Можно ли рассылать расчетные листки по почте?

1600

Вопрос

Хотелось бы узнать ваше мнение на вопрос: согласно ст. 136 тк работодатель должен выдавать в письменной форме работникам расчетные листы.Подскажите, какие возможные способы могут быть предусмотрены для организации данного процесса?Дело в том, что бухгалтерия нашей компании размещена в отдельном офисе и нет физической возможности выдачи 2 раза в мес на бумажном носителе данной информации. Помимо этого, есть ряд подразделений, которые находятся в других городах.Как вариант: не противоречит ли закону о защите перс. данных, например рассылка сканов расчетных листов по корп. почте на персональные электронные адреса в запороленном виде?

Ответ

Ответ на вопрос:

В части 1 статьи 136 ТК РФ сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

- о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);
- иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;
- общей начисленной сумме;
- размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;
- сумме, подлежащей выплате.

Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы статьи 136 ТК РФ будут нарушены.

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец ниже).

Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

На практике сложилось мнение, что трудовое законодательство не запрещает в приказе, определяющим форму расчетного листка, предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте). Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.

Но считаем важным предупредить, что проверяющие органы могут не признать выполнение обязанности по выдаче расчетного листа при направлении его в электронном виде.

Тем более не надо указывать, что «оригинал растчетки хранится в бухгалтерии по адресу такому-то с просьбой получить оригинал». Это может рассматриваться как нарушение. Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы статьи 136 ТК РФ будут нарушены.

За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам, в том числе отражение неполной информации о проведенных выплатах или использование формы, не согласованной с профсоюзом, трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подробности в материалах Системы Кадры:

При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме, выдав расчетный листок.

Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его можно составить в произвольной форме, согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации) и утвердить локальным актом.

Применение работодателем неутвержденной формы расчетного листка либо не согласованной с профсоюзом незаконно и может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. На это указывают и суды. См., например, постановление Верховного суда РФ от 23 декабря 2010 г. № 75-АД10-3, решение Пермского краевого суда от 24 февраля 2014 г. № 7-271-2013-21-185-2014.

В расчетном листке, в частности, должны быть отражены:

Такой порядок установлен в частях 1, 2 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Отражение в расчетном листке неполной информации о произведенных выплатах также может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности. Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например, постановление Волгоградского областного суда от 15 мая 2014 г. № 7а-442/14.

Обязанность выдавать сотрудникам расчетные листки возникает независимо от того, каким способом работодатель выплачивает зарплату:

Такой вывод следует из буквального толкования положений статьи 136 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1.

Несмотря на то что зарплату сотрудникам следует выплачивать не реже чем каждые полмесяца, обязанность выдавать расчетные листки возникает только один раз в месяц при начислении и выплате окончательной части зарплаты (ст. 136 ТК РФ). Такую позицию подтверждает и Роструд в письме от 24 декабря 2007 г. № 5277-6-1.

Внимание: за нарушение правил составления и выдачи расчетных листков сотрудникам, в том числе отражение неполной информации о проведенных выплатах или использование формы, не согласованной с профсоюзом, трудовая инспекция может привлечь организацию и ее должностных лиц к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ).

Нина Ковязина

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

  1. Ситуация: Обязан ли работодатель выдавать расчетные листки сотрудникам
    • составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
    • размеры других начисленных сотруднику сумм, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты. Если задержек с выплатами не было, то в расчетном листке рекомендуется указать, что сумма компенсации равна нулю;
    • удержания из зарплаты;
    • общая сумма зарплаты, подлежащая выплате.
  2. Журналы и книги: Зарплата № 9 сентябрь 2013 Три главных вопроса про расчетный листок

На практике работодатели не всегда сопровождают выдачу зарплаты расчетными листками. Обязателен ли расчетный листок? Как часто его нужно выдавать? Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка? Ответы — в статье.

Выдача расчетного листка — это право или обязанность работодателя?

Ответ на этот вопрос содержится в части 1 статьи 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

- о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);
- иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;
- общей начисленной сумме;
- размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;
- сумме, подлежащей выплате.

Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам

Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы статьи 136 ТК РФ будут нарушены.

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец ниже).

Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном статьей 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту

Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте).

Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.

Как часто нужно выдавать расчетный листок?

По правилу, установленному в части 6 статьи 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.

Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.

При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним.

Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.

Пример

В ООО «Ветер» установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:

— аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;

— заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;

— ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

В компании на должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.

С 1 по 8 августа 2013 года она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.

Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.

20 августа 2013 года ей выплачен аванс в размере 15 000 руб. (30 000 руб. × 50%).

26 августа 2013 года С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).

10 сентября сотруднице выплачена заработная плата за вторую половину августа.

Как в расчетном листке работницы за август 2013 года будет отражена сумма начислений и удержаний?

Решение

Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 года.

Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб.: 22 раб. дн. × 16 раб. дн.).

Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. [(30 000 руб. × 30%): 22 раб. дн. × 16 раб. дн.].

Сумма НДФЛ за август 2013 года с начисленных сумм равна 4935 руб. [(21 818,18 руб. + 9600 руб. + 6545,45 руб.) × 13%].

10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб. – 4935 руб. – 15 000 руб. – 4000 руб.).

Образец заполнения расчетного листка за август 2013 года приведен ниже.

Образец Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года

Можно ли рассылать расчетные листки по почте?

Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка?

Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.

Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. При этом вместо штрафа к предпринимателям и компаниям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

И.А. Тушева

старший научный редактор журнала «Зарплата»

20.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Евгения Пикеева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль