Как оформляется личное дело?

43

Вопрос

Как необходимо формировать личные дела сотрудников учреждения здравоохранения, какие документы обязательны для хранения в личном деле?

Ответ

Ответ на вопрос:

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. Поэтому если Вы решили вести личные дела работников, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих.

Личное дело формируют отдельной папкой на каждого работника. Так как информация личных дел содержит персональные данные работников, то необходимо соблюдать требования по защите персональных данных.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 4.20 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Изначально личное дело включает в себя документы оформленные при приеме на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последний документ в папке личного дела – это копия приказа о прекращении трудовых отношений. Перечень документов, которые может включать личное дело работника указаны ниже в прилагаемом к ответу материале.

Личное дело обязательно содержит внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись вкладывается в дело в начале заполнения папки и заполняется ее по мере поступления в него документов.

В отделе кадров хранят личные дела только работающих. Дела уволившихся работников передаются на хранение в архив. Перед сдачей в архив личное дело подшивают на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетают (п. 4.21 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Перед сдачей дела в архив на внутренней описи делают итоговую запись, в которой указывают, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как оформить личное дело сотрудника

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как сформировать личное дело сотрудника

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для всех организаций форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включают следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

21.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Ирина Павлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль