Нужно ли вносить должностные инструкции в номенклатуру дел?

201

Вопрос

должны ли должностные инструкции в обязательном порядке вноситься в номенклатуру дел? И какой срок хранения? И можно ли внести только должностные инструкции руководителей структурных подразделений? Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Должностные инструкции вносятся в номенклатуру дел (образец в подборке материалов Системы).

В номенклатуре указывается количество единиц (общее количество).

Периодичность «пересмотра» утвержденных должностных инструкций законом не предусмотрена. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений в должностные инструкции работодатель может установить самостоятельно. Пересмотр должностных инструкций осуществляется по мере необходимости, в отдельных случаях, например с изменением законодательства, изменением функций, переименованием организации и т.д. Должностные инструкции, их количество и содержание должны быть актуальны.

В процессе труда или из-за изменений организационно-технического характера может возникнуть потребность в изменении отдельных положений должностной инструкции. Если в результате внесения изменений трансформируются обязанности работника или технологический процесс, лучше подготовить должностную инструкцию в новой редакции. Если изменения несущественные, возможно оформление их в виде дополнения. Отметим, что вносимые изменения должны пройти такое же согласование, как и сама инструкция.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении, об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника.

Отметим, что, если изменение должностной инструкции связано с изменением обязательных условий трудового договора, необходимо заблаговременно уведомить об этом работника. И только после того, как он согласится на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6). Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в нее и в договор путем подготовки дополнительного соглашения.

Согласно статье 77 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (индивидуальных работников) хранятся 75 лет.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Формы:

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423
полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УТВЕРЖДАЮ
Директор «Альфа»
А.В. Львов
31.12.2010

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ«Альфа»

на 2011 год

г. Москва 31.12.2010

Индекс
дела
Заголовок дела Кол-
во
ед.
хр.
Срок хранения
и № статей
по перечню,
утвержденному
приказом
Минкультуры
России от 25 августа
2010 г. № 558
Примечание
1 2 3 4 5
...
05 отдел кадров
05-01 Директивные документы и
инструктивные письма
государственных органов и
вышестоящих организаций
по вопросам работы с
кадрами
До минования
надобности,
ст. 1 «б»
05-02 Положение об отделе кадров.
Копия
Постоянно, ст. 50

После замены новыми.

Подлинник в службе
ДОУ

05-03 Индивидуальные
должностные инструкции
сотрудников
75 лет, ЭПК, ст. 77
05-04 Правила трудового
распорядка
1 год, ст. 773 После замены новыми
05-05 Приказы руководителя
организации по основной
деятельности
Постоянно,
ст. 19
Приказы, присланные
для сведения, – до
минования надобности
05-06 Приказы руководителя
организации по личному
составу
75 лет, ЭПК,
ст. 19
Приказы об отпусках,
дежурствах,
взысканиях,
краткосрочных
внутрироссийских
командировках – 5 лет
05-07 Штатное расписание
организации (утвержденное)
и изменения к нему
Постоянно, ст. 71 При разработке
в отделе кадров
05-08 Штатные расстановки 75 лет, ст. 74
05-09 Статистическая
отчетность
Постоянно, ст. 467
05-10 Протоколы заседаний
аттестационных
квалификационных комиссий
(отзывы, справки,
аттестационные листы)
15 лет, ЭПК, ст. 696
05-11 Документы, являющиеся
основанием для приказов
по личному составу
(заявления, справки,
докладные записки и т. д.)
5 лет, ст. 665
05-12 Личные карточки
работников
75 лет, ЭПК, ст. 658
05-13 Трудовые договоры 75 лет, ЭПК, ст. 657
05-14 Книга учета приема,
перемещения, увольнения
сотрудников
75 лет, ст. 695 «а»
05-15 Трудовые книжки До востребования,
ст. 664
Невостребованные – не
менее 75 лет
05-16 График отпусков 1 год, ст. 693
05-17 Журнал учета сотрудников,
направляемых в
командировки
5 лет, ст. 695 «з»
05-18 Журнал учета
военнообязанных
3 года, ст. 695«е» После увольнения
05-19 Журнал учета отпусков 3 года, ст. 695 «ж»
05-20 Журнал учета личных
карточек
75 лет, ст. 695 «б»
05-21 Журнал учета трудовых
договоров
75 лет, ст. 695 «б»
05-22 Книга учета и движения
трудовых книжек и
вкладышей в них
75 лет, ст. 695 «в»
05-23 Журнал учета выдачи
справок
5 лет, ст. 695 «д»
05-24 Журнал учета выдачи
командировочных
удостоверений
5 лет, ст. 695 «к»
05-25 Переписка о награждении
сотрудников, присвоении
почетных званий,
присуждении премий
5 лет, ЭПК, ст. 742
05-26 Переписка об оформлении
командировок
5 лет, ст. 687 Для
загранкомандировок –
10 лет, ЭПК
05-27
05-28
...

2.Ответ: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Н.З. Ковязина

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

  • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
  • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;
  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

© Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на budget.1kadry.ru
Дата копирования: 18.01.2016

18.01.2016

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.32%
  • Иногда 56.39%
  • Не оформляем срочников 19.29%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль