Регистрировать в журнале входящей корреспонденции электронную корреспонденцию?

52

Вопрос

Ситуация: Организация получает входящую корреспонденцию из различных источников и в различном виде: в оригиналах через почтовые отделения, в оригиналах курьерской службой, в электронном виде через интернет-банк, в электронном виде через систему взаимодействия с налоговой инспекцией.Вопросы:1) Является ли обязательной регистрация в журнале входящей корреспонденции тех сообщений, которые получены через электронные каналы связи (интернет-банк, система взаимодействия с налоговой инспекцией) или регистрируется только корреспонденция, которая получена в оригинале через почтовую или курьерскую службу?2) Каким образом организовать регистрацию корреспонденции, которая имеет большее отношение к бухгалтерии, чем к основной деятельности организации (письма, которые направляет банк через интернет-банк) - в рамках отдельного журнала учета бухгалтерской входящей корреспонденции или в общем журнале?

Ответ

Ответ на вопрос:

1) Является ли обязательной регистрация в журнале входящей корреспонденции тех сообщений, которые получены через электронные каналы связи (интернет-банк, система взаимодействия с налоговой инспекцией) или регистрируется только корреспонденция, которая получена в оригинале через почтовую или курьерскую службу?

Да, это обязательно.

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.). Как правило, не регистрируют:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
  • документы, не требующие исполнения и ответа;
  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
  • письма с пометкой «лично».

Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по делопроизводству.

2) Каким образом организовать регистрацию корреспонденции, которая имеет большее отношение к бухгалтерии, чем к основной деятельности организации (письма, которые направляет банк через интернет-банк) - в рамках отдельного журнала учета бухгалтерской входящей корреспонденции или в общем журнале?

В общем журнале.

Документы регистрируйте только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Поэтому при передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Такой порядок предусмотрен в пункте 3.2.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Если структурному подразделению необходимы сведения о документе, то можно передать копию страницы регистрационного журнала или регистрационной карточки с информацией о документе.

При этом регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;
  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Обращаем Ваше внимание, в соответствии с правилами работы экспертной поддержки КСС "Система Кадры" мы осуществляем консультации только по вопросам, относящимся к кадровому делопроизводству и трудовому праву. Подготовка ответов по вопросам бухгалтерского учета, отчетности, регистрации бухгалтерских документов не относится к нашей тематике, поэтому мы не можем предоставить ответ с должной экспертной оценкой. Для получения более подробного ответа по бухгалтерским вопросам, советуем Вам приобрести доступ к БСС "Система Главбух". Спасибо за понимание и благодарим Вас за обращение.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации

Как зарегистрировать документ, поступивший в кадровую службу

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Необходимость в регистрации

Для чего нужна регистрация документов, поступающих в кадровую службу

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
  • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
  • обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Документы для регистрации

Какие документы, поступающие в кадровую службу, нужно регистрировать

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Регистрационные номера (индексы) нужно проставить на следующих документах:

  • на входящих (кроме приложений к ним);
  • на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах организации;
  • на внутренних и приложениях к ним.

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.). Как правило, не регистрируют:

  • поздравительные письма и телеграммы;
  • документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
  • документы, не требующие исполнения и ответа;
  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
  • письма с пометкой «лично».

Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.

Вопрос из практики: нужно ли повторно зарегистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение

Нет, не нужно.

Документы регистрируйте только один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Поэтому при передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Такой порядок предусмотрен в пункте 3.2.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Если структурному подразделению необходимы сведения о документе, то можно передать копию страницы регистрационного журнала или регистрационной карточки с информацией о документе.

Регистрационный индекс

Как индексировать (нумеровать) документы, поступающие в кадровую службу

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

  • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
  • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Вопрос из практики: по какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов – «к», «ок» или «лс».

В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» – прием на работу, «от» – отпуск, «к» – командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.

В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, «пр» – прием на работу рабочего, «пс» – прием на работу специалиста.

Регистрационная форма

Какие регистрационные формы можно использовать для регистрации документов, поступающих в кадровую службу

Регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;
  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Вопрос из практики: какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Вопрос из практики: можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов

Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов. При таком способе ведения сотрудник кадровой службы быстрее найдет необходимую информацию, кроме того, она дополнительно будет защищена от утраты.

Решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления пропишите в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

25.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.22%
  • Иногда 56.4%
  • Не оформляем срочников 19.38%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль