Как оформить ответственного по труд. книжкам на время отсутствия основного работника?

46

Вопрос

Работник, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, ушел на больничный. Какие документы и в какой срок нужно оформить (приказ о назначении нового ответственного на время отсутствия основного работника, акт приема-передачи трудовых книжек и т.д.). Приведите, пожалуйста, примеры (образцы) документов. Большое спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

В описанной ситуации целесообразно оформить временное замещение отсутствующего работника. Приём-передачу трудовых книжек следует оформить по внутренним правилам.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе назначить специально уполномоченное лицо по работе с трудовыми книжками. Для этого руководитель организации издает приказ в произвольной письменной форме. В нем удобно сразу обозначить, кто исполняет обязанности ответственного сотрудника в случае его отсутствия. Соответствующие задачи специально уполномоченного лица указываются в должностной инструкции или в трудовом договоре с ним (ст. 60 ТК РФ).


Читайте о трудовом договоре без трудовой книжки еще больше по ссылке.


Если необходимо назначить ответственным лицом работника, в чьи должностные обязанности это не входит, то, учитывая положения статьи 60 ТК РФ, оптимальным вариантом будет оформить замещение временно отсутствующего работника (http://www.1kadry.ru/#/document/130/50462/).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Поэтому, при смене ответственного лица следует оформить акт приёма-передачи трудовых книжек. Такой акт следует составлять непосредственно при смене ответственного лица. Образец акта Вы сможете найти в приложение к ответу ниже.

Следует отметить, что в случае больничного, не всегда возможно оперативно оформить акт приёма-передачи трудовых книжек. Поэтому, рекомендуется назначать одновременно несколько лиц, ответственных за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек. Это не правомерно и может быть оформлено работодателем через издание соответствующего приказа в произвольной форме (http://www.1kadry.ru/#/document/118/19667/).

Подробности в материалах Системы Кадры:

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
15.06.2012

АКТ № 2
приема-передачи дел

г. Москва 15.06.2012

В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. № 25 комиссия в составе: главного
бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера
А.С. Кондратьева,в присутствиименеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста
по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу трудовых книжек, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по состоянию на 15 июня 2012 г.
от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, уволенной приказом от 15 июня 2012 г. № 23-
к, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой, назначенной приказом от 15 июня 2012 г. В дела
входят следующие документы:

Наименование Количество Примечание
1 Трудовые книжки 74
2 Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним 56

При приеме-передаче дел установлено:

1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом
состоянии.

2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о
переводе на другую работу.

Приложение:

1. Перечень трудовых книжек организации «Альфа» на двух листах.

Подписи сторон:

Сдала:
Менеджер по персоналу И.А. Игнатьева
15.06.2012
Приняла:
Специалист по кадрам Е.В. Иванова
15.06.2012
Председатель комиссии:
Главный бухгалтер А.С. Глебова
15.06.2012
Члены комиссии:
Директор по персоналу Е.В. Пригожева
15.06.2012
Менеджер А.С. Кондратьев
15.06.2012

14.03.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,

эксперт Системы Кадры

Кадровая справочная система



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 59.63%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.51%
  • Затрудняюсь ответить 23.85%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль