Как правильно подтвердить факт командировки?

252

Вопрос

Периодически нашим сотрудникам нечем отчитаться за командировку, не бывает даже билетов (теряют). Т.к. отменены командировочные удостоверения, мы "изобрели" свое служебное задание с включением в него отметки принимающей стороны (дата и печать). Но несколько раз нашим работникам отказали в отметке данного документа, ссылаясь на то, что в законе прописано что теперь не ставятся печати на каких-либо документах, подтверждающих командировку. Законно ли это? Как работников данных организаций убедить в том, что печати можно ставить? Ведь в постановлении прописано "При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки)".

Ответ

Ответ на вопрос:

С 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение унифицированных форм первичных учетных документов не является обязательным. Организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.


Вам будет полезно узнать о командировке работников за границу в материале по ссылке.


Следовательно, несмотря на отмену командировочного удостоверения, Вы вправе продолжать его использовать, утвердив форму этого документа в своей учетной политике. Закон не запрещает организациям ставить печати на командировочных документах, оформление которых предусмотрено внутренними документами командирующей организации.


О расходах в командировке читайте подробнее по ссылке.


В рассматриваемой ситуации, если принимающая сторона отказывается ставить печати на служебном задании, возможны два варианта подтверждения срока командировки.

Первый вариант: командировку можно подтвердить при помощи документа, подтверждающего проживание в гостинице. При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, а также договор на оказание гостиничных услуг. Соответственно, срок командировки в этом случае определите на основании такого чека или бланка строгой отчетности и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, поскольку они содержат информацию о сроке проживания. Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.

Второй вариант: если у сотрудника нет никаких документов ни о проезде, ни о проживании, он может оформить служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия обратно к месту работы. Вместо служебной записки документом, в котором принимающая организация подтверждает, что сотрудник находился в это время по месту командирования, может быть, например, письмо либо справка.

Соответственно, принимающая сторона может не ставить печати на Ваших документах, а оформить письмо или справку, подтверждающую пребывание Вашего сотрудника в период командировки по месту нахождения принимающей стороны. Во избежание недоразумений и конфликтных ситуаций, целесообразно заранее обговорить с принимающей стороной порядок подтверждения периода пребывания Вашего работника в командировке.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий приказ * (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель.

Следует учесть, что самостоятельно разработанную форму приказа могут использовать не только коммерческие организации, но и организации госсектора. Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, частью 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Совет: оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение с 8 января 2015 года стало не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Однако спешить отказываться от служебного задания мы бы не рекомендовали.


Важную информацию о Отмене командировки вы найдете в материале здесь.


Служебное задание полезно не столько для проверяющих, сколько для самого бизнеса, чтобы через полгода не пришлось вспоминать, чем закончилась поездка и какие решения по ней были приняты. При необходимости унифицированную форму служебного задания, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, можно доработать, удалив из нее лишние графы и добавив необходимые, или вовсе переделать эту форму в отчет в произвольной форме, где сотрудник по-прежнему будет кратко фиксировать итоги служебной поездки. Для оформления служебного задания и командировочного удостоверения можно также руководствоваться ранее действовавшими правилами.

Кроме того, служебное задание традиционно является основанием для издания приказа на командировку. Если не составлять именно служебное задание, то в крупных компаниях его придется заменить на служебную записку или иные организационные документы, где руководитель будет согласовывать поездку и на основе его решения сотрудники кадровой службы или бухгалтерии будут издавать приказ.

Пример направления сотрудника в командировку

Менеджер коммерческого отдела А.С. Кондратьев направлен в командировку с целью проведения переговоров по заключению договора поставки оборудования на основании служебного задания. Сотрудник службы персонала оформил приказ по унифицированной форме.

Из ответа «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»

2. Ответ: Какими документами сотрудник может подтвердить факт пребывания в командировке, если у него нет проездных документов

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы (ст. 168 ТК РФ).

При этом если у сотрудника нет проездных документов, например он их потерял или билетов изначально не было (если человек добирался на попутном транспорте), то возможны два варианта.

У сотрудника есть документы о проживании из гостиницы

При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, а также договор на оказание гостиничных услуг. Соответственно, срок командировки в этом случае определите на основании такого чека или бланка строгой отчетности и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Поскольку они содержат информацию о сроке проживания. Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.

В случае командировки за границу расходы на проживание подтвердит инвойс, который выдают зарубежные отели. Если в инвойсе нет данных о сроке проживания, понадобится также договор или иной документ, например заявка на бронирование, с необходимыми данными. Все первичные документы на иностранном языке обязательно перевести на русский язык.

У сотрудника нет никаких документов ни о проезде, ни о проживании

В случае если сотрудник в месте командировки проживал, например, у родственников или знакомых, то у него может не быть и подтверждающих документов из гостиницы. Тогда сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия обратно к месту работы. Вместо служебной записки документом, в котором принимающая организация подтверждает, что сотрудник находился в это время по месту командирования, может быть, например, письмо либо справка.

В обоих случаях расходы на проживание нужно возместить. Также за эти дни положены суточные. А вот расходы на проезд и суточные за дни нахождения в пути возмещать не нужно. Это следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Следует учесть, что, поскольку у сотрудника нет билетов, выданный аванс на командировку в части расходов на проезд и суточные за дни нахождения в пути можно удержать из зарплаты. Так позволяет сделать статья 137 Трудового кодекса РФ.

Из ответа «Как оплатить пребывание сотрудника в командировке»

3. Ответ:Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают, например смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д., разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остается обязательным к применению, например кассовые документы и т. п.

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в любом первичном документе для учета должны быть все обязательные реквизиты: наименование, дата и т. п.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

16.11.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.86%
  • Иногда 55.97%
  • Не оформляем срочников 19.17%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль