Допустимо ли представление объяснения по факту прогула по электронной почте?

92

Вопрос

Подскажите пожалуйста по ситуации: сотрудник отсутствовал на рабочем месте 05.11.2015г., составлен акт об отсутствии на рабочем месте 05.11.2015г., сотрудник с актом ознакомлен по роспись 06.11.2015г. так же 06.11.2015г. ему же дано уведомление о предоставлении письменного объяснения срок до 10.11.2015г. Письменного объяснения в указанный срок сотрудником не предоставлен. Составлен акт об отказе письменного объяснения, при ознакомлении с актом сотрудник написал с актом не согласен поставил подпись (мотивация о не предоставлении объяснения: передал по электронной почте). Дальнейшие наши действия. Нам на электронный адрес писем от данного сотрудника не приходило.

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт.

Т.е. законодательство указывает на то, что объяснение должно быть письменным, то есть не устным. Кроме того, по общему правилу, любое заявление (объяснение) должно непосредственно указывать на заявителя, то есть содержать его подпись.

Электронный документ (сообщение), подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами (ст. 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Исходя из указанного, можно сделать вывод, что работник вправе дать объяснение по факту прогула по электронной почте в случае, если оно будет удостоверено электронной подписью работника. Порядок и правила применения такой подписи закреплены в Законе от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Вместе с тем, из Определения Санкт-Петербургского городского суда от 25.02.2014 N 33-2604/2014 следует, что суд обоснованно не принял в качестве доказательства, подтверждающего факт дачи работником объяснения в связи с совершением дисциплинарного поступка, объяснительную, поступившую в адрес начальника <...> ФИО посредством электронной почты, поскольку данный письменный документ не отвечает требованиям статей 55, 59, 60, 71 ГПК РФ.

В Апелляционном определении Московского областного суда от 28.10.2013 по делу N 33-23278/2013 суд счел правильным применение к сотруднику дисциплинарного взыскания, который предоставил объяснение по электронной почте.

При таких обстоятельствах, во избежание спорных ситуаций, считаем целесообразным запросить объяснения у работника повторно, указав на необходимость их представления в бумажном виде и с проставлением собственной подписи.

После этого, в случае непредоставления работником объяснения по истечении двух рабочих дней работодатель вправе будет применить к нему дисциплинарное взыскание.

Если же работник представит объяснение, то работодатель будет оценивать причину неявки на работу и решать вопрос о привлечении его к дисциплинарной ответственности с учетом конкретных обстоятельств дела.

О том, как оформить увольнение за прогул см. в материалах Системы:http://budget.1kadry.ru/#/document/130/51444/?step=2.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Правовая база:Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

-//-

Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям статьи 9 настоящего Федерального закона.

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

-//-

2. Судебная практика:

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОРОДСКОЙ СУД

АПЕЛЛЯЦИОННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ

от 25 февраля 2014 г. N 33-2604/2014

Судья: Смирнова З.С.

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда в составе

председательствующего Сопраньковой Т.Г.

судей Литвиновой И.А., Венедиктовой Е.А.

при секретаре П.

рассмотрела в открытом судебном заседании гражданское дело N 2-3558/2013 по апелляционной жалобе ЮрЛ на решение Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга от 25 ноября 2013 года по иску Н. к ЮрЛ об отмене дисциплинарного взыскания и взыскании компенсации морального вреда,

Заслушав доклад судьи Сопраньковой Т.Г., выслушав объяснения истца Н., представителя ответчика С.,

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда

установила:

Решением Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга от 25 ноября 2013 года разрешены вышеуказанные исковые требования Н.

Суд постановил признать незаконным и отменить приказ <...> от <дата> изданный ЮрЛ в отношении Н., о наложении на Н. взыскания в виде выговора; взыскать с ЮрЛ к пользу Н. компенсацию морального вреда в сумме <...>; в удовлетворении остальной части иска - отказал.

Этим же решением суд взыскал с ответчика в доход местного бюджета государственную пошлину в размере <...>.

С апелляционной жалобой на судебное решение обратился ответчик, в жалобе представитель ответчика просит решение суда отменить, полагает его незаконным и необоснованным.

Истец решение суда в части отказа в удовлетворении его требований о взыскании компенсации морального вреда в сумме <...> не оспаривает.

Судебная коллегия, исследовав материалы дела, выслушав объяснения истца и представителя ответчика, обсудив доводы апелляционной жалобы ответчика и проверив в соответствии с частью 1 статьи 327.1 Гражданского процессуального кодекса РФ решение суда первой инстанции в их пределах, судебная коллегия приходит к выводу об отсутствии оснований, предусмотренных статьей 330 Гражданского процессуального кодекса РФ, для отмены или изменения обжалуемого судебного постановления в апелляционном порядке; решение является законным и обоснованным, постановленным в соответствии с фактическими обстоятельствами дела.

Согласно ст. 189 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ) дисциплина труда - обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине. При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки - позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу. За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников (ст. 193 ТК РФ).

В соответствии с п. 34 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 2 от 17.03.2004 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" на работодателе лежит обязанность представить доказательства, свидетельствующие о том, что: 1) совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло являться основанием для расторжения трудового договора; 2) работодателем были соблюдены предусмотренные частями третьей и четвертой статьи 193 ТК РФ сроки для применения дисциплинарного взыскания. При этом следует иметь в виду, что: а) месячный срок для наложения дисциплинарного взыскания необходимо исчислять со дня обнаружения проступка; б) днем обнаружения проступка, с которого начинается течение месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе (службе) подчинен работник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий; в) в месячный срок для применения дисциплинарного взыскания не засчитывается время болезни работника, пребывания его в отпуске, а также время, необходимое на соблюдение процедуры учета мнения представительного органа работников (часть третья статьи 193 ТК РФ); отсутствие работника на работе по иным основаниям, в том числе и в связи с использованием дней отдыха (отгулов) независимо от их продолжительности (например, при вахтовом методе организации работ), не прерывает течение указанного срока; г) к отпуску, прерывающему течение месячного срока, следует относить все отпуска, предоставляемые работодателем в соответствии с действующим законодательством, в том числе ежегодные (основные и дополнительные) отпуска, отпуска в связи с обучением в учебных заведениях, отпуска без сохранения заработной платы.

Таким образом, из содержания указанных правовых норм и разъяснений Верховного Суда РФ в их системной взаимосвязи следует, что под незаконностью применения дисциплинарного взыскания понимается, либо отсутствие законного основания для его применения (отсутствие факта совершения дисциплинарного проступка), либо несоблюдение работодателем установленного законом порядка привлечения работника к дисциплинарной ответственности, при этом установленный законом срок для применения дисциплинарного взыскания должен исчисляться со дня обнаружения дисциплинарного проступка.

Судом первой инстанции установлено и не опровергнуто в установленном законом порядке сторонами, что <дата> ответчиком был издан приказ N... в отношении <...> Н. за нарушение им пунктов 5.1.18 и 5.1.19 Правил внутреннего трудового распорядка и режима рабочего времени, а именно его опоздания на работу <дата> на 08 минут, и <дата> на 10 минут при отсутствии записей о местных командировках в Журнале местных командировок о выполнении им в это время служебных обязанностей вне пределов офиса.

По данному факту нарушения трудовой дисциплины в отдел кадров ответчика была представлена объяснительная от Н., поступившая сначала к начальнику <...> ФИО, направленная ему по электронной почте <дата> и переданная им в отдел кадров. На основании представленных объяснений работодателем был издан <дата> оспариваемый приказ.

В период с <дата> истец находился в очередном отпуске. После выхода из отпуска <дата> истец представил объяснительную по факту опоздания на работу <дата>

Разрешая настоящий спор, суд первой инстанции, принимая во внимание изложенные обстоятельства дела, на основании надлежащей оценки, произведенной по правилам статьи 67 ГПК РФ, показаний свидетеля ФИО, допрошенного в ходе рассмотрения дела по существу, письменных доказательств, имеющихся в материалах дела, пришел к обоснованному выводу о нарушении работодателем порядка и срока привлечения истца к дисциплинарной ответственности, установленных статьей 193 Трудового кодекса РФ.

Суд правомерно учел факт привлечения истца к дисциплинарной ответственности без получения от него письменного объяснения в связи с нарушением истцом трудовой дисциплины, а также факт издания ответчиком приказа о наложении дисциплинарного взыскания за пределами месячного срока, установленного ст. 193 Трудового кодекса РФ, и в период нахождения истца в очередном отпуске, о чем ответчику было достоверно известно.

При этом суд обоснованно не принял в качестве доказательства, подтверждающего факт дачи работником объяснения в связи с совершением дисциплинарного поступка, объяснительную, поступившую в адрес начальника <...> ФИО посредством электронной почты, поскольку данный письменный документ не отвечает требованиям статей 55, 59, 60, 71 ГПК РФ.

Следует отметить, что в силу ст. 193 Трудового кодекса РФ при решении вопроса о наложении дисциплинарного взыскания истребование письменных объяснений у работника является безусловной обязанностью работодателя, при этом работнику для представления объяснений должен быть предоставлен срок не менее двух рабочих дней.

Материалы дела достоверно подтверждают, что в нарушение положений ст. 193 Трудового кодекса РФ работодатель не истребовал у истца письменных объяснений по фактам его опоздания. Такие объяснения были получены в установленном законом порядке только <дата>, когда истец вышел на работу после очередного отпуска.

Судебная коллегия соглашается с решением суда первой инстанции, так как приведенные в судебном решении выводы мотивированы, соответствуют требованиям материального закона регулирующего спорные правоотношения, и представленным доказательствам.

То обстоятельство, что в ходе слушания дела был установлен факт нарушения истцом пунктов 5.1.18 и 5.1.19 Правил внутреннего трудового распорядка и режима рабочего времени, а именно его опоздания на работу <дата> на 08 минут, и <дата> на 10 минут при отсутствии записей о местных командировках в Журнале местных командировок о выполнении им в это время служебных обязанностей вне пределов офиса, по существу не порочит выводов суда, поскольку нарушение порядка и срока привлечения к дисциплинарной ответственности является грубым нарушением трудового законодательства и ведет к безусловному нарушению прав работника, что недопустимо.

Выводы суда первой инстанции о наличии оснований для взыскания в пользу истца компенсации морального вреда, при установленных по делу обстоятельствах, постановлены при правильном применении положений ст. 237 Трудового кодекса РФ, с учетом разъяснений, изложенных в п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 2 от 17.03.2004 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

Доводы апелляционной жалобы сводятся к неправильному толкованию законодательства, аналогичны обстоятельствам, на которые ссылался ответчик в суде первой инстанции в обоснование своих возражений на иск, они были предметом обсуждения суда первой инстанции и им дана правильная правовая оценка на основании исследования в судебном заседании всех представленных обеими сторонами доказательств в их совокупности в соответствии с требованиями ст. 67 ГПК РФ. Оснований для иной оценки у судебной коллегии не имеется.

С учетом приведенных обстоятельств постановленное по делу решение суда следует признать законным и обоснованным. Оснований для его отмены по доводам апелляционной жалобы нет.

Учитывая изложенное, руководствуясь статьей 328 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда

определила:

Решение Смольнинского районного суда Санкт-Петербурга от 25 ноября 2013 года оставить без изменения, апелляционную жалобу - без удовлетворения.

13.11.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.47%
  • Иногда 56.45%
  • Не оформляем срочников 19.08%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль