Какие документы подлежат внутреннему финансовому контролю?

135

Вопрос

подскажите, пожалуйста, бухгалтерия разрабатывает положение по внутреннему финансовому контролю, в следствии чего возник вопрос какие кадровые документы и процедуры должны подлежать внутреннему фин. контролю?

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) "О бухгалтерском учете" экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Его основная задача (в части кадровой службы) обеспечить в том числе и своевременное, и правильное оформление всех нюансов трудовых отношений.

По своей сути внутренний контроль (аудит) – независимая от внешнего влияния деятельность организации по проверке и оценке своей работы, проводимая в собственных интересах.

К основным задачам внутреннего аудита работы кадровой службы можно отнести контроль за (ст. 21, 22 ТК РФ):
– соблюдением в компании законодательства, локальных актов, коллективного и трудовых договоров;
– исполнением приказов и распоряжений руководителя организации;
– соответствием осуществляемых операций регламентам и полномочиям сотрудников;
– своевременностью подготовки достоверной отчетности.

А также предотвращение ошибок и искажений в документах; изучение причин нарушений в кадровой деятельности, принятие мер к их устранению, своевременное возмещение причиненного ущерба и изучение опыта применения в организации действующих инструкций и иных локальных актов для того, чтобы их усовершенствовать.

При определении того, какие составляющие кадрового документооборота нужно проверить, важную роль имеют такие показатели и характеристики, как:
– численность персонала в компании;
– количество структурных подразделений;
– количество работников, обучающихся без отрыва от производства;
– количество внешних и внутренних совместителей;
– режим работы организации (сменность, работа в ночное время, сверхурочные, работа в выходные);
– количество командировок;
– необходимость предоставления льгот работающим родителям малолетних детей, инвалидам, пенсионерам и много других.

По сути своей каждая процедура и этап деятельности кадровой службы должны попасть под внутренний контроль. Для этого по всем этапам документооборота можно прописать процедуру проверки. При этом в первую очередь нужно проверить порядок:
– приема, перевода и увольнения работников;
– предоставления сотрудникам отпусков;
– направления работников в командировки;
– учета рабочего времени и т. д.

Например, проверяя то, как оформляется прием на работу, нужно определить, соответствует ли процедура требованиям действующего законодательства. Прежде всего при аудите порядка оформления приема сотрудников на работу нужно обратить внимание на следующее:
– представил ли соискатель документы, необходимые для заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ);
– был ли работник ознакомлен с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ);
– был ли заключен трудовой договор с работником в письменной форме и в какой срок (ст. 67 ТК РФ);
– какие сведения и условия включены в трудовой договор, выдан ли работнику на руки его экземпляр (ст. 57, 58, 67, 136 ТК РФ);
– издан ли приказ о приеме на работу, соответствует ли его форма утвержденной в компании, а содержание – условиям трудового договора (ст. 67 ТК РФ);
– оформлена ли на работника трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ), внесены ли сведения о ней в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Постановления о трудовых книжках № 225);
– оформлена ли на работника личная карточка, ознакомлен ли он с записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке (п. 12 Положения о трудовых книжках № 225);
– проведен ли с работником инструктаж по охране труда и в необходимых случаях обучение (ст. 212 ТК РФ) и т. д.

Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего кадрового контроля в компании, должны также рассматривать материалы проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.

По результатам проведенного мероприятия нужно составить акт. В нем следует отразить размеры причиненного ущерба или другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц, описание необходимых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе контроля, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.

Чтобы выяснить, кто несет ответственность за определенные направления работы, нужно изучить внутренние документы: положения о подразделениях, регламенты взаимодействия, должностные инструкции, положения о документообороте, приказы, доверенности и т. п.

Работники, допустившие недостатки, искажения и нарушения, обязаны в письменной форме представить руководителю компании объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля (ст. 193 ТК РФ).

Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры. После нужно составить план мероприятий по устранению выявленных недостатков, в котором указать ответственных за их устранение, сроки выполнения, и утвердить его приказом работодателя. Работников, ответственных за выполнение приказа, нужно обязательно ознакомить с ним под роспись.

Таким образом, практически каждая процедура в деятельности кадровой службы должна попасть под внутренний контроль. При этом желательно прописать методику проведения проверок на каждом этапе кадрового делопроизводства.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Журналы и книги: Кадровое дело

10Октябрь2013

Документооборот / Кадровая служба с нуля

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

Обязан ли работодатель проводить внутренний контроль оформления трудовых отношений?

– Да, обязан.

Являются ли приказы о приеме и увольнении работников первичными учетными документами?

– Да, являются.

Может ли работодатель привлечь к дисциплинарной ответственности виновных работников, если выявит нарушения?

– Да, может.

Внутренний контроль1 стал обязательным с этого года (ч. 1 ст. 19 Закона № 402-ФЗ). Его основная задача обеспечить в том числе и своевременное, и правильное оформление всех нюансов трудовых отношений. Поэтому мы рассмотрим вопросы организации внутреннего контроля в кадровой службе. Для чего нужен кадровый аудит? Кому можно поручить его проведение? Какие документы при этом оформить?

Статьи в тему:

«Как распределить функции внутри кадровой службы?» (№ 8, 2009)

«Прием-передача дел в кадровой службе» (№ 3, 2008)

«Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?» (№ 10, 2007)

Для чего нужен внутренний контроль в кадровой службе

По своей сути внутренний контроль (аудит) – независимая от внешнего влияния деятельность организации по проверке и оценке своей работы, проводимая в собственных интересах.

К основным задачам внутреннего аудита работы кадровой службы можно отнести контроль за (ст. 21, 22 ТК РФ):
– соблюдением в компании законодательства, локальных актов, коллективного и трудовых договоров;
– исполнением приказов и распоряжений руководителя организации;
– соответствием осуществляемых операций регламентам и полномочиям сотрудников;
– своевременностью подготовки достоверной отчетности.

А также предотвращение ошибок и искажений в документах; изучение причин нарушений в кадровой деятельности, принятие мер к их устранению, своевременное возмещение причиненного ущерба и изучение опыта применения в организации действующих инструкций и иных локальных актов для того, чтобы их усовершенствовать.

Как организовать внутренний контроль?

Совет

Если в ходе проверки будут выявлены недостатки, которые являются несущественным нарушением трудового законодательства, можно сначала отправить виновных сотрудников на курсы повышения квалификации

В зависимости от организационной формы и размера компании обязанность по осуществлению внутреннего кадрового контроля может быть возложена либо на конкретного сотрудника: аудитора, юриста, кадровика и т. п., обладающего необходимыми знаниями и опытом для проведения проверок и переведенного на должность контролера, либо на созданную для этих целей службу или отдел.

Решение о создании такого подразделения принимается руководителем организации и, как правило, оформляется приказом. Порядок проведения внутреннего кадрового контроля в компании должен быть утвержден локальным актом, например, соответствующим положением. Законодателем не установлено особых требований к этому документу, поэтому работодателю нужно самостоятельно решить, как его разработать и утвердить (ст. 8 ТК РФ). В положении можно прописать цели и задачи контроля, перечни обязательных для изучения документов, формы и способы проведения контроля и т. д.

Важно указать, кому подчиняется новое подразделение, с какими отделами взаимодействует. Также целесообразно описать права и обязанности сотрудников, проводящих внутренний аудит (образец ниже).

Какие документы подлежат внутреннему финансовому контролю?

Какие процедуры в кадровой службе нужно контролировать

При определении того, какие составляющие кадрового документооборота нужно проверить, важную роль имеют такие показатели и характеристики, как:
– численность персонала в компании;
– количество структурных подразделений;
– количество работников, обучающихся без отрыва от производства;
– количество внешних и внутренних совместителей;
– режим работы организации (сменность, работа в ночное время, сверхурочные, работа в выходные);
– количество командировок;
– необходимость предоставления льгот работающим родителям малолетних детей, инвалидам, пенсионерам и много других.

Совет

При включении в акт недостатков, нарушений и злоупотреблений укажите, какие нормативно-правовые акты нарушены и какие подлинные документы могут подтвердить достоверность сделанных в акте записей

По сути своей каждая процедура и этап деятельности кадровой службы должны попасть под внутренний контроль. Для этого по всем этапам документооборота можно прописать процедуру проверки. При этом в первую очередь нужно проверить порядок:
– приема, перевода и увольнения работников;
– предоставления сотрудникам отпусков;
– направления работников в командировки;
– учета рабочего времени и т. д.

В разделе «Вебинары»

вы найдете вебинар о том, как исправить ошибки, допущенные при оформлении кадровых документов (help.kdelo.ru/wb/i34496)

Например, проверяя то, как оформляется прием на работу, нужно определить, соответствует ли процедура требованиям действующего законодательства. Прежде всего при аудите порядка оформления приема сотрудников на работу нужно обратить внимание на следующее:
– представил ли соискатель документы, необходимые для заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ);
– был ли работник ознакомлен с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ);
– был ли заключен трудовой договор с работником в письменной форме и в какой срок (ст. 67 ТК РФ);
– какие сведения и условия включены в трудовой договор, выдан ли работнику на руки его экземпляр (ст. 57, 58, 67, 136 ТК РФ);
– издан ли приказ о приеме на работу, соответствует ли его форма утвержденной в компании, а содержание – условиям трудового договора (ст. 67 ТК РФ);
– оформлена ли на работника трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ), внесены ли сведения о ней в книгу учета движения трудовых книжек (п. 41 Постановления о трудовых книжках № 225);
– оформлена ли на работника личная карточка, ознакомлен ли он с записями, внесенными в трудовую книжку, под роспись в личной карточке (п. 12 Положения о трудовых книжках № 225);
– проведен ли с работником инструктаж по охране труда и в необходимых случаях обучение (ст. 212 ТК РФ) и т. д.

Должностные лица, на которых возложена работа по организации внутреннего кадрового контроля в компании, должны также рассматривать материалы проверок внешних контролирующих органов и принимать меры к своевременному устранению выявленных нарушений и недостатков, повышению качества и эффективности контроля.

Оформление результатов внутренних проверок

Статьи в тему:

«Аудит кадрового делопроизводства своими силами» (№ 5, 2007)

«Ваш основной документ, или Принимаем Положение о кадровой службе» (№ 1, 2006)

По результатам проведенного мероприятия нужно составить акт. В нем следует отразить размеры причиненного ущерба или другие последствия допущенных нарушений, а также виновных должностных лиц, описание необходимых мер и перечень мероприятий по устранению недостатков и нарушений, выявленных в ходе контроля, а также рекомендации по недопущению возможных ошибок в дальнейшей работе.

Чтобы выяснить, кто несет ответственность за определенные направления работы, нужно изучить внутренние документы: положения о подразделениях, регламенты взаимодействия, должностные инструкции, положения о документообороте, приказы, доверенности и т. п.

Работники, допустившие недостатки, искажения и нарушения, обязаны в письменной форме представить руководителю компании объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля (ст. 193 ТК РФ).

Только на основании полной и достоверной информации руководитель может принять адекватные меры. После нужно составить план мероприятий по устранению выявленных недостатков, в котором указать ответственных за их устранение, сроки выполнения, и утвердить его приказом работодателя. Работников, отвественных за выполнение приказа, нужно обязательно ознакомить с ним под роспись.

Ответственность внутренних аудиторов

Служба кадрового контроля отвечает за оценку принятых мер по устранению нарушений, обнаруженных в ходе проверок, и по повышению эффективности деятельности кадровой службы.

Внимание!

Важен не просто контроль оформления уже произошедших событий, а именно выявление, анализ и устранение рисков, которые возникают при оформлении кадровых документов

При этом сотрудники, ответственные за проведение внутреннего кадрового контроля, должны нести ответственность за (ст. 21, 192 ТК РФ):
– искажение результатов проведенных ими проверок;
– разглашение профессиональной тайны, а также персональных данных работников, о которых им стало известно в ходе проверки;
– несоблюдение конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну организации, которая была предоставлена им или стала известна в связи с выполнением ими служебных обязанностей;
– обеспечение сохранности и возврата полученных документов.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Какие документы подлежат внутреннему финансовому контролю?

Татьяна ВАСИЛЬЕВА,

юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»:

– Проведение внутреннего контроля стало обязательным. Для его организации, в зависимости от размера компании, можно назначить ответственного или создать специальную службу.

Какие документы подлежат внутреннему финансовому контролю?

Нелли АЙЗИТУЛИНА,

заместитель начальника II отдела центрального аппарата ГИТ в Московской области (Москва):

– Практически каждая процедура в деятельности кадровой службы должна попасть под внутренний контроль. При этом желательно прописать методику проведения проверок на каждом этапе кадрового делопроизводства.

Документы в тему

Документ Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) Узнать о том, что любой работодатель обязательно должен организовать внутренний контроль
Статьи 57–59, 65–74, 84.1, 86, 91, 123, 166 ТК РФ Понять, какие требования должны соблюдать кадровики при оформлении основных кадровых документов
Постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров» Определить, не является ли причиной выявленных нарушений недостаточное количество работников в отделе кадров

Материал подготовила Наталия ГУСЕВА, кандидат экономических наук, государственный советник 2-го класса, аудитор (Москва)

1Внутренний контроль – необходимая функция управления, как правило, заключительная, подводящая итог и оценивающая результаты предыдущих: планирования, организации и стимулирования. Руководитель любого уровня обязан осуществлять внутренние контрольные функции по отношению к своим подчиненным.

21.12.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль