Как быть с дубликатом трудовой книжки сотрудника?

38

Вопрос

Возникла ситуация: к нам пришел работник без трудовой книжки в связи с утерей мы с его согласия завели ему новую книжку спустя год он пришел к нам с оформленным дубликатом и просит чтобы имеющуюся запись о приеме в новой трудовой мы перенесли в дубликат и заменили новую книжку на дубликат (оставили его у себя). Получается что в дубликате после предыдущего работодателя (который потерял книжку работника и сделал дубликат) следующий только наша организация, а в новой книжке тоже только наша запись. что в такой ситуации должен делать работодатель? мы должны выполнить его просьбу по письменному заявлению? руководитель против замены имеющейся книжки на дубликат, как его убедить что наша запись в дубликате не нарушает закон а соблюдает права работника если есть ссылка на закон дайте пожалуйста

Ответ

Ответ на вопрос:

Возможны два варианта решения подобной ситуации.

Первый вариант: пойти работнику навстречу, и принять старую трудовую книжку или ее дубликат. Для этого необходимо:


Вам будет полезно узнать о заявлении на оформление трудовой книжки в материале по ссылке.


· Составить Акт о предоставлении трудовой книжки работником,

· взять от него объяснения о причинах столь позднего предоставления трудовой книжки;


Читайте о перечне локальных нормативных актов организации, чтобы не совершать ошибок.


· уничтожить ранее заполненный новый бланк (как испорченный), о чем составить соответствующий акт. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.. Типовая форма такого акта для коммерческих организаций не предусмотрена, поэтому они могут составить акт в произвольной форме или по форме № 0504816 (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52нп. 337 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).;

· внести исправления в книгу учета движения трудовых книжек;

· вернуть работнику деньги за новый бланк, если он уже их внес.

Второй вариант: продолжить вести новую трудовую книжку.


Интересная информация об образцах заявлений на оформление трудовой книжки размещена здесь.


Работодатель вправе отказать работнику и не вносить запись о работе в своей компании в найденную трудовую книжку или принесенный уже после оформления новой трудовой книжки дубликат. Причем в случае спора у компании будет свидетельство того, что ее действия были изначально правильными: заявление работника с просьбой оформить новую трудовую книжку.

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении. Если Вы завели новую трудовую книжку, то правомерно будет вести именно ее, тем более, что заявление работника с просьбой завести ему новую трудовую книжку у Вас есть.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Для этих целей работодатели используют различные способы:

· принимают на хранение представленную трудовую книжку. При этом информация о текущей трудовой деятельности в нее не вносится;

или

· хранят заверенные копии всех страниц найденной трудовой книжки.

Это поможет в случае контрольных мероприятий доказать ФСС России, что страховой стаж был определен правильно.

Таким образом, Вы можете как пойти навстречу работнику, так и продолжить вести новую трудовую книжку, это не будет нарушением.

Прямого указания закона на то, что в описанной ситуации строго необходимо поступить только каким-то одним способом, нет. Таким образом, Ваш руководитель вправе и отказать работнику во внесении записей о работе у Вас в дубликат, который принес работник. Но учесть стаж по всем трудовым книжкам необходимо.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как поступить, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, оформленных на разные периоды трудовой деятельности сотрудника

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

© Материал из КСС «Система Кадры»
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru
Дата копирования: 24.03.2016

24.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль