Как оформить дубликат трудовой книжки бывшему сотруднику?

395

Вопрос

Добрый день!Наше предприятие (условно ООО "А") было переименовано в ООО "В" в апреле 2015 года.Сейчас к нам обратился бывший работник с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работник был уволен еще в ООО "А" в феврале 2015 года.Пожалуйста, уточните, как сделать последнюю запись в трудовой книжке (последнее место работы у нас) - как указать наименование предприятия? До переименования (ООО "А") или действующее название (ООО "В")?Заранее благодарю за помощь.

Ответ

Ответ на вопрос:

Дубликат трудовой книжки сотруднику оформляется в случае, если его трудовая книжка была утеряна. Соответственно, Вам следует оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, если он обратился с соответствующим заявлением. Это обусловлено тем, что сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее – Правила). Кроме того, в соответствии с Правилами при выдача дубликата трудовой книжки производится по последнему месту работы, а в случае реорганизации исправление записей производится правопреемником организации.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы.

Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если наименование организации изменилось, будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем, что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке:

  • следующий порядковый номер записи;
  • дата в графе 2 не заполняется;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику по его заявлению справку с подтверждением периода работы и переименования компании.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ:В каких случаях организация должна оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если его трудовая книжка:

  • утеряна;
  • пришла в негодность: обгорела, порвана, испачкана и т. п.;
  • содержит недействительную запись об увольнении или переводе.

В последнем случае сотруднику по его письменному заявлению выдают по последнему месту работы дубликат, в который переносят все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной.

Такие правила установлены в пункте 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. На это указывают и суды. См., например, апелляционное определение Омского областного суда от 25 июня 2014 г. № 33-3837/14.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ:Как оформить дубликат при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Заявления о выдаче дубликата трудовой книжки хранят в зависимости от выбранного порядка хранения кадровых документов в организации.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, оформите титульный лист в общем порядке, как при заполнении новой книжки, а в разделы о работе внесите сведения:

об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

сведения об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ответ:Как заполнить титульный лист дубликата трудовой книжки сотрудника

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. При этом вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата, а не его утраченной или испорченной книжки. То есть сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек в организации, ставит на титульном листе свою подпись, печать организации и текущую дату заполнения дубликата трудовой книжки. А не копирует эти сведения из старой книжки сотрудника или ее копии.

Внимание: если у сотрудника менялась фамилия, то в дубликате отразите текущие данные. Восстанавливать все записи об изменениях не нужно.

Вопрос из практики: нужно ли вносить запись о первой фамилии сотрудницы в дубликат трудовой книжки

Нет, не нужно.

При заполнении трудовой книжки записи о фамилии, имени и отчестве сотрудника указывают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, заграничного паспорта, водительских прав, военного билета и т. п.). Об этом говорится в пункте 2.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Эти правила распространяются и на выдачу дубликата. Поскольку после перемены фамилии сотрудница оформила новый паспорт, вносить сведения следует в соответствии с ним. Восстанавливать ранние записи о смене фамилии на обложке дубликата трудовой книжки не нужно.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

4. Ответ:Как внести в дубликат трудовой книжки сведения о работе сотрудника

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример оформления дубликата трудовой книжки

Бывшая сотрудница организации Е.В. Иванова потеряла трудовую книжку. На новую работу она еще не устроилась, поэтому за оформлением дубликата обратилась к прежнему работодателю (заявление).

Специалист, ответственный за ведение кадрового учета, оформил дубликат трудовой книжки.

Вопрос из практики: может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована

По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.

В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункта 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 октября 2014 г. № 1015.

При этом в п. 3.2 Постановления Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» закреплено, что если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляются основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер. Такая запись должна присутствовать и в дубликате. Так, в блоке записей о работе в одной организации запись об изменении ее наименования может находиться и после записи об увольнении, строгих требований к хронологической последовательности законодательством не установлено. Как следствие, достаточно после записи об увольнении работника добавить запись о переименовании организации.

В дубликат трудовой книжки не требуется вкладывать справку о переименовании организации, если сотрудник не подавал соответствующего заявления (62 ТК РФ).

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

18.02.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.32%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.36%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль