латинице в соответствии с международным кодификатором. Перечень таких кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса РФ. Если реквизиты электронного авиабилета, указанные на иностранном языке, совпадают с кодами, приведенными в соответствующих кодификаторах, то переводить их на русский язык не нужно. Аналогичные разъяснения приведены в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656.

Проездные документы отсутствуют

Вопрос из практики: Какими документами сотрудник может подтвердить факт пребывания в командировке, если у него нет проездных документов

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы (ст. 168 ТК РФ).

При этом если у сотрудника нет проездных документов, например он их потерял или билетов изначально не было (если человек добирался на попутном транспорте), то возможны два варианта.

У сотрудника есть документы о проживании из гостиницы

При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, а также договор на оказание гостиничных услуг. Соответственно, срок командировки в этом случае определите на основании такого чека или бланка строгой отчетности и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Поскольку они содержат информацию о сроке проживания. Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.

В случае командировки за границу расходы на проживание подтвердит инвойс, который выдают зарубежные отели. Если в инвойсе нет данных о сроке проживания, понадобится также договор или иной документ, например заявка на бронирование, с необходимыми данными. Все первичные документы на иностранном языке обязательно перевести на русский язык.

У сотрудника нет никаких документов ни о проезде, ни о проживании

В случае если сотрудник в месте командировки проживал, например, у родственников или знакомых, то у него может не быть и подтверждающих документов из гостиницы. Тогда сотрудник оформляет служебную записку в произвольной форме по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия обратно к месту работы. Вместо служебной записки документом, в котором принимающая организация подтверждает, что сотрудник находился в это время по месту командирования, может быть, например, письмо либо справка. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в письме от 19 октября 2015 г. № 2450-6-1.

В обоих случаях расходы на проживание нужно возместить. Также за эти дни положены суточные. А вот расходы на проезд и суточные за дни нахождения в пути возмещать не нужно. Это следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Следует учесть, что, поскольку у сотрудника нет билетов, выданный аванс на командировку в части расходов на проезд и суточные за дни нахождения в пути можно удержать из зарплаты. Так позволяет сделать статья 137 Трудового кодекса РФ.

Возмещение суточных при полном обеспечении питанием и транспортом в месте командировки

Вопрос из практики: Нужно ли выплачивать суточные сотруднику, если работодатель оплатил гостиницу, трехразовое питание и обеспечил бесплатным транспортом в месте командирования

Да, нужно.

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне местожительства (суточные), возмещаются сотруднику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).При этом законодательство не дает определения, какие конкретно расходы покрывает выплата суточных.

Суточные представляют собой общую компенсационную выплату по возмещению расходов сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Данная выплата имеет своей целью покрытие личных расходов сотрудника во время командировки и может быть израсходована на любые цели, не только на питание и проезд в месте командирования.

Таким образом, выплата суточных командированному сотруднику является безусловной обязанностью работодателя. То есть она возникает независимо от факта возмещения сотруднику каких-либо расходов, связанных с командировкой: на проживание, питание, проезд в месте командирования и т. п.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 167, 168 Трудового кодекса РФ, пунктов 9-11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и подтверждаются судебной практикой (см., например, решения ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04, Верховного суда РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147).

Возмещение расходов при невыполненном задании

Вопрос из практики: Должна ли организация оплатить сотруднику суточные, проезд и проживание за время нахождения в служебной командировке. Сотрудник по своей вине не выполнил служебное поручение

Да, должна.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

За время невыполнения служебных обязанностей (простоя) по вине сотрудника зарплата ему не выплачивается (ч. 3 ст. 157 ТК РФ). Однако оплата проезда, суточных и проживания за время нахождения в служебной командировке не является вознаграждением за труд (зарплатой), а носит компенсационный характер (ст. 129 ТК РФ). Кроме того, возмещение данных расходов не ставится в зависимость от выполнения сотрудником служебных обязанностей (ст. 168 ТК РФ).

Таким образом, организация должна оплатить сотруднику проезд, суточные и проживание за время нахождения в служебной командировке независимо от того, выполнил он или нет служебные обязанности.

Подтверждает такой вывод Роструд в письме от 30 апреля 2008 г. № 1024-6.

Средний заработок

Как оплатить работу сотрудника за время командировки

Помимо возмещения командировочных расходов, за время поездки за сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Выплатить средний заработок нужно вместе с зарплатой за месяц (абз. 4 п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Внимание: игнорировать требование законодательства и выплачивать обычную зарплату вместо среднего заработка запрещено, даже при однодневной командировке. При этом работодатель может установить доплату к среднему заработку, чтобы покрыть разницу.

Пример расчета среднего заработка сотрудника, направленного в командировку

В мае 2011 года организация направила своего менеджера А.С. Кондратьева в командировку. Срок командировки – пять рабочих дней (с 23 по 27 мая).

За время командировки организация должна начислить Кондратьеву зарплату исходя из его среднего заработка. Расчетный период: май 2010 года – апрель 2011 года (248 рабочих дней). Должностной оклад менеджера – 15 000 руб.

В июне 2010 года Кондратьев был в учебном отпуске 17 рабочих дней. За этот месяц сотруднику начислено:

  • исходя из среднего заработка – 12 500 руб.;
  • по должностному окладу – 2858 руб.

В августе 2010 года Кондратьев находился в отпуске весь месяц (22 рабочих дня). За этот месяц ему не начисляли зарплату.

В январе 2011 года он проболел пять рабочих дней. Зарплата за этот месяц начислена в размере 11 429 руб.

Периоды болезни и отпусков, а также суммы, начисленные за эти периоды, из расчета среднего заработка нужно исключить. Таким образом, средний дневной заработок, исходя из которого Кондратьеву следует начислить зарплату за время командировки, равен:
(15 000 руб. × 9 мес. + 2858 руб. + 11 429 руб.) : 204 дн. = 731,8 руб./дн.

За период командировки менеджеру начислили:
731,8 руб./дн. × 5 дн. = 3659 руб.

Вопрос из практики: Включается ли в расчет среднего заработка оплата труда сотрудника в выходной день во время командировки

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

C одной стороны, согласно подпункту «л» пункта 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, при расчете среднего заработка учитываются выплаты, связанные с условиями труда, в том числе оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни. Таким образом, данная норма и буквальное толкование подпункта «а» пункта 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, с учетом требования об оплате выходных дней в повышенном размере (а не в размере среднего заработка) позволяет прийти к выводу о возможности включения оплаты труда сотрудника в выходной день во время командировки в расчет среднего заработка.

С другой стороны, в случае привлечения сотрудника к работе в период командировки в выходные или нерабочие праздничные дни оплата за эти дни ему должна быть начислена не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Средний заработок за период нахождения сотрудника в командировке выплачивается только за дни работы по графику, установленному в организации, куда сотрудник был командирован (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Время нахождения в командировке, в том числе и в выходные дни, оплачивается исходя из среднего заработка сотрудника (ст. 167 ТК РФ). При этом при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если за сотрудником сохранялся средний заработок (подп. «а» п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Таким образом, оплату за работу в выходные и праздничные дни в период командировки не нужно включать в расчет среднего заработка при дальнейшем расчете. Представители Минздравсоцразвития России в неофициальных разъяснениях придерживаются именно второй точки зрения.

Сохранение зарплаты на время командировки вместо среднего заработка

Вопрос из практики: Можно ли установить в организации правило, что сотрудникам за время командировки выплачивается обычная зарплата, а не средний заработок

Нет, нельзя.

На время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок, а не зарплата. Об этом сказано в статье 167 Трудового кодекса РФ. Следовательно, зарплату за дни командировки выплачивать нельзя, поскольку это противоречит положениям Трудового кодекса РФ. Такой вывод подтверждает письмо Роструда от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.

Это правило действует даже при однодневной командировке.

Совет: если средний заработок, сохраняемый на время командировки, окажется ниже зарплаты сотрудника за этот период, организация вправе компенсировать эту разницу.

Компенсация разницы между зарплатой и средним заработком

Вопрос из практики: Может ли работодатель компенсировать сотрудникам разницу между средним заработком, сохраняемым на время командировки, и окладом за этот период

Да, может.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

Трудовой кодекс РФ запрещает ухудшать положение сотрудников по сравнению с действующим законодательством (ст. 8, 9 ТК РФ). А улучшать положение сотрудников организация вправе – на свое усмотрение. Поэтому организация может компенсировать сотруднику разницу между зарплатой сотрудника за фактически отработанное время и средним заработком, сохраняемым на время командировки. Главное – предусмотреть такую доплату в коллективном (трудовом) договоре или локальном нормативном акте, например, Положении об оплате труда (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Оплата при однодневной командировке

Вопрос из практики: Нужно ли рассчитывать средний заработок для оплаты труда во время однодневной командировки

Да, нужно.

Никаких временных ограничений в отношении командировок Трудовой кодекс РФ не содержит. Не установлен минимальный срок командировки и в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Более того, пункт 20 этого Положения допускает однодневную продолжительность командировки (при комментировании загранкомандировок). На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Следовательно, за время пребывания в однодневной командировке зарплату сотруднику нужно рассчитать исходя из его среднего заработка за предыдущие 12 месяцев (ст. 139 ТК РФ).

Оплата командировки сотруднику с неполным рабочим днем

Вопрос из практики: Как оплатить командировку сотруднику, который работает в режиме неполного рабочего времени

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируют сохранение среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с такой поездкой (ст. 167 ТК РФ).

Сотруднику, который работает неполное рабочее время, зарплату рассчитывают пропорционально отработанному времени (ст. 93 ТК РФ). При направлении такого сотрудника в командировку правило пропорциональной оплаты не действует. За дни нахождения в командировке сотруднику начисляют среднюю зарплату, которую рассчитывают по общему правилу (п. 4 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). Высчитывать пропорцию от среднего не нужно.

Размеры выдаваемых сотруднику сумм на компенсацию прочих командировочных расходов также не зависят от режима его работы. Поэтому их нужно выплатить на общих основаниях в полном объеме (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Оплата дней выезда в командировку и возвращения из нее

Вопрос из практики: Как оплатить день командировки, который сотрудник полностью отработал. Вечером отработанного дня (до 24 часов) сотрудник уезжает в командировку

За время нахождения сотрудника в командировке, в том числе за дни нахождения в пути, за ним сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ). При этом средний заработок нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы. Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки. Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Такой порядок следует из пункта 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вопрос о явке сотрудника на работу в день отъезда в командировку или в день возращения из нее решается по договоренности с администрацией организации (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Аналогичные разъяснения содержит письмо Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415.

В рассматриваемой ситуации сотрудник вечером отработанного дня (до 24 часов) отбывает в командировку. Эта дата должна быть отмечена как начало командировки в решении и приказе о направлении сотрудника в командировку. То есть именно этот день считается днем отъезда. Следовательно, зарплату за этот день нужно рассчитать в общем порядке как за день командировки исходя из среднего заработка. Кроме того, за день отъезда сотруднику полагаются суточные. Аналогичные разъяснения дает Роструд в письме от 5 февраля 2007 г. № 275-6-0.

Данный подход следует применять и в случае возвращения из командировки в начале рабочего дня, если сотрудник в этот же день выходит на работу.

Подробнее о том, как отразить в табеле учета рабочего времени дни выезда в командировку и приезда, в которые работник выходит на работу, см. Как отметить в табеле день отъезда в командировку, если сотрудник перед выездом часть или полный день работал в офисе.

Оплата дней в пути

Вопрос из практики: Как оплатить время в пути во время командировки

Время нахождения в пути не может быть признано временем отдыха сотрудника (решение Верховного суда РФ от 20 июня 2002 г. № ГКПИ2002-663). День выезда в командировку и день возвращения из нее считаются полноценными днями командировки (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В общем случае такой день оплачивается по общим правилам, как и остальные дни командировки – сотруднику нужно выплатить суточные и средний заработок, если такой день совпадает с рабочим днем по графику, установленному по месту постоянной работы (ст. 167, 168 ТК РФ, п. 9, 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Если же выезд в командировку или возвращение из нее выпадают на выходной, то такое время необходимо оплатить в повышенном размере или предоставить отгул (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Аналогичные разъяснения содержит письмо Минтруда России от 5 сентября 2013 г. № 14-2/3044898-4415. Правомерность такого подхода подтверждает и судебная практика (см., например, определение Томского областного суда от 20 января 2012 г. № 33-10/2012).

Конкретный порядок оплаты часов пути сотрудника при направлении в командировку в выходной день действующим законодательством не установлен. Поскольку за время пути в командировку сотрудник фактически не работает, но при этом и не отдыхает, конкретный порядок определения часов времени пути и порядок их оплаты следует закрепить в локальном акте, например Положении о командировках. При этом работодатель вправе установить оплату времени в пути по фактическому времени поездки или приравнять время в пути к полноценному рабочему дню и оплачивать как полный рабочий день в выходной, независимо от того, сколько часов фактически сотрудник находился в пути.

Оплата выходных нерабочих дней в период командировки

Вопрос из практики: Нужно ли выплачивать средний заработок, если сотрудник не работал в выходной в месте командирования

Нет, не нужно.

При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок сотрудника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней в периоде, подлежащем оплате (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922). При этом оплате подлежат все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Поэтому если в командирующей организации определен график работы, предполагающий выходные дни (например, работа с понедельника по пятницу), и командированный сотрудник не исполнял трудовые обязанности в выходные дни (субботу, воскресение), то за указанные выходные дни средний заработок ему выплачивать не нужно.

Срок выплаты заработка за время командировки

Вопрос из практики: В какие сроки работодатель должен выплатить сотруднику средний заработок, сохраняемый за ним на период служебной командировки

В командировке сотрудник исполняет свою трудовую функцию, поэтому средний заработок, сохраняемый за ним на время служебной поездки, следует считать частью зарплаты (ст. 57, 167 ТК РФ).

Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный Правилами трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ).

Исходя из указанного средний заработок, сохраняемый за сотрудником на период служебной командировки, должен быть выплачен работодателем сотруднику в сроки, установленные для выплаты зарплаты. Если эти сроки приходятся на период нахождения сотрудника в командировке, то работодатель переводит зарплату на банковскую карту сотрудника в общем порядке либо по просьбе сотрудника пересылает зарплату почтовым переводом. При этом оплату расходов по денежному переводу берет на себя работодатель.

При невозможности пересылки или перевода заработка по объективным причинам (удаленность места командировки, отсутствие у сотрудника банковского счета и т. д.) причитающаяся сотруднику сумма должна быть выплачена незамедлительно по возвращении его из командировки.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 136, 167 Трудового кодекса РФ, пункта 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Болезнь во время командировки

Как оплачиваются дни болезни во время командировки

Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен пунктом 25 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Пример расчета зарплаты за период командировки, в которой сотрудник заболел

Кладовщик организации П.А. Беспалов направлен в командировку на период со 2 по 15 декабря 2011 года. Во время командировки сотрудник заболел и с 7 по 14 декабря (восемь календарных дней) находился в стационаре (подтверждено больничным листком). В связи с болезнью последним днем командировки считается 23 декабря. Таким образом, на период командировки (за исключением времени болезни) приходится 10 рабочих дней.

Беспалову нужно начислить:

  • суточные за 22 дня (14 дн. + 8 дн.);
  • зарплату в размере среднего заработка за дни командировки и проезда, которые являются рабочими по графику предприятия (кроме тех дней, когда он болел);
  • больничное пособие за период болезни.

Размер суточных составляет 700 руб. в день. Средний дневной заработок, рассчитанный для начисления среднего заработка в период командировки Беспалова, составил 900 руб.

Средний дневной заработок, рассчитанный для начисления больничного пособия, составил 915 руб. Страховой стаж Беспалова – более 10 лет, поэтому больничное пособие ему выплачивается в размере 100 процентов среднего заработка.

Предельный средний дневной заработок для целей расчета больничного пособия в 2011 году составляет 1136,99 руб. Фактический среднедневной заработок не превышает предельного, поэтому пособие исчисляется исходя из фактического среднедневного заработка.

Организация применяет общую систему налогообложения. В периоде с 7 по 14 декабря – восемь календарных дней. За счет собственных средств организация оплачивает Беспалову первые три дня болезни – 7, 8 и 9 декабря. Сумма пособия за эти дни составляет:
915 руб./дн. × 3 дн. = 2745 руб.

Больничное пособие за остальные пять календарных дней оплачивает ФСС России:
915 руб./дн. × 5 дн. = 4575 руб.

Всего за время пребывания в командировке Беспалову начислено 31 720 руб., в том числе:

  • суточные в размере:
    700 руб./дн. × 22 дн. = 15 400 руб.;
  • зарплата в размере среднего заработка за 10 рабочих дней:
    900 руб./дн. × 10 дн. = 9000 руб.;
  • больничное пособие:
    915 руб./дн. × 8 дн. = 7320 руб. (в т. ч. за счет организации – 2745 руб., за счет ФСС России – 4575 руб.).

Командировка совместителя

Как оплачивать труд совместителей в командировке

Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.

Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников (п. 19 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).

Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.

Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).

Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.

Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.

Такие правила установлены в пункте 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировка в нерабочий день

Как оплатить командировку, которая пришлась на выходной или праздничный день

По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. Какими документами оформить привлечение к работе сотрудника в выходные и праздники.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.

Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.

Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.

Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:

  • сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
  • сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
  • сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.

Такой порядок установлен статьей 153 Трудового кодекса РФ и пунктом 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в письме от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.

Вопрос из практики: Как оплатить командированному сотруднику день, который в России считается выходным или праздничным, а в стране, куда был командирован сотрудник, этот день – рабочий

Ответ на вопрос зависит от того, был ли в этот день командированный сотрудник привлечен к работе.

По общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. При этом если сотрудник привлечен к работе в праздничные дни, то оплата труда в командировке производится по нормам Трудового кодекса РФ. Об этом сказано в пунктах 5 и 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Без согласия сотрудника привлекать его к работе можно только в особых случаях, перечисленных в статье 113 Трудового кодекса РФ. Во всех иных ситуациях необходимо предварительное письменное согласие сотрудника.

Для того чтобы привлечь сотрудника к работе в праздничный день, руководитель организации издает отдельный приказ. Оплатить такой труд организация должна не менее чем в двойном размере. Однако если сотрудник, работавший в праздник, берет дополнительный выходной день, тогда праздничный день оплачивается в одинарном размере, а дополнительный выходной не оплачивается. Об этом сказано в статье 153 Трудового кодекса РФ.

Если командированный сотрудник во время командировки не привлекался к работе в праздничный день, то этот день ему не оплачивается.

Сверхурочная работа во время командировки

Вопрос из практики: Как оплатить сверхурочную работу во время командировки

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

С одной стороны, по общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняют средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (ст. 167 ТК РФ). Никакие другие выплаты или доплаты, за исключением возмещения расходов, связанных с командировкой, трудовым законодательством не предусмотрены. То есть все рабочие дни оплачиваются по среднему заработку без учета реального количества часов в день, затраченных командированным на выполнение своего задания, которое по факту может быть как больше его стандартных часов работы по графику, так и меньше. Правомерность такого подхода следует из разъяснений Минфина России в письме от 23 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18410.

С другой стороны, работа в условиях, отклоняющихся от нормальных, в том числе сверхурочная работа, должна быть оплачена в повышенном размере (ст. 149, 152–154 ТК РФ). Исключений из этого правила законодательство не предусматривает. Поэтому если работодатель направляет работника в командировку и заранее известно, что он будет трудиться там сверх часов по своему графику, то еще до командировки необходимо оформить соответствующие документы о привлечении сотрудника к сверхурочной работе, а по окончании поездки оплатить такую работу в общем порядке в повышенном размере. Правомерность данного подхода подтверждают Минтруд России в письме от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195 и Роструд в письме от 14 ноября 2013 г. № 1025-6-3. Аналогичную позицию занимают и суды (см., например, апелляционные определения Тюменского областного суда от 18 апреля 2012 г. № 33-1500/2012, от 13 февраля 2012 г. № 33-622/2012, определение Липецкого областного суда от 5 декабря 2011 г. № 33-3382/2011, кассационное определение Волгоградского областного суда от 13 января 2011 г. № 33-728/2011).

Исходя из указанного, во избежание судебных разбирательств продолжительность командировки рекомендуется устанавливать с таким расчетом, чтобы избежать необходимости привлечения работников к сверхурочной работе. Если же такая необходимость все же возникла, то часы, которые сотрудник сверхурочно отрабатывает в командировке по инициативе организации, рекомендуется оплачивать в повышенном размере по правилам статьи 152 Трудового кодекса РФ. Порядок доплаты за сверхурочную работу в период командировки закрепите в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Аналогичный подход применяют и к оплате ночной работы во время командировки.

Вопрос из практики: Как оплачивать время работы в командировке сотрудника, которому трудовым договором установлен режим неполного рабочего времени, например четыре рабочих дня в неделю по четыре часа ежедневно. В командировке сотрудник работает сверх графика, установленного трудовым договором

Во время командировки за сотрудником сохраняется средний заработок по тому графику работы, который установлен трудовым договором. То есть исходя из среднего заработка оплачивается четырехчасовая ежедневная работа четыре раза в неделю (ст. 167 ТК РФ).

Если заранее известно, что в командировке сотрудник будет работать сверх установленного ему графика, то в зависимости от времени работы ее можно расценивать как сверхурочную или работу в выходные или праздничные дни (ст. 152, 153 ТК РФ).

Подробнее о порядке оформления и оплаты таких работ во время командировки см.:

Ночная работа во время командировки

Вопрос из практики: Как оплатить ночную работу во время командировки

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

С одной стороны, по общему правилу на время командировки за сотрудником сохраняют средний заработок за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (ст. 167 ТК РФ). Никакие другие выплаты или доплаты, за исключением возмещения расходов, связанных с командировкой, трудовым законодательством не предусмотрены.

С другой стороны, работа в условиях, отклоняющихся от нормальных, в том числе работа в ночное время, всегда должна быть оплачена в повышенном размере (ст. 149, 153, 154 ТК РФ). Никаких исключений из этого правила законодательство не содержит. Аналогичные разъяснения содержат письма Минтруда России от 14 ноября 2013 г. № 14-2-195 и Роструда от 14 ноября 2013 г. № 1025-6-3.

С учетом указанного работодателю при намерении привлечь работника к ночной работе во время командировки необходимо:

Во избежание спорных и конфликтных ситуаций порядок оплаты ночной работы во время командировки закрепите в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Аналогичный подход применяют и к оплате сверхурочных работ во время командировки.

Оплата поездки члена профсоюза

Вопрос из практики: Как оплатить пребывание в командировке члена профсоюза, который является одновременно штатным сотрудником организации

Порядок оплаты зависит от того, связана поездка с трудовой деятельностью сотрудника или с профсоюзной.

По общим правилам штатного сотрудника направляют в командировку для выполнения служебного задания, то есть своих трудовых обязанностей, вне места постоянной работы. При этом такому сотруднику возмещают расходы, связанные с командировкой, и выплачивают средний заработок. Таким образом, если сотрудник – член профсоюза в командировке выполняет свои трудовые обязанности, ему нужно выплатить командировочные и средний заработок в общем порядке.

А если сотрудник едет по делам профкома, то свои трудовые обязанности он выполнять не будет. Такие поездки не являются служебными командировками. Соответственно, ни зарплату, ни средний заработок за время поездки по делам профсоюза организация выплачивать не должна. Возмещать расходы на проезд, проживание и суточные также не нужно. Такие дни отсутствия сотрудник может оформить либо ежегодным оплачиваемым отпуском, либо отпуском без сохранения зарплаты.

Это следует из статей 166, 167, 168 и 374 Трудового кодекса РФ.

Другие вопросы из практики

Вопрос из практики: Как поступить, если сотрудник хочет взять ежегодный отпуск во время командировки. После отпуска командировка продолжится

Если сотрудник хочет взять ежегодный отпуск во время командировки, работодатель не против и предполагаемый отпуск начнется не раньше чем через три дня, то можно оформить оплачиваемый ежегодный отпуск. В противном случае безопаснее оформить отпуск без сохранения зарплаты.

Объясняется это следующим.

Очередность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска прописывают в графике отпусков. Однако утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ. Но важно помнить о том, что отпускные необходимо выплачивать за три календарных дня до начала отдыха. Если не соблюсти этот срок, то работодателя могут привлечь к административной ответственности. Поэтому если сотрудник внезапно просит отпуск, находясь в командировке, и трех дней для выплаты отпускных нет, то лучше оформить ему отпуск без сохранения зарплаты.

При этом отпуск без сохранения зарплаты нужно также согласовать с работодателем. За исключением случаев, когда организация обязана его предоставить. Если причина не упомянута в статье 128 Трудового кодекса РФ, то в отпуске без сохранения зарплаты работодатель вправе отказать.

Что касается оформления отпуска во время командировки, то оформите его в общем порядке. Если это ежегодный оплачиваемый отпуск, то на основании заявления сотрудника составьте приказ о предоставлении отпуска. Если же решили оформить отпуск без сохранения зарплаты, то понадобятся другие заявление сотрудника и приказ.

А вот командировку сотрудника нужно разбить на две части – до и после отпуска. Для этого издайте приказ о прерывании командировки, в котором пропишите конкретные сроки прерывания командировки. После отпуска командировка возобновится.

Вопрос из практики: Как отразить время командировки в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени дни пребывания сотрудника в командировке отразите отметкой «К» или цифровым кодом 06 (условные обозначения к формам № Т-12, № Т-13, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, письмо Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Если организация применяет самостоятельно разработанную форму табеля учета рабочего времени, то дни пребывания сотрудника в командировке отразите буквенным или цифровым кодом, который утвержден в организации и соответствует нахождению в командировке.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Таким образом, за дни нахождения сотрудника в командировке в табеле учета рабочего времени проставляйте буквенный или цифровой код, при этом число фактически отработанных часов не указывайте. Аналогичные разъяснения дает Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.

Еще по теме: Как отметить в табеле день отъезда в командировку, если сотрудник перед выездом часть дня или весь день работал в офисе

Вопрос из практики: Как отметить в табеле день отъезда в командировку, если сотрудник перед выездом часть дня или весь день работал в офисе

Данный момент законодательство не регламентирует. На практике применяют два подхода.

Первый подход сводится к следующему. День отъезда в командировку, даже если сотрудник перед выездом отработал часть дня или целый день в офисе, считается днем командировки (ст. 167 ТК РФ). Поэтому в табеле учета рабочего времени этот день отразите в общем порядке как командировку. А именно проставьте букву К или цифровой код 06. При этом число фактически отработанных работником часов не указывайте.

Второй подход основан на том, что работодатель обязан вести учет фактически отработанного времени каждого сотрудника (ст. 91 ТК РФ). Поскольку в день отъезда в командировку сотрудник выходил на работу, то в табеле нужно отразить фактическое число отработанных им в этот день часов, даже не смотря на то что весь день подлежит оплате как командировочный независимо от того, сколько часов работник трудился в офисе. Для отметки таких часов в табеле работодатель может ввести специальное условное обозначение, например буквенный код «ЯК» или цифровой «39», и проставить его в табеле с указанием фактических часов работы через дефис с кодом командировки. Ввести новое условное обозначение можно как в самостоятельно разработанную форму табеля, так и в унифицированную форму, например № Т-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (постановление Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

С учетом сказанного и в отсутствии официальных разъяснений контролирующих ведомств работодатель вправе самостоятельно принять решение, какому подходу следовать. Вместе с тем, опираясь на требование вести учет рабочих часов сотрудника и во избежание недоразумений по поводу нахождения работника в офисе в дни командировок, рекомендуется все же использовать второй подход, то есть отражать часы присутствия в офисе.

Конкретный порядок отражения в табеле таких дней закрепите в локальном нормативном акте, например Положении о документообороте, и распространите его на отображение дней, когда сотрудники возвращаются из командировки и в тот же день выходят на работу (ст. 8 ТК РФ).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

25.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.09%
  • Иногда 56.49%
  • Не оформляем срочников 19.42%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль