Возможно ли подписание документов внештатным сотрудником?

413

Вопрос

Вопрос сегодня сложный. В ООО генеральный директор пишет доверенность и дает право подписи на совершение различных операций с внешними организациями доверенному лицу (гражданско-правовые договоры, договоры купли -продажи и т.д.). Я правильно понимаю, что в данном случае доверенное лицо мы не обязаны брат в штат и заключать с ним трудовой договор? Но дальше - больше. Доверенное лицо хорошо зарекомендовало себя и гендир хочет, чтобы оно стало "И.О. гендира " и решало различные вопросы внутри фирмы. Теперь мы обязаны заключить трудовой договор?

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии со ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", единоличный исполнительный орган общества:

1) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки;

2) выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;

В соответствии со ст. 185 ГК РФ, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Таким образом, заключаемые договоры должны быть подписаны лицами, уполномоченными на это законодательством Российской Федерации или учредительными документами экономического субъекта, или решениями соответствующих органов управления экономическим субъектом. К таким лицам относится руководитель экономического субъекта, то есть единоличный исполнительный орган, которому были переданы полномочия первого на основании решения органов управления экономического субъекта. Вместе с тем, если иное не предусмотрено уставом экономического субъекта, руководитель экономического субъекта вправе передать свои полномочия на основе доверенности, в том числе на заключение гражданско-правовых договоров (исключением являются трудовые договоры).

При этом дополнительно отметим, что возложение на сторонних граждан функций по подписанию кадровых документов не предусмотрено трудовым законодательством. Следовательно, все подписи, удостоверяющие кадровые документы сотрудников, должен подписывать руководитель лично, т.к. внештатный работник не может подписывать кадровые документы.

В соответствии с п. 12 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" представителем работодателя в указанном случае является лицо, которое в соответствии с законом, иными нормативными правовыми актами, учредительными документами юридического лица (организации) либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено полномочиями по найму работников, поскольку именно в этом случае при фактическом допущении работника к работе с ведома или по поручению такого лица возникают трудовые отношения (статья 16 ТК РФ) и на работодателя может быть возложена обязанность оформить трудовой договор с этим работником надлежащим образом.

Как видно, из данной формулировки, представитель работодателя должен действовать на основании закона, учредительных документов организации (директор); на основании локального акта работодателя (например, Правил внутреннего распорядка, положения об отделе кадров); либо на основании заключенного с ним трудового договора. Ни один из указанных признаков не применим, если данные полномочия выполняет иное лицо, не состоящее с работодателем в трудовых отношениях.

Далее.

Должности с приставкой «и. о.» или «в.р.и. о.» не существуют.

И использование данной приставки возможно только в одном исключительном случае, если данная должность (т.е. исполняющий обязанности) предусмотрена штатным расписанием.

При этом по общему правилу, названия должностей работодатель определяет по собственному усмотрению.

Но если с выполнением работ по определенным должностям или профессиям трудовое законодательство связывает предоставление компенсаций и льгот (досрочную пенсию, дополнительный отпуск) либо устанавливает какие-либо ограничения, то наименования таких должностей и профессий, требования к квалификации должны соответствовать квалификационным справочникам, профтандартам. Указанное соответствие должно наблюдаться как в трудовом договоре с сотрудником, где будет указана его должность (выполнение работ по профессии), так и в штатном расписании организации.

Следует отметить, что произвольное наименование должностей может создать для организации определенные сложности. Согласно Федеральному закону от 28.12.2013 N 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" каждая организация обязана провести специальную оценку условий труда своих работников. Это касается всех организаций независимо от их вида, организационно-правовой формы, формы собственности. При проведении специальной оценки необходимо будет отразить не только наименование должности, но и ее код по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности (п. 2 ст. 18 Закона), а если должность не предусмотрена ни одним из ЕКС, то исполнить данное требование Вам будет сложно. По представлению организации, проводящей специальную оценку условий труда, вероятнее всего, придется переименовывать соответствующую должность.

Ни ЕКС, ни классификатор должностей с такой приставкой не предусматривают.

В связи с чем, мы не рекомендуем прием на такую должность.

С 1 сентября 2014 г. полномочиями выступать без доверенности от имени юрлица могут обладать несколько лиц (абз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ). Например, общество вправе иметь не одного, а нескольких гендиректоров, действующих на основании устава.

Такая возможность предоставлена юрлицам, которые приобретают права и принимают обязанности через действующие от их имени органы (абз. 1 п. 1 ст. 53 ГК РФ). Сведения о лицах, которые совместно или независимо друг от друга действуют от имени организации, необходимо включить в ее устав. Кроме того, эти данные должны быть внесены в ЕГРЮЛ.

Отметим, что в специальные федеральные законы поправки пока не внесены. Однако это не мешает уже сейчас на основании норм Гражданского кодекса РФ предусмотреть в уставе ООО положение о нескольких директорах и внести изменения в ЕГРЮЛ. До приведения названных законов в соответствие с новой редакцией Гражданского кодекса РФ они применяются в части, не противоречащей данному Кодексу (ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ).

Таким образом, в организации может быть два гендиректора с полным набором полномочий. Их избрание (назначение) на должность оформляется в общем порядке, как и единственного директора. Во избежание конфликтных ситуаций необходимо в Уставе и должностных обязанностях директоров четко определить их компетенцию и порядок взаимодействия, в том числе, в случае разногласий по каким-либо вопросам.

Должность «второго» директора, на наш взгляд, можно обозначить любым образом (главное, чтобы должность была предусмотрена ЕКС, так как рабочее место руководителя организации также подлежит специальной оценке), при этом его (их) обязанности по руководству организацией нужно закрепить Уставе организации, также целесообразно прописать в должностной инструкции и (или) трудовом договоре (дополнительном соглашении).

Кроме того, возможно введение в ШР должности заместителя директора (например, по коммерческим вопросам) без внесения изменений в Устав. После заключения ТД с таким работником в общем порядке ему можно выдать доверенность на подписание документов (если срок действия старой уже окончится). В должностной инструкции такого сотрудника четко оговорите, что конкретно будет входить в его должностные обязанности.

Можно с таким лицом заключить и гражданско-правовой договор.

Но при заключении ГПД нужно учесть, что такой договор заключается для выполнения разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору. Подробнее о порядке заключения ГПД см. здесь: http://www.vip.1kadry.ru/#/document/130/51307/?step=2.

Как мы понимаем, Вы планируете оформить сотрудника для выполнения конкретной трудовой функции, в связи с чем мы не рекомендуем такой вид договора.

Кроме того, следует отдельно обратить внимание на то, что с 01.01.2014 вступил в силу Федеральный закон от 28.12.2013 N 421-ФЗ, которым вводится прямой запрет на заключение ГПД, который фактически регулирует трудовые отношения между работником и работодателем. Отношения, возникшие на основании такого ГПД, могут быть признаны трудовыми работодателем по заявлению работника, предписанию госинспектора труда либо решения суда. Этим же законом КоАП РФ дополнен положением об ответственности за заключение ГПД, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем. Так, в случае такого нарушения работодателю грозит штраф в размере от 50 000 до 100 000 рублей, а в случае повторного нарушения - от 100 000 до 200 000 рублей. Неустранимые сомнения при рассмотрении судом споров о признании отношений, возникших на основании ГПД, трудовыми отношениями толкуются в пользу наличия трудовых отношений.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация:Кто принимает решение об избрании на должность генерального директора

У генерального директора организации двойственный статус. Он является одновременно и сотрудником, состоящим с организацией в трудовых отношениях, и единоличным исполнительным органом организации (ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Как руководитель он решает все хозяйственные и управленческие вопросы организации. Как сотрудник – обязан действовать в рамках трудового договора и соблюдать Правила трудового распорядка.

До заключения трудового договора с генеральным директором должно быть принято решение собственника организации о его избрании (назначении) на должность.

Такое решение может принять:

  • общее собрание участников (акционеров) общества, оформив его протоколом (например, в ООО – протоколом общего собрания участников общества);
  • совет директоров (наблюдательный совет) общества (если решение данного вопроса отнесено уставом к его компетенции), оформив его решением.

Это предусмотрено статьей 63 и пунктом 3 статьи 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, статьей 37 и пунктом 1 статьи 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

Если в организации только один собственник, то генеральный директор назначается на основании решения единственного участника (акционера) (п. 2 ст. 7 и п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 2 ст. 2 и ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Внимание: исполнять функции руководителя организации могут сразу несколько лиц.

Они наравне с руководителем организации вправе выдавать доверенности, издавать приказы, подписывать любые юридически значимые, финансовые и кадровые документы, а также давать необходимые пояснения контролерам. При этом организация может самостоятельно решить, как именно они будут действовать – совместно или независимо друг от друга – и какие полномочия будет исполнять каждый из них. Полномочия директоров нужно прописать в уставе или ином внутреннем документе организации.

Такой порядок установлен в пункте 3 статьи 65.3 Гражданского кодекса РФ.

Таким образом, если заболеет, уйдет в отпуск руководитель организации или случится какой-то форс-мажор, решить важные вопросы за него сможет тот, кому предоставлены необходимые полномочия.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

11.11.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.61%
  • Иногда 56.26%
  • Не оформляем срочников 19.13%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль