Когда нужно заводить журнал учета трудовых книжек?

37

Вопрос

вопрос по оформлению книги учета трудовых книжек.1.Если в организации журнала учета не было - с какого момента стоит его заводить (архив по движению ТК можно восстановить за последние 2-3 года)2. При филиальной системе и хранении ТК в головной организации в СПб какие отметки делать в книге учета кто принял / какая дата выдачи (ситуация: Работник при приеме на работу сдал ТК руководителю филиала, который ее потом пересылает в головной офис. При увольнении работника обратная пересылка курьерской почтой)Заранее благодарна

Ответ

Ответ на вопрос:

1.Если в организации журнала учета не было - с какого момента стоит его заводить (архив по движению ТК можно восстановить за последние 2-3 года)

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).


Вы узнаете больше о Учете трудовых книжек, если перейдете в материал.


Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу. При увольнении сотрудник ставит подпись, которая свидетельствует о получении им трудовой книжки.

Все листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

За отсутствие книги учета трудовых книжек или неправильное оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Если работодатель не вел ранее книгу учета трудовых книжек и у него есть возможность восстановить все записи и получить соответствующие подписи работников, представляется, что лучше исправить нарушение как можно скорее. При этом, факт отсутствия книги учета было бы целесообразным зафиксировать в соответствующей докладной записке:

Генеральному директору

ООО "Ромашка"

С.Н. Антонову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

25.03.2014 № 25

Об отсутствии книги учета движения

трудовых книжек и вкладышей в них

Приступив к выполнению обязанностей инспектора по кадрам, я выявила отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Это является нарушением законодательства о труде, а именно ч. 2 ст. 66 ТК РФ и п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Во избежание неблагоприятных последствий указанного нарушения в виде привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ предлагаю провести комплексную проверку кадровой документации.

В связи с тем, что на основании приказа от 24.03.2014 N 46-к я являюсь ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, с 26.03.2014 приступаю к ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Инспектор по кадрам Филатова Н.В. Филатова

Данная записка может потребоваться при проверке и обнаружении факта фиксации в книге данных об одном из сотрудников и получения его подписи. Факт отсутствия в книге таких данных также нужно зафиксировать в соответствующем акте:

ООО «Ромашка»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

АКТ №4
об отсутствии в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них записи о ведущем инженере Прохорове Г.Н.

г. Москва 27.03.2014

Настоящий акт подтверждает то, что в связи с тем, что до 26.03.2014 года Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в ООО «Ромашка» не велась, данные о ведущем инженере Прохорове Г.Н. были утрачены. Восстановить данные и получить подпись Прохорова Г.Н. в настоящее время не представляется возможным в связи с переездом последнего в другую местность.

Настоящий акт составил:

Инспектор по кадрам Филатова Н.В. Филатова
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Содержание акта подтверждаем личными подписями:

Главный бухгалтер Глебова А.С. Глебова
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Руководитель отдела кадров Громова Е.Э. Громова
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Все эти документы могут быть учтены при проверке, и при таких обстоятельствах проверяющим органом может быть принято решение о непривлечении работодателя к ответственности в связи с тем, что нарушение трудового законодательства было полностью устранено.

Примечание:

В правоприменительной практике есть случаи, когда Журнал учета и движения трудовых книжек невозможно восстановить с даты начала работы организации. В этом случае целесообразно составить Акт об отсутствии журнала (его уничтожения в результате каких-то действий или событий). Далее заводится новый журнал учета движения трудовых книжек, в которые вносятся данные только о тех трудовых книжках, которые фактически находятся на хранении работодателя на момент восстановления Журнала.

Обратите внимание, что согласно ст. 4.5. КоАП РФ давность для привлечения работодателя к ответственности за отсутствие журнала учета движения трудовых книжек 2 месяца, которые исчисляются с даты восстановления (оформления) такого журнала.


2. При филиальной системе и хранении ТК в головной организации в СПб какие отметки делать в книге учета кто принял / какая дата выдачи (ситуация: Работник при приеме на работу сдал ТК руководителю филиала, который ее потом пересылает в головной офис. При увольнении работника обратная пересылка курьерской почтой)

Как правило, книга учета движения трудовых книжек ведется одна на все юридическое лицо. Однако, во избежание недоразумений с пересылкой трудовых книжек из удаленного подразделения в филиал, а также при условии, что удаленно место снабжено печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов», целесообразно хранить трудовые книжки конкретно в месте работы сотрудников. При этом, в каждом месте необходимо назначить ответственного работника за ведение, заполнение и учет трудовых книжек в данном подразделении.

Следовательно, и книга учета и движения трудовых книжек в каждом месте будет своя.

Централизованное кадровое производство - вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре - кадровой службе головной организации. Трудовые книжки работников всех филиалов хранятся в одном месте, а при увольнении человек приезжает в отдел кадров и лично забирает свою трудовую книжку.

Если кадровое производство централизованное и книга учета только одна, то в книге учета целесообразно делать отметку о том, что работник сдал трудовую в филиал такого то числа, в головной офис поступила такого то, а при увольнении делать отметку о том, что отправлена почтой.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какая ответственность предусмотрена за отсутствие книг учета трудовых книжек

И.И. Шкловец

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;
  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное совершение нарушения могут быть применены следующие административные наказания:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет;
  • для организации – штраф от 50 000 до 70 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в частях 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 17.03.2016

2.Ответ: Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек, если бывший сотрудник дал согласие на отправку трудовой книжки по почте

И.И. Шкловец

Если от бывшего сотрудника получено согласие на пересылку трудовой книжки по почте, то специалист кадровой службы должен направить книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

При отправке трудовой книжки по указанному сотрудником адресу в графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте отметку следующего содержания: «Отправлена по почте» и укажите фактическую дату отправки письма. После того как письмо будет доставлено, в организацию придет почтовое уведомление с подписью бывшего сотрудника и датой фактического получения им трудовой книжки. Эту дату, а также реквизиты квитанции следует занести в графу 12 книги учета движения трудовых книжек.

Такой вывод следует из пункта 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Согласие сотрудника, а также почтовые квитанции, подтверждающие отправку и получение письма, храните вместе с книгой учета. Общий срок хранения составляет 75 лет (п. 695 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на vip.1kadry.ru
Дата копирования: 17.03.2016

16.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.07%
  • Иногда 56.48%
  • Не оформляем срочников 19.44%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль