Как отразить в бухучете компенсацию расходов при переезде?

143

Вопрос

ЛНА предприятия установлены нормы компенсаций при переезде сотрудника на работу в другую местность в целях реализации требований статьи 169 ТК РФ: прописали "Порядок и размеры устанавливаются соглашением сторон трудового договора. Для обустройства на новом месте работнику выплачивается единовременное пособие в размере оклада после даты переезда.."У нас вопрос: на какие расходы отнести единовременное пособие? это расходы на оплату труда или какие-то другие?Заранее благодарны.

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику определенные расходы.

Расходы по переезду следует закрепить в трудовом договоре (доп. соглашении).

При определении возмещаемых расходов можно воспользоваться нормой ст. 169 ТК РФ.

Так, при переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация, обязана возместить ему расходы, связанные с:

  • переездом (туда и обратно) самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);
  • обустройством на новом местожительстве.

Если у работника такие расходы возникнут.

Такой порядок предусмотрен статьей 169 Трудового кодекса РФ. Конкретные размеры компенсации расходов определяются трудовым договором или дополнительным соглашением к нему (ч. 2 ст. 169 ТК РФ). Компенсации выплачивают на основании приказа руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются:

- нормативными правовыми актами Правительства РФ для работников федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений (ч. 2 ст. 169 ТК РФ);

- нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления для работников, заключивших трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работников государственных учреждений субъектов РФ, лиц, работающих в органах местного самоуправления, работников муниципальных учреждений (ч. 3 ст. 169 ТК РФ);

- коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора для работников других работодателей, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 169 ТК РФ).

Для определения компенсационных выплат, которые работодатель обязан возместить работнику при переезде на работу в другую местность, рекомендуется руководствоваться перечнем, приведенным в Постановлении Совмина СССР от 15.07.1981 N 677 "О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность", которое действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Кроме того, перечень компенсационных выплат и их размеры приведены в Постановлении Правительства РФ от 02.04.2003 N 187 "О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность".

Работодатель по согласованию с работником может установить другие нормы компенсаций. В этом случае порядок возмещения расходов и возмещаемая сумма определяются соглашением сторон трудового договора, минимальных размеров компенсации не установлено.

Также дополнительно отметим, что независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность, предусмотренные внутренними документами организации (трудовым договором), не облагаются:

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов, связанных с переездом в другую местность (в т. ч. и за рубеж), можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35). Для этого нужно выполнить два условия:

  • сумма подъемных должна быть фактически выплачена (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ);
  • сумма подъемных не должна превышать норму, установленную в соответствии с действующим законодательством. Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

При этом под действующим законодательством следует понимать:

  • положения статьи 169 Трудового кодекса РФ и постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 (по общему правилу).

Однако конкретные ограничения установлены законодательством только для бюджетных организаций (постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187, ч. 3 ст. 326 ТК РФ).

Для коммерческих организаций данные ограничения определяются соглашением сторон трудового договора.

Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письмах от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35, от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138.

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с правилами работы экспертной поддержки Системы Кадры, эксперты дают индивидуальные консультации по вопросам, относящимся к кадровому делопроизводству и трудовому праву. Подготовка ответов по вопросам бухгалтерского, налогового и прочего учета расходов не относится к тематике Системы и эксперты вправе отказать в подготовке таких консультаций. В получении консультаций по бухгалтерским вопросам Вашей компании может быть полезна Система Главбух. Узнать подробности о данной Системе, Вы можете у Вашего персонального менеджера. Спасибо за понимание и благодарим Вас за обращение.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Рекомендации: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность

Бухучет

В бухучете начисление компенсации сотруднику за его переезд на работу в другую местность отражайте по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации делайте запись:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73

– в связи с переводом сотрудника на работу в другую местность начислена компенсация на возмещение расходов на переезд, перевоз багажа, предоставление жилья и других расходов.

Компенсация переезда иногороднему сотруднику

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство иногороднему сотруднику, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из другого города в местность нахождения организации

Да, можно.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);

с обустройством на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

Такой порядок предусмотрен статьей 169 Трудового кодекса РФ.

Однако правила статьи 169 Трудового кодекса РФ распространяются только на ситуации, когда на момент переезда сотрудник состоит в трудовых отношениях с тем же работодателем, по договоренности с которым он переезжает. То есть при найме нового сотрудника, в том числе иногороднего, и компенсации ему расходов по переезду руководствоваться статьей 169 Трудового кодекса РФ нельзя. Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иногороднему сотруднику расходы на его переезд в другую местность (ст. 41 ТК РФ).

Оплата переезда сотруднику-иностранцу

Ситуация: можно ли оплатить переезд на новое местожительство сотруднику-иностранцу, с которым заключен трудовой договор. По предварительной договоренности сотрудник переезжает на работу из-за границы в местность нахождения организации

Да, можно.

На территории России нормы трудового законодательства распространяются и на трудовые отношения с участием иностранных граждан (ст. 11 ТК РФ).

При переводе сотрудника-иностранца на работу в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы, связанные:

с переездом самого сотрудника, членов его семьи, а также провозом имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);

с обустройством на новом местожительстве.

Такой порядок предусмотрен статьей 169 Трудового кодекса РФ.

Однако правила статьи 169 Трудового кодекса РФ распространяются только на ситуации, когда на момент переезда сотрудник состоит в трудовых отношениях с тем же работодателем, по договоренности с которым он переезжает. То есть при найме нового сотрудника, в том числе иностранца, и компенсации ему расходов по переезду руководствоваться статьей 169 Трудового кодекса РФ нельзя. Подтверждает такой вывод Минфин России в письмах от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, это не означает, что устанавливать дополнительные компенсации сотрудникам организация не вправе. Запрета улучшать положение сотрудников в трудовом законодательстве нет. Поэтому организация вправе возместить принимаемому на работу иностранному сотруднику расходы на его переезд в другую местность (ст. 41 ТК РФ).

От того, на каких основаниях возмещены расходы сотрудника на переезд, зависит порядок налогообложения произведенной выплаты.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсации фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с переездом сотрудника на работу в другую местность (в т. ч. за рубеж и в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности), предусмотренные внутренними документами организации (например, трудовым договором), не облагаются:

НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140, от 26 мая 2008 г. № 03-04-06-01/140);

взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо ФСС России от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08-16893);

взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, письмо ФСС России от 18 декабря 2012 г. № 15-03-11/08-16893).

При этом, в случае если сотрудника направляют на работу за границу, в состав не облагаемых НДФЛ расходов по переезду включается и стоимость визы (письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35).

Условием освобождения компенсаций от НДФЛ и страховых взносов является наличие на момент переезда трудовых отношений между сотрудником и работодателем, по договоренности с которым он переезжает (ст. 169 ТК РФ). При найме нового сотрудника оплата его проезда до места работы, указанного в трудовом договоре, компенсацией не признается. До заключения трудового договора нормы статьи 169 Трудового кодекса РФ не применяются. Поэтому, если организация все-таки компенсирует будущему сотруднику расходы на переезд, с суммы выплат нужно удержать НДФЛ (п. 1 ст. 208, п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не начисляйте и в этом случае, поскольку с сотрудником нет трудовых отношений. И такие выплаты не соответствуют определению объекта обложения страховыми взносами, которое приведено в части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Нет оснований и для начисления взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Ситуация: как учесть при начислении НДФЛ, страховых взносов компенсацию расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность

С компенсации расходов по найму жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность (в т. ч. и вместе с организацией), не удерживайте НДФЛ. На сумму компенсации таких расходов начислите страховые взносы.

НДФЛ

Данные выплаты непосредственно связаны с выполнением сотрудниками трудовых обязанностей и носят компенсационный характер (п. 3 ст. 217 НК РФ). Следовательно, они не могут быть включены в доход сотрудников, облагаемый НДФЛ. Так считают судьи (см., например, п. 3 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г., постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28 августа 2014 г. № А56-50900/2013).

ФНС России письмом от 3 ноября 2015 г. № СА-4-7/19206@ направила нижестоящим инспекциям Обзор, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. Значит, инспекторы не будут требовать удерживать НДФЛ с компенсации расходов по найму жилья при переезде в другую местность.

Страховые взносы

На сумму компенсации расходов по найму жилья начислите взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Работодатель производит данные выплаты в рамках трудовых отношений. Также эти выплаты отсутствуют в перечнях сумм, на которые не начисляются страховые взносы (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Главбух советует: организация может не начислять страховые взносы с сумм возмещения расходов на аренду жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другой город, если такая оплата предусмотрена в трудовом договоре. Помогут такие аргументы.

Возмещение расходов на аренду жилья в другом городе не может рассматриваться и в качестве выплат, облагаемых страховыми взносами. Дело в том, что страховые взносы начисляют на выплаты и вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 8 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Но компенсация расходов на оплату жилья не является элементом оплаты труда, поскольку не зависит от квалификации сотрудника, сложности, качества выполняемой им работы. То есть она не считается вознаграждением за труд. А раз так, страховые взносы на сумму компенсации за жилье начислять не нужно.

Правильность данного подхода подтверждает судебная практика (см., например, определения Верховного суда РФ от 27 августа 2014 г. № 309-ЭС14-82, ВАС РФ от 26 декабря 2013 г. № ВАС-15887/13, постановления ФАС Поволжского округа от 22 августа 2013 г. № А65-27752/2012, Уральского округа от 1 апреля 2014 г. № Ф09-1087/14 и Северо-Кавказского округа от 11 сентября 2013 г. № А63-13026/2012).

Ситуация: нужно ли удерживать НДФЛ с суточных, выплачиваемых сотруднику при переезде на работу в другую местность, за каждый день нахождения в пути

Нет, не нужно.

От НДФЛ освобождаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением человеком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность). Это установлено пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

При переводе сотрудника в другую местность по предварительной договоренности организация-работодатель обязана возместить ему расходы:

– на переезд самого сотрудника, членов его семьи, а также провоз имущества (кроме тех случаев, когда организация обеспечивает сотрудника транспортом);

– обустройство на новом местожительстве.

Расходы возмещаются в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора.

Такой порядок установлен статьей 169 Трудового кодекса РФ.

Выплата суточных при переезде сотрудника на работу в другую местность предусмотрена подпунктом «в» пункта 1 постановления Совмина СССР от 15 июля 1981 г. № 677. Оно применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Поэтому организация вправе предусмотреть внутренними документами выплату суточных за каждый день нахождения сотрудника в пути и установить их размер. И, соответственно, такая выплата (компенсация) будет рассматриваться как законодательно установленная.

А раз так, при выплате суточных сотруднику за каждый день нахождения в пути НДФЛ удерживать не надо. Но при условии, что такие выплаты предусмотрены внутренними документами организации.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 26 августа 2013 г. № 03-04-06/34872.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов, связанных с переездом в другую местность (в т. ч. и за рубеж), можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35). Для этого нужно выполнить два условия:

сумма подъемных должна быть фактически выплачена (независимо от метода, которым организация определяет доходы и расходы) (подп. 4 п. 7 ст. 272, п. 3 ст. 273 НК РФ);

сумма подъемных не должна превышать норму, установленную в соответствии с действующим законодательством. Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Такие правила распространяются на те случаи, когда подъемные выплачиваются сотруднику организации, с которым уже заключен трудовой договор и который на момент переезда на новое место работы уже выполнял свои трудовые обязанности у того же работодателя на старом месте работы (письма Минфина России от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140, УФНС по г. Москве от 18 февраля 2008 г. № 20-12/015139).

Расходы на переезд нового сотрудника

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на переезд нового сотрудника до места его новой работы (если в трудовом договоре уже указан адрес местонахождения организации или трудовой договор с ним еще не заключен)

В случае найма нового сотрудника и оплаты проезда до места его работы, указанного в трудовом договоре, применение положений статьи 169 Трудового кодекса РФ является необоснованным. Аналогичный порядок распространяется на оплату расходов на переезд нового сотрудника, с которым еще не заключен трудовой договор. Следовательно, при расчете налога на прибыль такие затраты нельзя учесть на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

На момент переезда с сотрудником должен быть оформлен трудовой договор, в котором предусмотрена выплата компенсации расходов по переезду и обустройству. При расчете налога на прибыль сумму данной компенсации можно учесть как подъемные (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). То есть положения статьи 169 Трудового кодекса РФ применяются в случае, когда сотрудник по согласованию с организацией переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на новое место работы.

Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773, от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140.

Вместе с тем, в случае, когда с новым сотрудником заключен трудовой договор, в котором указан новый адрес местонахождения организации, расходы, связанные с его переездом, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании другой статьи затрат – в составе расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное условие – выплата такой компенсации должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 23 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/773 и от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138. Несмотря на то что указанные разъяснения адресованы организациям, которые компенсируют расходы на переезд иностранным сотрудникам, их можно применить и в случае переезда граждан России.

Следует отметить, что в частных разъяснениях специалисты ФНС России придерживаются иной позиции. Они указывают, что суммы компенсации затрат на переезд новых сотрудников нельзя включить в состав расходов на оплату труда, поскольку они не являются вознаграждением за труд (несмотря на то, что такие выплаты предусмотрены трудовым договором). Следовательно, они не учитываются при налогообложении прибыли. Таким образом, включение затрат на переезд новых сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, в состав налоговых расходов может вызвать возражения со стороны проверяющих.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по переезду нового сотрудника до момента заключения с ним трудового договора. Они заключаются в следующем.

При расчете налога на прибыль учитываются расходы, которые экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если организация сможет доказать, что оплата расходов на переезд до места работы нового сотрудника (до заключения с ним трудового договора) является экономически обоснованной, она может учесть их в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Например, обосновать выплату компенсации можно тем, что новый сотрудник обладает высокой квалификацией и прием его на работу имеет решающее значение для деятельности организации. Поэтому оплата расходов на его переезд как условие выхода на работу будет иметь высокую экономическую отдачу.

Ограничения при учете подъемных

Ситуация: какую сумму подъемных можно учесть при расчете налога на прибыль

Организация может учесть при расчете налога на прибыль сумму подъемных в пределах норм, установленных законодательством (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Сверхнормативные выплаты налогооблагаемую прибыль не уменьшают (п. 37 ст. 270 НК РФ).

Под действующим законодательством следует понимать:

положения статьи 169 Трудового кодекса РФ и постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187 (по общему правилу);

положения статьи 326 Трудового кодекса РФ и статьи 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1 (для сотрудников, переехавших на работу в районы Крайнего Севера или в приравненные к ним местности).

Однако конкретные ограничения установлены законодательством только для бюджетных организаций (постановление Правительства РФ от 2 апреля 2003 г. № 187, ч. 3 ст. 326 ТК РФ, ч. 3 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1). Для коммерческих организаций данные ограничения определяются соглашением сторон трудового договора (ч. 2 ст. 169, ч. 5 ст. 326 ТК РФ, ч. 5 ст. 35 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1).

Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письмах от 13 февраля 2012 г. № 03-04-06/6-35, от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138, от 14 июля 2009 г. № 03-03-06/2/140. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих данную точку зрения (см., например, постановление ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2).

Налог на прибыль: расходы на наем жилья

Ситуация: как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья сотрудникам, переехавшим на работу в другую местность вместе с организацией

При расчете налога на прибыль законодательство предусматривает учет расходов, связанных с компенсацией переезда сотрудника на работу в другую местность, включая расходы на обустройство (подъемные) (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на наем жилья Налоговым кодексом прямо не предусмотрены.

Вместе с тем, организация может включить в расходы на оплату труда любые затраты, связанные с содержанием сотрудников, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255 НК РФ). В соответствии с трудовым (коллективным) договором по письменному заявлению сотрудника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству России. При этом доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной суммы. Это установлено статьей 131 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, расходы по найму жилья для сотрудника можно учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20 процентов от суммы начисленной ему зарплаты за месяц. Но при одновременном выполнении следующих условий:

наличие заявления сотрудника о выдаче части зарплаты в натуральной форме;

наличие такой формы оплаты труда в трудовом (коллективном) договоре.

Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письмах от 22 октября 2013 г. № 03-04-06/44206, от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369 и т. д.

Стоит отметить, что изложенные правила не распространяются на потенциальных сотрудников, с которыми трудовой договор еще не заключен. Если организация понесла расходы на оплату жилья в период, когда договор не заключен и человек не состоит в штате организации, такие затраты при налогообложении прибыли учесть нельзя. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369.

Подробнее об учете расходов на оплату труда, если организация выдает сотрудникам более 20 процентов от начисленной суммы зарплаты в неденежной форме, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу зарплаты в натуральной форме.

Главбух советует: при расчете налога на прибыль можно учесть всю сумму расходов на наем жилья для сотрудников. Однако следование такой позиции, скорее всего, приведет к спорам с проверяющими. Аргументы помогут такие.

Расходы на наем жилого помещения для сотрудников в полной сумме можно учесть по одному из оснований:

– как выплаты, связанные с обустройством на новом местожительстве (ч. 1 ст. 169 ТК РФ). При расчете налога на прибыль такие выплаты можно квалифицировать как суммы подъемных и учесть их в составе прочих расходов (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подробнее об учете данных сумм см. Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность;

– как выплаты, связанные с оплатой труда. Расходы на наем жилого помещения связаны с обеспечением сотрудников условиями для трудовой деятельности. А значит, такие расходы связаны с производственной деятельностью организации. Если обязанность оплачивать расходы на наем жилья предусмотрена трудовым договором, их можно отнести к расходам на оплату труда. Ведь перечень таких расходов является открытым. Это следует из статьи 255 Налогового кодекса РФ. В арбитражной практике есть примеры судебных решений в пользу такой позиции (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 29 сентября 2010 г. № А23-5464/2009А-14-233).

Переезд из районов Крайнего Севера

Сотрудникам, которые расторгают трудовой договор с организацией, расположенной в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), и переезжают в другую местность, сумму компенсации проезда и провоза багажа можно учесть по пункту 12.1 статьи 255 Налогового кодекса РФ. При этом должны быть выполнены следующие условия:

порядок выплаты и размеры компенсации нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ и ст. 326 ТК РФ);

сумма компенсации должна быть выплачена в пределах тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом (при его отсутствии в размере минимальной стоимости перелета и стоимости авиаперевозки багажа из расчета не более пяти тонн на семью) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ, п. 2 письма Минфина России от 10 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/59);

трудовой договор с сотрудником может быть расторгнут по любым основаниям (исключение увольнение за виновные действия) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ).

При этом в расходах можно учесть всю сумму компенсации с учетом НДС, выделенного в проездных документах отдельной строкой. Такой вывод содержится и в письме Минфина России от 22 мая 2008 г. № 03-03-06/1/329.

Пример отражения в бухучете и при налогообложении выплаты сотруднику компенсации расходов, связанных с его переводом на работу в другую местность вместе с организацией. Организация применяет общую систему налогообложения

В январе главный бухгалтер ООО «Альфа» А.С. Глебова переводится на работу в другую местность вместе с организацией (г. Екатеринбург). Вместе с сотрудницей переезжает ее муж. Порядок возмещения расходов, связанных с переводом, предусмотрен трудовым договором. Сумма компенсации установлена приказом руководителя «Альфы».

Компенсация включает в себя:

фактическую стоимость проезда Глебовой с мужем к месту назначения – 5000 руб.;

фактическую стоимость провоза багажа – 1000 руб.;

сумму расходов по обустройству на новом местожительстве – 25 000 руб.;

суточные за один день в пути – 100 руб.

Общая сумма компенсации составляет 31 100 руб.

Компенсация начислена и выплачена 11 января. В учете организации сделаны проводки:

Дебет 26 Кредит 73

– 31 100 руб. – начислена компенсация в связи с переводом Глебовой на работу в другую местность;

Дебет 73 Кредит 50

– 31 100 руб. – выплачена компенсация Глебовой.

Сумма компенсации не учитывается при определении налоговой базы по НДФЛ. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов 31 100 руб.

УСН

Если организация платит единый налог с доходов, выплата компенсации расходов, связанных с переводом сотрудника на работу в другую местность, налоговую базу организаций на упрощенке не уменьшает. При таком объекте налогообложения не учитываются никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете единого налога при упрощенке компенсацию, связанную с переездом сотрудника на работу в другую местность вместе с организацией. Организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами

Да, можно, если выплата компенсаций предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором.

Перечень расходов, которые можно признать при расчете единого налога с разницы между доходами и расходами, закрыт. Расходы на выплату компенсации, связанной с переводом сотрудника на работу в другую местность вместе с организацией, в нем не предусмотрены (п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Вместе с тем, организации, применяющие упрощенку, учитывают расходы на оплату труда в том же порядке, что и организации – плательщики налога на прибыль (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Статья 255 Налогового кодекса РФ позволяет включать в состав этих расходов любые выплаты, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами.

Таким образом, если выплата компенсаций предусмотрена трудовым и (или) коллективным договором, то уменьшение налоговой базы по единому налогу на сумму компенсации является правомерным. Косвенно подтверждают данную точку зрения выводы письма Минфина России от 23 июля 2009 г. № 03-03-05/138. Хотя данный документ разъясняет порядок учета расходов на переезд сотрудника при расчете налога на прибыль, его положениям могут следовать и организации на упрощенке (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

При этом соблюдайте следующие условия:

компенсация расходов по переезду на работу в другую местность должна быть фактически выплачена сотруднику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ);

компенсация расходов по переезду включается в состав затрат только в тех размерах, которые установлены трудовым и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ, ч. 2 ст. 169 ТК РФ).

Кроме того, компенсацию проезда и провоза багажа сотрудникам, которые расторгают трудовой договор с организацией, расположенной в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), и переезжают в другую местность, можно включить в состав расходов только при выполнении следующих условий:

порядок выплаты и размеры компенсации нужно прописать в трудовом (коллективном) договоре (абз. 1 ст. 255 НК РФ и ст. 326 ТК РФ);

сумма компенсации должна быть выплачена в пределах тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом (при его отсутствии – в размере минимальной стоимости перелета и стоимости авиаперевозки багажа из расчета не более 5 т на семью) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ, п. 2 письма Минфина России от 10 февраля 2010 г. № 03-03-06/1/59);

трудовой договор с сотрудником может быть расторгнут по любым основаниям (исключение – увольнение за виновные действия) (п. 12.1 ст. 255 НК РФ).

ЕНВД

Организации – плательщики ЕНВД рассчитывают сумму единого налога, исходя из вмененного дохода (ст. 346.29 НК РФ). Поэтому компенсации, связанные с переводом сотрудников на работу в другую местность, на расчет налоговой базы не влияют.

Совмещение ОСНО и ЕНВД

Компенсация, связанная с переводом на работу в другую местность, может быть выплачена сотруднику, одновременно занятому в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае для определения суммы компенсации, которую можно учесть при расчете налога на прибыль, всю выплаченную сумму нужно распределить (п. 9 ст. 274 НК РФ, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Компенсацию, которая выплачена сотрудникам, занятым в одном виде деятельности, распределять не нужно.

Подробнее о том, как распределить расходы, относящиеся к разным налоговым режимам, см. Как учесть при расчете налога на прибыль расходы, если организация совмещает общую систему налогообложения и ЕНВД.

Пример распределения компенсации, связанной с переводом сотрудника на работу в другую местность. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Торговая фирма "Гермес"» продает товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД. Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.

В марте «Гермес» открыл во Владимирской области филиал. Директором филиала назначен А.В. Львов. Филиал занимается оптовой и розничной торговлей. Розничная торговля во Владимирской области переведена на ЕНВД.

Порядок возмещения расходов, связанных с переводом сотрудника на работу в другую местность, определен трудовым договором с Львовым. Размер компенсации установлен приказом руководителя «Гермеса» в сумме 30 000 руб. Компенсация начислена и выплачена 15 марта.

Чтобы правильно распределить сумму компенсации между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы от оптовой торговли с общим объемом доходов организации.

Доходы, полученные «Гермесом» от различных видов деятельности в марте, составили:

по оптовой торговле (без учета НДС) – 1 200 000 руб.;

по розничной торговле – 700 000 руб.

Других доходов у организации не было.

Доля доходов от оптовой торговли в общем объеме доходов за март составляет:

1 200 000 руб.: (1 200 000 руб. + 700 000 руб.) = 0,632.

Сумма компенсации, связанной с переводом сотрудника, которая учитывается при расчете налога на прибыль за март, равна:

30 000 руб. × 0,632 = 18 960 руб.

Эту сумму бухгалтер учел при расчете налога на прибыль за январь–март.

Сумма компенсации, связанной с переводом сотрудника, которая относится к деятельности, облагаемой ЕНВД, составляет:

30 000 руб. – 18 960 руб. = 11 040 руб.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

16.12.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.32%
  • Иногда 56.53%
  • Не оформляем срочников 19.14%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль