Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

668

Вопрос

Подскажите, как рассчитать среднесписочную численность работников за определенный период? нет конкретных формул, как именно считать. Кто должен считать среднесписочную численность работников в организации? Кадровики, экономисты или бухгалтерия?" И на какие нормативные акты в этом вопросе можно сослаться?

Ответ

Ответ на вопрос:

При расчете среднесписочной численности работников организации необходимо руководствоваться Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428 "Об утверждении Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", N П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации" (с текстом данного документа Вы можете ознакомиться, перейдя по ссылке https://vip.1kadry.ru/#/document/99/499054133/?step=51).

Примечание: Документ утрачивает силу с 01.01.2016 г. в связи с изданием Приказа Росстата от 26.10.2015 N 498, который будет регулировать данные вопросы.

Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 - 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период (п. п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428).

Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, действуйте в следующем порядке.

1. Определите списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В рабочие дни она равна количеству всех работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры (в том числе не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках). В расчет не надо включать (пп. "д" п. 79, пп. "а" п. 80, п. п. 81.1, 81.3 Указаний):

- внешних совместителей;

- работников, находящихся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;

- работников, находящихся в неоплачиваемом учебном отпуске;

- не полностью занятых работников, т.е. тех, кто по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время (неполный рабочий день или неполную рабочую неделю).

Обратите внимание: работников, для которых сокращенная продолжительность рабочего времени установлена законом (например, занятых на "вредных" работах), не надо исключать из расчета списочной численности полностью занятых работников.

Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна списочной численности на предшествовавший им рабочий день (п. 78 Указаний). Например, работника, уволенного в пятницу, надо включать в расчет списочной численности за ближайшие субботу и воскресенье.

Физические лица, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются (пп. "б" п. 80 Указаний).

2. Рассчитайте среднесписочную численность полностью занятых работников за каждый месяц по формуле (п. 78 Указаний):

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

3. Рассчитайте количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день (пп. "б" п. 81.3 Указаний).

4. Рассчитайте среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле (п. 81.3 Указаний):

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

5. Рассчитайте среднесписочную численность всех работников за каждый месяц по формуле (п. 78 Указаний):

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

Округлите полученный результат до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы (форма N П-4).

Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, рассчитайте их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 - 11 месяцев) по формуле (п. п. 81.6, 81.7 Указаний, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428):

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

Округлите полученный результат до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более - округляется до целой единицы (п. 81.4 Указаний, форма N П-4).

Относительно того кто должен считать среднесписочную численность работников в организации следует отметить следующее.

Согласно положениям ст. 57 ТК РФ трудовая функция, включающая в том числе конкретный вид поручаемой работнику работы, является обязательным условием, подлежащим включению в трудовой договор. Таким образом, конкретный вид поручаемых работнику работ и его трудовые обязанности изначально должны быть прописаны в трудовом договоре (или должностной инструкции).

Если в указанных локальных нормативных актах данный вопрос не разрешен, в качестве основы для определения, кто из сотрудников должен выполнять спорную функцию, используется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. Он рекомендован для применения в организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения рационального разделения труда, создания действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности на основе четкой регламентации трудовой деятельности работников, обеспечения единства в определении должностных обязанностей служащих и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Согласно положениям Квалификационного справочника обязанности по определению численности работников закреплены за следующими специалистами:

1) инженером по нормированию труда (он, как следует из квалификационной характеристики должности "инженер по нормированию труда", определяет численность работников по функциям управления и структурным подразделениям в соответствии с отраслевыми нормативами численности, выявляет отклонения фактической численности от нормативной и причины таких отклонений, разрабатывает предложения по устранению сверхнормативной численности);

2) экономистом по труду (в соответствии с квалификационной характеристикой должности "экономист по труду" он рассчитывает численность работающих с учетом необходимости наиболее рационального использования трудовых ресурсов, обеспечения правильного соотношения работников по категориям персонала и квалификационным категориям; выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных по труду и заработной плате, численности работников).

Однако присутствие перечисленных обязанностей в квалификационных характеристиках указанных должностей, традиционно создаваемых в составе отделов по организации труда и оплате труда, еще не дает оснований для выводов, что расчетом среднесписочной численности работников должно заниматься именно это подразделение.

Исходя из положений Квалификационного справочника в должностные обязанности инспектора по кадрам не входит расчет численности работающих, однако инспектор по кадрам обязан вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, составлять установленную отчетность.

Таким образом, кто должен заниматься расчетом среднесписочной численности работников, должен решить руководитель организации.

При разрешении этого вопроса необходимо учитывать, что возложение обязанностей по расчету среднесписочной численности работников на экономиста по труду или иного работника отдела организации и оплаты труда только по мотиву того, что табельщик, осуществляющий учет фактического времени пребывания работников, также входит в состав этого отдела, было бы неверным.

Возложение данной обязанности на инспектора по кадрам также представляется нецелесообразным, поскольку ему для ее выполнения требуются в том числе данные табельного учета. В то же время включение данной функции в Положение об отделе кадров должно сопровождаться надлежащей регламентацией порядка передачи отделом организации и оплаты труда оперативных данных, необходимых для расчета среднесписочной численности работников.

Представляется, что наиболее рациональным выходом из сложившейся ситуации будет принятие решения о совместном выполнении работниками обоих подразделений - отдела кадров (инспектором по кадрам) и отдела труда (экономистом по труду) работ по расчету среднесписочной численности работников организации.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Справочник: Перечень категорий сотрудников, которых нужно учитывать (исключать) при расчете среднесписочной (средней) численности

Категория сотрудников Как учитывается численность Ссылка на документ
Обычные штатные сотрудники (в т. ч. сотрудники на испытательном сроке) Количество таких сотрудников учитывается полностью п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, принятые для замещения отсутствующих сотрудников (например, женщины, находящейся в декретном отпуске) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «т» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, с которыми заключены срочные трудовые договоры Количество таких сотрудников учитывается полностью п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Внутренние совместители Учитываются при расчете как одна единица подп. «а» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Внешние совместители При расчете среднесписочной численности этот показатель не учитывается Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) подп. «а» п. 80, п. 81.3, 82 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники на больничном Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) подп. «в» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники в отпуске (ежегодном или дополнительном) Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) подп. «о» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, которые находятся в отпуске без сохранения зарплаты (независимо от длительности отпуска) Количество таких сотрудников учитывается полностью (независимо от фактически отработанного времени) подп. «у» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, которые находятся:
– в декретном отпуске;
– в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
– в отпуске по уходу за ребенком
Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте п. 81.1 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Командированные сотрудники, если за ними сохраняется средний заработок (в т. ч. при краткосрочных загранкомандировках) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «б» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники-надомники Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «ж» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, которым по законодательству установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (несовершеннолетние, инвалиды I и II групп, сотрудники вредных производств и т. д.) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «д» п. 79, п. 81.3 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, которые заняты неполный день или неделю
(в соответствии с трудовым договором или с их согласия)
При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются пропорционально отработанному времени Средняя численность таких сотрудников определяется в пересчете на полную занятость (путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце) подп. «д» п. 79 и п. 81.3 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного согласия) Количество таких сотрудников учитывается полностью п. 81.3 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, временно направленные из других организаций (если за ними не сохраняется средний заработок по основному месту работы) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «к» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Штатные сотрудники, с которыми дополнительно заключены гражданско-правовые договоры При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются один раз При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются подп. «б» п. 80, абз. 3 п. 83 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Внештатные сотрудники, с которыми заключены договоры подряда и другие гражданско-правовые договоры При расчете среднесписочной численности такие сотрудники не учитываются При расчете средней численности такие сотрудники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения подп. «б» п. 80, п. 83 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Предприниматели, с которыми заключены договоры подряда, возмездного оказания услуг и другие гражданско-правовые договоры Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте п. 7983 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в учебном отпуске с сохранением среднего заработка Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «м» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, совмещающие работу с обучением и находящиеся в отпуске за свой счет Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте п. 81.1 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, которым предоставлен отпуск за свой счет в связи со сдачей вступительных экзаменов в вуз, училище и т. п. Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте п. 81.1 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, направленные на обучение (повышение квалификации, получение новой профессии) с отрывом от производства (если за ними сохраняется средний заработок) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «и» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Граждане (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы), привлеченные для работы согласно специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы и учитываемые в среднесписочной численности работников При расчете среднесписочной численности такие сотрудники учитываются как целые единицы по дням явок на работу При расчете средней численности такие сотрудники не учитываются подп. «в» п. 80, п. 81.2 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, если за ними не сохраняется зарплата, а также направленные на работу за границу Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте подп. «г» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Граждане, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение (с выплатой стипендии) Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте подп. «д» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения срока предупреждения или прекратившие работу без предупреждения администрации Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте с первого дня невыхода на работу подп. «е» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Собственники организации, не получающие зарплату Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте подп. «ж» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Члены кооператива, не заключившие трудовых договоров с организацией Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте подп. «з» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Адвокаты Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте подп. «и» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Военнослужащие при исполнении ими обязанностей военной службы Количество таких сотрудников при расчете не учитывайте подп. «к» п. 80 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Собственники организации, получающие зарплату Количество таких сотрудников учитывается полностью абз. 2 п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Штатные сотрудники, фактически явившиеся на работу (включая тех, которые не работали по причине простоя) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «а» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, не явившиеся на работу в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «г» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, имеющие специальные звания Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «з» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Студенты и учащиеся образовательных учреждений, работающие в организациях в период производственной практики, если они зачислены на рабочие места (должности) Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «л» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, находившиеся:
– в простоях (как по инициативе работодателя, так и по не зависящим от него и от работника причинам);
– в неоплаченных отпусках по инициативе работодателя
Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «ф» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, принимавшие участие в забастовках Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «х» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, работающие вахтовым методом Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «ц» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, находящиеся под следствием до принятия решения судом Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «щ» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, временно отсутствующие на работе в связи с тем, что администрация предоставила им отгул за переработку Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «п» и «р» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428
Сотрудники, временно отсутствующие на работе по причине прогула Количество таких сотрудников учитывается полностью подп. «ш» п. 79 указаний, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428

2. Журналы и книги:Журнал «Зарплата», № 5, май 2014 г

Отчетность

Как считать среднесписочную численность для формы РСВ-1 ПФР

Н.А. Ленская, аудитор

На титульном листе расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 ПФР нужно заполнить показатель «Среднесписочная численность». Каких работников и как учитывать при определении его значения, читайте в статье.

Форма РСВ-1 ПФР и порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 № 2п.

На титульном листе формы РСВ-1 ПФР есть показатель «Среднесписочная численность». Правила его отражения установлены в пункте 5.11 Порядка заполнения формы. В нем сказано, что компании должны показать среднесписочную численность работников.

В чем возникли сложности у бухгалтеров

Порядок заполнения формы не поясняет:

  • - за какой период нужно определить среднесписочную численность;
  • - по каким правилам ее считать.

Редакция обратилась за разъяснениями к специалистам Пенсионного фонда. Они уточнили, что при подготовке отчета за I квартал 2014 года нужно рассчитать среднесписочную численность по состоянию на 31 марта за период с января по март текущего года.

При исчислении показателя следует воспользоваться правилами, установленными Росстатом для заполнения статистических форм.

Рассчитываем среднесписочную численность за I квартал

С 1 января 2014 года при расчете среднесписочной численности работников нужно руководствоваться Указаниями по заполнению форм статистического наблюдения (далее — Указания), утвержденными приказом Росстата от 28.10.2013 № 428.

Напомним, что отчет по форме РСВ- 1 ПФР за I квартал 2014 года компании должны представить в Пенсионный фонд не позднее 15 мая 2014 года.

Формула расчета среднесписочной численности за I квартал

Среднесписочная численность работников за один квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы квартала и деления полученной суммы на 3 (п. 81.5 Указаний):

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

Пример 1

Расчет среднесписочной численности за полностью отработанный квартал
В ОАО «Гравитация» среднесписочная численность работников в январе 2014 года составила 333 человека, в феврале — 345 человек, а в марте — 321 человек. Нужно определить среднесписочную численность работников компании за I квартал 2014 года.

Решение

Среднесписочная численность работников за I квартал равна 333 чел. [(333 чел. + 345 чел. + 321 чел.): 3].

Формула расчета среднесписочной численности за месяц

Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца. То есть с 1-го по 30-е или 31-е число (для февраля — по 28-е или 29-е число). При расчете учитываются все праздничные (нерабочие) и выходные дни. Полученный результат нужно поделить на число календарных дней месяца (п. 78 Указаний) (см. формулу):

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

В примере 5 ниже приведен расчет среднесписочной численности работников за месяц.

Численность работников списочного состава за выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Если подряд идут два или более выходных или праздничных (нерабочих) дней, численность работников списочного состава за каждый из этих дней принимается равной численности работников списочного состава за рабочий день, предшествовавший первому выходному.

Каких сотрудников и как нужно учитывать

Отправной точкой расчета среднесписочной численности является определение списочной численности работников за каждый календарный день месяца. При этом учитываются как фактически работающие, так и сотрудники, отсутствующие на работе по каким-либо причинам.

Сотрудники, учитываемые в списочной численности целыми единицами

В списочную численность работников включаются наемные работники, работавшие по трудовому договору и выполнявшие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавшие собственники компании, получавшие зарплату.

В списочной численности наряду с работавшими сотрудниками учитываются, в частности, работники, находившиеся в командировке, в очередном оплачиваемом отпуске, в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком, на больничном, в простое, под следствием до решения суда. Полный перечень учитываемых категорий определен в пункте 79 Указаний.

Пример 2

Директор в отпуске за свой счет
В ОАО «Гравитация» числится только руководитель. Он находится в отпуске без сохранения заработной платы. Какова списочная численность работников компании?

Решение

Руководитель находится в трудовых отношениях с компанией. Несмотря на то что зарплата руководителю не начисляется, данного сотрудника нужно включить в списочную численность. Списочная численность будет равна 1.

Как считать в списочной численности обучающихся работников

Также целыми единицами в списочной численности нужно считать обучающихся работников, если они (подп. «и»—«м» п. 79 Указаний):

  • - были направлены компанией с отрывом от работы в образовательные учреждения для повышения квалификации или приобретения новой профессии с сохранением за ними среднего заработка;
  • - являются студентами и учащимися образовательных учреждений и работают во время производственной практики с зачислением на рабочие места (должности);
  • - являются студентами и учащимися образовательных учреждений и работают во время производственной практики с зачислением на рабочие места (должности);
  • - находились в учебном отпуске с полным или частичным сохранением заработной платы;
  • - являются студентами и учащимися образовательных учреждений и находятся в учебном отпуске без сохранения зарплаты;
  • - поступают в образовательные учреждения и находятся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Как учитывать внутренних совместителей

В списочной численности нужно учитывать как целую единицу сотрудника, который:

  • - оформлен в компании как внутренний совместитель;
  • - принят на две, полторы или менее одной ставки.

То есть работник, состоящий в списочном составе компании и выполняющий работы на условиях внутреннего совместительства, учитывается один раз по месту основной работы. Такой порядок установлен в пункте 80 Указаний.

Каких сотрудников не нужно учитывать в списочной численности

Не включаются в списочную численность лица, которые (п. 80 Указаний):

  • - приняты на работу по совместительству из других организаций (работники — внешние совместители);
  • - выполняют работу или оказывают услуги по гражданско-правовым договорам;
  • - привлечены для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы (военнослужащие и лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы) и учитываемые в среднесписочной численности работников;
  • - переведены на работу в другие организации, если за ними не сохраняется заработная плата, а также направленные на работу за границу;
  • - направлены компанией на обучение в образовательные учреждения с отрывом от работы и получают стипендию за ее счет;
  • - подали заявление об увольнении и прекратили работу до истечения срока предупреждения или прекратили работу без предупреждения работодателя (с первого дня неявки).

Также в списочную численность не нужно включать:

  • - собственников компании, не получавших зарплату;
  • - лиц, с которыми заключен ученический договор с выплатой в период ученичества только стипендии;
  • - членов кооператива, не заключивших трудовые договоры с компанией;
  • - адвокатов;
  • - военнослужащих, проходящих военную службу.

Пример 3

Все работники компании — внешние совместители
В ООО «Невесомость» все работники трудятся по совместительству, в том числе генеральный директор. Какова списочная численность работников?

Решение

Внешние совместители не учитываются в списочной численности работников, следовательно, этот показатель должен быть равен нулю.

Расчет среднесписочной численности

Численность работников списочного состава за каждый день соответствует данным табеля учета рабочего времени. По нему устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу.

Списочную численность работников следует уточнять на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора.

После расчета списочной численности можно определить среднесписочную численность, имея в виду некоторые особенности установления соответствия этих показателей. Остановимся на них подробнее.

Если среднесписочная численность равна нулю

В компании трудятся только внешние совместители. На титульном листе формы РСВ-1 ПФР нужно указать среднесписочную численность, равную нулю. Тогда как показатель в строке 110 (начислено страховых взносов) расчета по форме РСВ-1 ПФР будет больше нуля. Программа проверки выдаст ошибку со статусом 10.

Это означает, что ситуация редкая, но возможная. Расчет может быть принят.

Такой вывод следует из пункта 6 таблицы в разделе 1 приложения № 1 к Порядку проверки формы РСВ-1 ПФР, утвержденному распоряжением Правления ПФР от 04.03.2014 № 88р.

Учитываются в списочной, но не учитываются в среднесписочной численности

Отдельные категории работников учитываются в списочной численности, но исключаются при расчете показателя среднесписочной численности (п. 81.1 Указаний), это:

  • - лица, находившиеся в отпусках по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком;
  • - работники, направленные на обучение и находившиеся в дополнительном неоплачиваемом отпуске;
  • - поступающие в образовательные учреждения и находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ.

Нет в списочной, но есть в среднесписочной численности

Бывает, что компании привлекают лиц, не состоящих в списочном составе компании, для работы по специальным договорам с государственными организациями на предоставление рабочей силы, например военнослужащих или лиц, отбывающих наказание в виде лишения свободы.

Такие лица не входят в списочный состав работников, но учитываются в среднесписочной численности как целые единицы по дням явок на работу.

Как учитывать работников с сокращенной продолжительностью рабочего времени

Один человек — единица. В среднесписочной численности учитываются как целые единицы работники, которым в соответствии с законодательством РФ установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, а именно:

  • - в возрасте до 18 лет;
  • - занятые на работах с вредными и опасными условиями труда;
  • - женщины, использующие дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка;
  • - женщины, работающие в сельской местности;
  • - работники — инвалиды I и II групп.

Один человек не соответствует целой единице. При определении среднесписочной численности учитываются пропорционально фактически отработанному времени сотрудники:

  • - работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором или штатным расписанием;
  • - переведенные с письменного согласия на работу на неполное рабочее время.

За дни болезни, отпуска, неявок, приходящиеся на рабочие дни по календарю, в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (п. 81.3 Указаний).

Покажем, как рассчитывать среднесписочную численность этой категории работников на примере.

Пример 4

Работники трудились неполное рабочее время
В марте 2014 года пять работников ООО «Невесомость» были заняты на работе неполное рабочее время. По производственному календарю в марте 2014 года 20 рабочих дней.
Две сотрудницы, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком и работающие в режиме неполного рабочего времени, отработали 20 рабочих дней по 6 часов в день. Три работника трудились по 4 часа в день, один — 20 рабочих дней, второй — 15 рабочих дней, а третий — 8 рабочих дней.
Нужно рассчитать списочную численность не полностью занятых работников в марте 2014 года, которая будет учтена при исчислении среднесписочной численности за I квартал.

Решение

Двух сотрудниц нужно учитывать за каждый рабочий день как 0,75 чел. (6 ч: 8 ч), а каждого из трех работников за каждый рабочий день как 0,5 чел. (4 ч: 8 ч).
Списочная численность не полностью занятых работников составила 2,58 чел. [(0,75 чел. × 20 раб. дн.) + (0,75 чел. × 20 раб. дн.) + (0,5 чел. × 20 раб. дн.) + (0,5 чел. × 15 раб. дн.) + (0,5 чел. × 8 раб. дн.)]: 20 раб. дн.
Эту численность не полностью занятых работников нужно учитывать при определении среднесписочной численности работников.

В Указаниях нет разъяснений, как округлять показатель среднесписочной численности. Логично предположить, что его дробную часть в любом случае нужно округлять в большую сторону до следующей целой единицы. Например, если среднесписочная численность сотрудников равна 2,32 человека, округляем до 3.

Пример 5

Расчет среднесписочной численности за отработанный месяц
На основании данных табл. 1 ниже нужно рассчитать среднесписочную численность работников ОАО «Гравитация» в январе 2014 года, если известно, что в январе:
— одна работница взяла отпуск по беременности и родам с 20 января;
— одна сотрудница 10 января вышла на работу из отпуска по уходу за ребенком;
— одна работница находилась весь месяц в отпуске по уходу за ребенком;
— один сотрудник был в учебном отпуске без сохранения зарплаты с 13 по 31 января.
Компания работает по графику пятидневной рабочей недели.
В таблице выделены цветом:
— зеленым — нерабочие праздничные дни в январе (ч. 1 ст. 112 ТК РФ);
— оранжевым — выходные дни при пятидневной рабочей неделе.
Нужно рассчитать среднесписочную численность работников за полностью отработанный месяц.

Таблица 1 Списочная численность работников компании в январе 2014 года

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

Решение

При расчете среднесписочной численности не будем учитывать работников, находившихся (графа 3 табл. 1):
— в отпуске по беременности и родам;
— по уходу за ребенком;
— в учебном отпуске без сохранения зарплаты.
Численность работников списочного состава в январе 2014 года в ОАО «Гравитация», учитываемую при расчете показателя среднесписочной численности, определим в графе 4. Она равна 10 329 человек. В январе — 31 календарный день. Среднесписочная численность работников ОАО «Гравитация» за январь 2014 года составила 333 чел. (10 329 чел.: 31 календ. дн.).

Количество отработанного времени и показатель среднесписочной численности

Указания устанавливают особый порядок расчета показателей среднесписочной численности, если компания вела свою деятельность в отчетном периоде неполный месяц, квартал или неполный год.

В отчетном периоде компания отработала неполный месяц

При расчете среднесписочной численности нужно сложить численность списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни. Полученный результат следует поделить на общее число календарных дней в месяце независимо от количества фактически отработанных дней (п. 81.8 Указаний).

Пример 6

Расчет среднесписочной численности за не полностью отработанный месяц
Вновь созданная компания (ОАО «Андромеда») ведет деятельность с 20 января 2014 года. В компании нет сотрудников, не подлежащих включению в среднесписочную численность.
В табл. 2 красным цветом выделены выходные дни при пятидневной рабочей неделе.
Нужно определить среднесписочную численность работников компании за январь 2014 года.

Решение

В январе 2014 года численность работников списочного состава ОАО «Андромеда» равна 4039 человек. В январе 31 календарный день.
Среднесписочная численность работников за январь 2014 года составила 130 чел. (4039 чел.: 31 календ. дн.).

Таблица 2 Списочная численность работников компании в январе 2014 года

Как рассчитать среднесписочную численность работников организации?

В отчетном периоде компания работала неполный квартал

Если организация вела деятельность неполный квартал, например февраль и март 2014 года, среднесписочная численность работников определяется следующим образом. Сначала нужно суммировать среднесписочную численность работников за месяцы работы в отчетном квартале. И затем разделить полученную сумму на три, несмотря на то что компания фактически работала только два месяца (п. 81.9 Указаний).

Пример 7

Расчет среднесписочной численности за не полностью отработанный квартал
Вновь созданная компания (ООО «Невесомость») начала вести деятельность с 1 февраля 2014 года. Среднесписочная численность работников составила в феврале 498 человек, в марте — 512 человек. Нужно определить среднесписочную численность работников компании за I квартал 2014 года.

Решение

Чтобы определить среднесписочную численность работников за I квартал, суммируем численность работников в феврале и марте и делим на три. Она составила 337 человек [(498 чел. + 512 чел.): 3].

Компания работала не полный отчетный год

Для того чтобы рассчитать показатель среднесписочной численности для отражения в расчете за полугодие, 9 месяцев и год, нужно сложить среднесписочную численность за 6, 9 или 12 месяцев и поделить на соответствующее количество месяцев в отчетном периоде — 6, 9 или 12 (п. 81.6 Указаний).

Если компания вела свою деятельность не все месяцы, нужно сложить показатели среднесписочной численности за все месяцы фактической работы и поделить на календарное (а не фактически отработанное) количество месяцев в отчетном периоде — 6, 9 или 12 (п. 81.10 Указаний).

25.11.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.78%
  • Иногда 56.03%
  • Не оформляем срочников 19.18%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль